Где Должны Находиться Документы на Товар

Где Должны Находиться Документы на Товар

Закон не регламентирует приемку товара в магазине и на складе. Владелец магазина договаривается с поставщиком об условиях поставки и сам решает, как будет принимать товары. Поэтому порядок приемки в торговых точках сильно различается. Предприниматели часто ошибаются в этом процессе, теряют время и деньги. Рассказываем о правилах приемки товаров, которые помогают магазину экономить.

Приемка по шагам:

Порядок приемки товара

По закону магазин принимает товар, когда поставка соответствует договору. После этого осматривает, проверяет количество и качество товаров. Обо всем остальном поставщик и магазин договариваются перед первой поставкой. Приемка товара в Гражданском кодексе

В России нет закона, который регламентирует процесс приемки. С 1960-х существуют два постановления Госарбитража СССР с инструкциями по приемке:

  • № П-6 — порядок приемки по количеству,
  • № П-7 — порядок приемки по качеству.

Эти документы давно не имеют юридической силы, но на них ссылаются в договорах поставки. В суде магазин и поставщик опираются на условия договора поставки и советские инструкции.

Шаг 1. Договор поставки

Чтобы товары доставляли вовремя и в нужном объеме, с поставщиком заключают договор. В нем стороны заранее решают:

  • какие обязанности у поставщика и магазина,
  • когда и в каком количестве поставлять товар,
  • сколько времени занимает приемка,
  • как маркировать упаковку,
  • какие сопроводительные документы использовать,
  • насколько цены и объем доставленных товаров могут отличается от заказа,
  • как урегулировать конфликты.
Проблема
Предприниматель ремонтирует помещение и договаривается о поставке холодильников с газировкой. Оборудование и воду не привозят к открытию.
Как правильно
Предприниматель заключает договор с поставщиком, в нем указывают сроки. Холодильники привозят вовремя: владелец магазина будет судиться и взыщет потери из-за задержки.

Шаг 2. Заказ

Инструкции не описывают процесс заказа товаров. Условия стороны описывают в договоре. Обычно в нем прописано, как именно магазин заказывает товар у поставщика: ему звонит сотрудник, присылают письмо или поставщик должен сам приехать за заказом.

Магазин заказывает товары — поставщик составляет перечень, собирает груз и готовит сопроводительные документы. Уточняет, когда будет поставка.

Проблема
Магазин не вовремя заказывает самый популярный товар — молоко в мягкой упаковке. Покупатели уходят к конкуренту.
Как правильно
Сотрудники магазина заносят товары в товароучетную систему, следят за остатками и заказывают популярные товары заранее.

Шаг 3. Оплата и поставка

Условия оплаты товаров тоже прописывают в договоре. Обычно товары привозят после оплаты. Но если стороны давно работают и доверяют друг другу, поставщик может открыть своего рода «кредитную линию»: товар поставляют раз в два дня, а платит магазин в конце месяца.

После оплаты сотрудники поставщика привозят товар к оговоренному времени в магазин или на склад.

Если магазин не организовал приемку, возникают проблемы. Сотрудники заняты в зале — принимать груз некому. Ответственный работник путается в процессе приемки и не проверяет количество товаров. Груз разместят где придется: стиральные порошки рядом со свежим мясом.

Проблема
Поставщик привозит груз, когда все сотрудники заняты в зале. Водитель ждет полчаса и нервничает.
Как правильно
В договоре стороны прописывают, что водитель предупреждает о приезде за полчаса. Сотрудники успевают подготовиться и освободить склад.
При приемке сотрудники суетятся — товар ставят где попало. Мясо размещают рядом с бытовой химией. Магазин размечает маркерами складские зоны: где принимаемая продукция, где принятая. Для товаров, которые нельзя ставить рядом, выделяют отдельные зоны.
Новый сотрудник путается в процессе приемки и подписывает сопроводительные документы, не считая товар. Товар заносят в базу, его оказывается меньше, чем заказывали. Владелец магазина составляет и вывешивает чек-лист приемки. Сотрудник сначала постоянно туда заглядывает, чтобы не ошибиться, а потом делает всё на автомате.

Шаг 4. Сопроводительные документы

Вместе с товаром поставщик привозит сопроводительные документы. Обычно это накладные и счет-фактура, но возможны варианты.

Накладная ТОРГ-12 — главный документ, в котором описывают товары, их количество и цены. Накладная удостоверяет, что одна сторона поставила груз, а вторая приняла.

Где Должны Находиться Документы на Товар
Накладную ТОРГ-12 используют магазины и поставщики, которые не перешли на универсальный передаточный документ

Товарно-транспортная накладная (ТТН) нужна, когда товар доставляют на склад на машине. В ТТН два раздела, в первом описывают товар и называют контрагентов, во втором — указывают маршрут и состав транспортных услуг.

Где Должны Находиться Документы на Товар
Вторая часть товарно-транспортной накладной — транспортный раздел

Все накладные оформляют в двух экземплярах, для магазина и поставщика.

Счет-фактура — свидетельство того, что поставщик доставил груз, а магазин его оплатил. Счет не нужен магазину на упрощенке. Но полезен организациям, которые платят НДС. Магазин хранит их, чтобы приложить к декларации и платить меньше налогов. Печать в счете-фактуре не ставят, достаточно подписи бухгалтера и директора магазина.

Счет-фактуру печатают в одном экземпляре — для магазина.

Где Должны Находиться Документы на Товар
Магазин прикладывает счета-фактуры к налоговой декларации, чтобы сократить НДС

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет товарную накладную и счет-фактуру. С ним магазин обходится одним документом вместо двух. УПД подходит для сопровождения товара и отчета перед налоговой.

Проблема
Организация на общей системе налогообложения управляет магазином. Она по закону платит НДС, но принимает товары без счетов-фактур. Налог приходится платить дважды — поставщику при закупке и в налоговую.
Как правильно
Организация на общей системе платит НДС и собирает счета-фактуры. Она прикладывает документы к декларации и платит налоги за вычетом уже оплаченного НДС.
У магазина проблемы с сопроводительными документами от поставщиков. Накладные и счета-фактуры забывают привезти, в них ошибки, часто нет второго экземпляра накладной. Магазин договаривается с поставщиком принимать товары по универсальному передаточному документу. Сопроводительных документов меньше, а значит, и ошибок.

Шаг 5. Приемка по количеству и качеству

Сотрудник магазина сверяет груз с накладной и убеждается, что все сходится: наименование товаров, их количество, артикулы и цены. Для этого вскрывают все транспортные упаковки или несколько на выбор, если к поставщику есть доверие.

Если товара не хватает, обычно из накладной вычеркивают строки с товарами, которые забыли поставить. У каждой пометки ответственный сотрудник ставит подпись. Потом документ заменяют на верный. У документа с правками нет юридической силы, суд его не примет.

По закону вместо вычеркивания товаров сотрудник составляет акт о расхождении по количеству и качеству:

  • ТОРГ-2 — для российских товаров,
  • ТОРГ-3 — для импортных.
  • Такой акт потребуется, если масса и количество товара не совпало с накладной или вместо свежего хлеба привезли плесневелый.
  • Проверить качество товара магазин может и после поставки: в течение суток — у скоропортящихся продуктов, до 10 дней — у остальных товаров.
Проблема
Сотрудник магазина принимает товар и подписывает акт не глядя. Потом оказывается, что бутылок заказывали больше, а вместо свинины говядину.
Как правильно
Сотрудник магазина принимает товар, вскрывает упаковку, пересчитывает продукты и сверяет с накладной. Если есть ошибки — составляет акт расхождения.

Шаг 6. Подпись

Если с товаром все в порядке, накладную нужно подписать и поставить печать. Это делает материально ответственное лицо. По умолчанию это директор магазина, он может оформить доверенность на подчиненного.

Сотрудник с доверенностью может использовать печать предприятия или не ставить печать вовсе. Тогда он предъявляет поставщику доверенность по форме М-2 и паспорт.

Проблема
Директор магазина принимает товары от поставщика сам. Когда его нет, приемка невозможна.
Как правильно
Директор магазина оформляет доверенность на сотрудника, который отвечает за приемку.

Шаг 7. Оприходование

Чтобы контролировать продажи, магазин фиксирует принятые товары и их количество, а потом убирает проданные. Для этого нужна товароучетная система или хотя бы тетрадка. Магазины, которые платят НДС, обычно ставят товароучетку — это нужно для отчетов в налоговую.

После приемки товар нужно оприходовать — создать новый товар в базе или изменить количество у существующего. В товароучетных системах каждый товар описывают по нескольким атрибутам: наименование, тип товара, цена, размер НДС и другие. Если товаров много, процесс упрощает сканер: сотрудник не вводит названия товаров, а пробивает штрихкоды.

Товар появляется на балансе магазина — его можно продавать и вести учет.

Проблема
Сотрудник магазина оприходует товар после приемки полтора часа — надо вбить каждую строку из накладной и не ошибиться.
Как правильно
В магазине есть сканер, которым сотрудник пробивает товары после приемки. На процесс уходит 15 минут.

Принимайте товары в Кабинете Дримкас Сотрудник магазина принимает товары по накладной — сервис добавляет их в базу для учета остатков. Можно сразу установить цену, скидку и напечатать ценники. Замените товароучетную систему, Excel и другие программы одним сервисом.

Где Должны Находиться Документы на Товар

Шаг 8. Розничная цена

Когда товар заносят в базу, для него рассчитывают розничную цену. Для этого используют общую наценку для одной категории товаров, например 20% для алкоголя, или назначают стоимость каждому товару в отдельности.

Какую розничную цену ставить, решает руководство магазина. Исключение — товары, для которых определена минимальная или максимальная розничная цена (МРЦ). Такое ограничение есть, например, на табак.

Магазин может продать пачку дешевле МРЦ, чтобы выделиться среди конкурентов, но цена по закону не может быть ниже 75% от установленной. Цену на пачку с МРЦ 100 ₽ можно снизить максимум на 25 ₽, до 75 ₽.

Проблема
Директор магазина устанавливает розничные цены на товары после приемки. Это занимает до 40 минут.
Как правильно
Директор магазина изучает цены конкурентов и определяет уровень наценки — розничную цену меняют в зависимости от оптовой. На отдельные товары наценку снижает, чтобы продать быстрее.

Шаг 9. Ценники на товар

Когда сотрудники магазина добавили товары в базу и сделали наценку, они печатают ценники. Мы подробно рассказывали о том, как выглядят правильные ценники:

Где Должны Находиться Документы на Товар

Если коротко, ценник ставят у каждого товара. В них указывают название, сорт товара, если он есть, и цену. Все в едином стиле. Важно, чтобы цена на кассе и в ценнике совпадали.

Проблема
Магазин не относится к ценникам серьезно. Пропустили — покупатель спросит цену на кассе. Въедливый клиент жалуется на нарушения в Роспотребнадзор, магазин штрафуют.
Как правильно
Магазин печатает новые ценники сразу после приемки товара — с актуальными ценами и в одном стиле. Сотрудники следят, чтобы они соответствовали товарам.

Шаг 10. Выкладка

Когда с приемкой закончили, часть товаров остается на складе, другие выставляют товар на продажу. Сотрудник аккуратно расставляет продукты на места, рядом размещает ценники. Если новые цены еще не загрузили на кассу, замену ценников откладывают до конца смены.

Читайте также:  Когда Гражданский Брак Приравнивается к Официальному
Проблема
Магазин после приемки ставит ценники на товары, на кассе остаются старые цены. Покупатель жалуется в Роспотребнадзор.
Как правильно
Магазин дожидается конца смены, загружает новые цены на кассу и только тогда печатает ценники. Расхождений нет.

Что нужно знать о приемке товара в магазине

  1. Закон не регламентирует приемку. Условия поставки стороны устанавливают в договоре.
  2. Магазин заказывает товар, как договорился с поставщиком — по звонку или электронной почте.
  3. После оплаты поставщик привозит товар. Действия сотрудников при приемке нужно отработать заранее.
  4. Товар сопровождают накладными и счетом-фактурой. Универсальная накладная упрощает товарооборот.
  5. Сотрудник магазина сверяет груз с накладной. Если чего-то не хватает, составляют акт расхождения.
  6. Документы подписывает директор магазина или сотрудник по доверенности.
  7. Магазин оприходует товары, ставит розничную цену и печатает ценники.
  8. Товар выкладывают на прилавок с ценниками. Стоимость совпадает с ценой товара на кассе.

Всё от приемки товара до печати ценников Кабинет Дримкас помогает владельцам касс принимать товары от поставщиков, вести учет остатков на складе и следить за эффективностью продаж. Если магазин продает маркированные товары, в сервисе есть все необходимое — от приемки до списания.

Где Должны Находиться Документы на Товар

Сопроводительные документы

Чтобы поставку приняли на складе, подготовьте товаро-сопроводительные документы. Передайте их с водителем или отправьте в системе ЭДО. Если передаёте с водителем, нужны три экземпляра каждого документа.

Кроме того, водителю может понадобится доверенность, чтобы подписать акт о расхождении или некондиции. Можно отправить копию доверенности на электронную почту склада или в системе ЭДО.

Если товар поступает от другого поставщика, а после проверки поставки на складе «Цайняо»право собственности на товар переходит на покупателя, указанного в ТСД (в дальнейшем продавца товара через AliExpress (заказчика услуг)), то комплект документов включает в себя:

  • Если у вас общая система налогообложения:
    1. Универсальный передаточный документ со статусом 1 (УПД-1) ИЛИ Товарная накладная по форме ТОРГ-12 (ТН ТОРГ-12) и счёт-фактура.
    2. Транспортная накладная или Товарно-транспортная накладная по форме 1-Т.
  • Если у вас упрощённая система налогообложения:
    1. Универсальный передаточный документ со статусом 2 (УПД-2) или Товарная накладная по форме ТОРГ-12 (ТН ТОРГ-12) и счёт-фактура ставкой НДС 0.
    2. Транспортная накладная или Товарно-транспортная накладная по форме 1-Т.

Если товар, поступающий на склад «Цайняо», уже находится в собственности продавца товара через AliExpress (заказчика услуг), то комплект документов включает в себя:

  1. Универсальный передаточный документ со статусом 2 (УПД-2) или накладная.

  2. Транспортная накладная или Товарно-транспортная накладная по форме 1-Т (ТТН).

  1. На складе выгружают товары, пересчитывают грузовые места и проверяют, что упаковка без повреждений. Сотрудник склада ставит штамп «принято без проверки вложений» на ТН / УПД / акте.

  2. Сотрудник склада подписывает документы (кроме доверенности водителя), ставит печать и возвращает один экземпляр водителю.

  3. На складе пересчитывают и проверяют сами товары, затем составляют акт о принятии товара на хранение. (Проверку товаров снимают на видео, запись хранится 15 календарных дней.)

  4. Сотрудник склада подписывает акт и отправляет вам в системе ЭДО или по электронной почте.

  5. Вы подписываете акт по форме МХ-1 и в течение одного рабочего дня отправляете его в «Цайняо» по электронной почте или в системе ЭДО.

Грузополучатель: ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)».

Запрещено указывать в поле «Покупатель», «Плательщик» ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)»/ООО «Алибаба. КОМ (РУ)».

Склад/ТСДТН, ТОРГ-12УПД, счёт-фактура, накладная
Склад в Домодедове ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)», ИНН 7703427127, Складской корпус №4 блок «В1» Московская обл, городской округ Домодедово, микрорайон Белые Столбы, влад «Склады 104», р/с 40702810300703389001, в банке ЗАО КБ “СИТИБАНК”, БИК 044525202, к/с 30101810300000000202 ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)», Московская обл, городской округ Домодедово, микрорайон Белые Столбы, влад. «Склады 104», Складской корпус №4 блок «В1»
Склад в Валищево ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)», ИНН 7703427127, Московская область, городской округ Подольск, деревня Валищево, 9-й километр автомобильной дороги А-107 «Московское малое кольцо», дом 5а, строение 2, р/с 40702810300703389001, в банке ЗАО КБ “СИТИБАНК“, БИК 044525202, к/с 30101810300000000202 ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)», Московская область, городской округ Подольск, деревня Валищево, 9-й километр автомобильной дороги А-107 «Московское малое кольцо», дом 5а, строение 2
Склад в Павловской слободе ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)», ИНН 7703427127, 143581, Московская обл., Истринский р-н, Павловская Слобода, ул. Ленина, д. 85, р/с 40702810300703389001, в банке ЗАО КБ “СИТИБАНК”, БИК 044525202, к/с 30101810300000000202 ООО «Цайняо Саплай Чейн Менеджмент (РУ)», Московская обл., Истринский р-н, Павловская Слобода, ул. Ленина, д. 85
Склад в ДомодедовеМосковская обл, городской округ Домодедово, микрорайон Белые Столбы, влад «Склады 104», Складской корпус №4, блок «В1»
Склад в Валищево Московская область, городской округ Подольск, деревня Валищево, 9-й километр автомобильной дороги А-107 «Московское малое кольцо», дом 5а, строение 2
Склад в Павловской слободе Московская обл., Истринский р-н, Павловская Слобода, ул. Ленина, д. 85
  • Накладная:Где Должны Находиться Документы на Товар
  • УПД-1:Где Должны Находиться Документы на Товар
  • УПД-2:Где Должны Находиться Документы на Товар
  • ТОРГ-12:Где Должны Находиться Документы на Товар
  • Счёт-фактура:Где Должны Находиться Документы на Товар
  • ТТН 1-Т:Где Должны Находиться Документы на Товар

Какие сопроводительные документы должен предоставить поставщик

Салют! Есть в торговом бизнесе одна вечная тема – документы. Сегодня снова говорим о них. Вот договорились вы с поставщиком насчёт поставки, а какие договоры нужны, как их оформлять, накладные, приём товара на учёт… короче, кошмар.

Но всё на самом деле просто, сейчас объясню.

Основные сопроводительные документы для оформления товара

Итак, почему доставку товара должен сопровождать пакет документов? Потому что в товарно-рыночном мире без документов сделка фактически не состоялась. Где Должны Находиться Документы на Товар

Но ничего сложного в договорах о доставке нет. Схема такая: есть две стороны – ты и поставщик. В одну сторону идут товары, в другую – деньги. Для товара должна быть товарная накладная, а для денег – счёт. Видишь? Всё просто.

Возможно, у тебя возникла мысль: «Да ладно, мы с поставщиком друзья, я оплачу без счёта, нафиг эту товарную волокиту».

Дело твоё, конечно, но говорю сразу: если ты не получаешь от поставщика счёт, то ты просто даришь ему деньги, а не оплачиваешь продукцию.

И если у товара плохое качество и ты хочешь его вернуть, то подтвердить оплату товара не получится. Так что мой совет: в товарно-денежных отношениях позаботься о качестве оформления документов. И чем крупнее бизнес, тем это важнее.

Ну и конечно, документы на товар – необходимый элемент хороших отношений с налоговой.

Поэтому подытожим: при приёмке товара от поставщика необходимо получить: счёт на оплату товара и транспортную накладную (или товарно-транспортную).

Как оформлять счёт на оплату товара

Смотри, после того как вы с поставщиком согласились на условия поставки, ты можешь запросить счёт и ждать отгрузки.

Оплату вносить можешь в разной форме, но самое удобное в наш век – безналичный перевод со своего расчётного счёта предпринимателя. Это максимально безопасно и удобно.

  • Что касается подтверждения поставки – принять товар и поставить печать можешь только ты или доверенное лицо.
  • И доверенность обязательно составляется по специальной форме (где вписан человек, который уполномочен принять продукцию, и стоит печать твоего ИП или ООО).
  • И при приёме товара на учёт не обойтись без документов – необходимы паспорт, сама доверенность (её предоставляют поставщику) и печать организации.

Кстати, мой совет: собственную печать заказывай сразу, как оформишь ИП или ООО – она быстро пригодится. Печать делают в любом городе, просто ищи в гугле «заказать печать для ООО/ИП в таком-то городе». 

Где Должны Находиться Документы на Товар Теперь переходим к счёту на оплату товара. Его присылает поставщик, и вот, какие реквизиты там должны быть:

  1. 1)    Наименование договора и дата составления;
  2. 2) Названия услуг и товара;
  3. 3) Количество товара и единицы его измерения;
  4. 4) Цены, на которые согласны продавец и покупатель;
  5. 5) Сроки для оплаты и доставки товара, которые устанавливает договор;
  6. 6) Способ передачи (отгрузки) товара покупателю;
  7. 7) Общая сумма для оплаты;
  8. 8) Название организаций (или ИП) продавца и покупателя;
  9. 9) Должности, ФИО ответственных за сделку лиц и их подписи.

Если говорить формально, то счёт – это договор (точнее, оферта), который подписывается продавцом и подтверждает поставку товара или услуг. Покупатель своей подписью подтверждает, что оферта принята, и договор заключён.

  • И мы так дотошно следим за качеством всех этих документов для двух целей: чтобы на ура отчитаться перед налоговой, и чтобы правда была на нашей стороне в случае конфликтов.
  • Так вот, если все формы соблюдены, то суд приравнивает счёт к полноценному договору, а это помогает разрешать вопросы.
  • И ещё нюанс: если ты платишь налоги по льготной системе (без НДС), то достаточно такого счёта.
Читайте также:  Как Переоформить Квартиру в Долевую Собственность

Но есть ты платишь НДС со своих товаров или услуг, то продавец должен предоставить ещё счёт-фактуру. Этот товарный документ необходим как основание для принятия НДС к вычету.

Товарная или товарно-транспортная накладная для получения товара

Вторая сторона приёмки – товарная накладная.

Она подтверждает, что покупатель получил от поставщика продукт.

Кстати, не путай с товарно-транспортной накладной – это не одно и то же. Сначала расскажу про просто товарную, а дальше про товарно-транспортную.

  1. Продавец оформляет накладную в двух экземплярах – одна для тебя, другую он оставляет себе.
  2. По закону товарная накладная не обязана заполняться по какой-то конкретной форме, но чаще всего используют форму ТОРГ-12. Там много всяких полей, но главное, заполнить:
  3. 1)    Дату;
  4. 2) Наименования отправителя поставки и покупателя;
  5. 3) Название товара, его количество, цену, НДС;
  6. 4) Должности, ФИО и подписи сторон;

5) Данные о доверенности, если вместо покупателя получать будет доверенное лицо. Саму доверенность забирает отправитель.

В принципе, всё.

Теперь, как и обещал, поясню про товарно-транспортную накладную. 

Ситуация такая: грузы часто доставляет не сам поставщик, а сторонняя транспортная компания. И она становится третьим участником сделки.

Где Должны Находиться Документы на Товар

  • Её роль по договору – забрать товар у отправителя и отдать его покупателю, сохранив качество.
  • И тут товарно-транспортная накладная составляется уже в четырёх экземплярах (логика такая же: одну накладную компания отдаёт отправителю, вторую оставляет себе, третью забирает покупатель и четвёртая тоже остаётся перевозчику).
  • Ну а если ты не используешь доставку и сам забираешь товар у поставщика, то всё, как в первом случае – получаешь счёт, вы подписываете товарную накладную и готово – груз принят на учёт.

И чтобы подтвердить сделку, на товарной накладной должны стоять ваши с поставщиком печати и подписи. По итогу у тебя остаётся: товар, счёт об оплате и один экземпляр накладной.

С помощью этих же документов ты потом сможешь вернуть товар с плохим качеством или просто до истечения срока гарантии (о возврате груза поставщику у меня есть отдельная статья – заходи, читай).

Как упростить оформление документов на товар

Бумажку отнеси туда, договор – сюда, накладную ещё куда-то… кажется, что всё сложно, да?

У меня хорошие новости – количество необходимых товарных бумажек можно немного сократить. Есть такая штука – УПД. Это универсальный передаточный документ. В него объединяют счёт-фактуру и товарную накладную.

Ты не обязан оформлять УПД в печатном виде, можно вполне обойтись электронным. Только тогда используй квалифицированную электронную подпись. Кстати, как её получать, я уже упоминал в статье “какие документы нужны для открытия бизнеса”.

С УПД можно обойтись без бумажных накладных и счёта. Но совсем без документов оформлять поставки нельзя.

Даже, если ты не ООО и покупаешь груз как физическое лицо, должен быть кассовый чек (хотя бы электронный).

Когда твой бизнес строится на товарно-денежных отношениях, накладные, чеки и счета-фактуры – всё это в любой момент может запросить налоговая, и ты должен отчитаться. Иначе плохо будет твоему бизнесу.

Где Должны Находиться Документы на Товар

Зачем сохранять документы на товар

Итак, почти со всеми товарными договорами мы разобрались, остался последний, но важный нюанс. Коробочка для договоров. Да-да, предприниматель обязан её иметь.

  1. И после каждой сделки ты должен проверять качество чеков, договоров, товарных накладных и бережно хранить их в течение пяти лет.
  2. Да, я знаю, что на льготной системе ты платишь налог только с доходов, а товарная накладная и счёт – это документы по расходам, а значит, для налоговой они не важны.
  3. Но, мой друг, учитывай, что:
  4. 1)    Накладные и товарные документы могут потребовать при ликвидации ООО; 
  5. 2) По разным причинам ты можешь резко перейти на общую систему налогообложения (если начнёшь заниматься акцизным товаром или превысишь лимит по выручке) – и здесь уже понадобятся все документы;
  6. 3) Налоговая может потребовать товарные накладные при проверке контрагентов;
  7. А если ты уже платишь налог с прибыли (а прибыль – это доходы минус расходы), то товарная накладная станет основанием для уменьшения налога, ибо это свидетельство расходов, а расходы уменьшая прибыль и, соответственно, налог.

Поэтому следи, чтобы товарные накладные, да и все другие договоры были безупречно оформлены. И в любом случае храни документы по крайней мере 5 лет.

Эти бумаги – твоя гарантия благополучного решения конфликтов и хороших отношений с налоговой.

А конфликты и разные казусы случаются по самым разным причинам, никогда не угадаешь, какой документ понадобится. 

Так что, мой друг, держи в порядке бумаги и не давай поставщику халтурить. А если остались вопросы – про документы или о чём угодно – смело задавай их в х!

Приемка товара

Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.

Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав.

Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде.

Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.

Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.

Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!

Документальное оформление поступления товара

Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.

Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.

Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.

Где Должны Находиться Документы на Товар

Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД).

Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет.

Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов.

Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.

Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел.

Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12.

Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.

Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.

Читайте также:  Расформирование Отдел Как Уволить Сотрудника

Где Должны Находиться Документы на Товар

Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству.

Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора.

При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.

Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.

Недостача товара при приемке. Некачественный товар

Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.

Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.

Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это.

Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара.

В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.

Где Должны Находиться Документы на Товар

Как вести приход и расход товара в магазине

Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей, позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.

В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.

Новые правила розничной торговли с 1 января 2021 года

С 1 января 2021 года действуют обновленные Правила продажи товаров по договору розничной купли-продажи (утверждены Постановлением Правительства РФ от 31.12.2020 № 2463). Они фактически заменили внушительный список ранее действующих документов, в том числе правила продажи товаров дистанционным способом (полный список отмененных актов). 

Основные права потребителей и обязанности продавцов по представлению информации о товаре и выдаче чека сохранились и в новой версии документа. Но помимо них появились и дополнения, нацеленные на сокращение количества жалоб покупателей и упрощение некоторых процессов с учетом интересов обеих сторон.

Какие ограничения для потребителя больше не действуют

Новые правила дали покупателям больше возможностей знакомиться с информацией о товаре, а именно искать и получать «любую информацию в любых формах из любых источников». 

Это значит, что магазин теперь не вправе запретить потребителю фотографировать товар в местах общего доступа. Ранее продавцы делали замечания покупателям, если те фотографировали товар. При этом они ссылались на то, что «это запрещено внутренними правилами магазина». Теперь такой довод недопустим.  

Роспотребнадзор обращает внимание, что с 1 января любой потребитель, в случае возникновения каких-либо препятствий со стороны продавца, может смело ссылаться на п. 2 Правил продажи и имеет право зафиксировать на смартфон нарушения, с которыми столкнулся в торговой точке.

От каких обязательств освободили продавцов с 1 января 2021 года

В новых правилах продажи учтены и интересы продавцов.  

Что именно они не обязаны делать: 

  • Предоставлять по требованию покупателя Книгу жалоб и предложений. Фактически с 1 января 2021 года этот инструмент обратной связи для магазинов отменен как пережиток советского прошлого. Минпромторг пришел к выводу, что в современных реалиях торговым точкам эффективнее обрабатывать отзывы в соцсетях и на других онлайн-ресурсах. Однако стоит отметить, что крупные ретейлеры пока не спешат отказываться от Книги жалоб и предложений. 
  • Бесплатно помогать в погрузке крупногабаритного товара на транспортное средство покупателя. Ранее это требование содержалось в п. 22 отмененных правил продажи отдельных видов товаров. А в новых правилах эта услуга не упомянута. 
  • Обеспечивать обмен технически сложных товаров бытового назначения с гарантией на год и более. 
  • Передавать покупателю товарный чек при продаже ювелирных изделий из драгоценных металлов и драгоценных камней.

Список товаров длительного использования, при нахождении которых в ремонте продавец не обязан предоставлять покупателю аналог или замену, пополнился. В нем появились газовые и газоэлектрические бытовые приборы для приготовления пищи, ювелирные и другие изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней. 

Какие требования добавили продавцам 

Поскольку Книга жалоб и предложений стала необязательной, то вместо нее у продавцов появилась новая обязанность – направлять клиенту ответ в случае поступления претензии

Роспотребнадзор указывает на то, что в новых правилах не установлены сроки рассмотрения претензий. Поэтому рекомендует покупателям опираться на положения ст. 20-22, 25, 26.1  Закона РФ «О защите прав потребителей».

Если указанные статьи закона не регулируют проблемную ситуацию, потребитель может обратиться к положениям ст. 314 ГК РФ и предложить магазину разрешить его требования в течение семи дней (об этом лучше указать в претензии). 

По-прежнему продавцы обязаны применять кассы.

Однако если выданный покупателю кассовый чек не содержит сведений о наименовании товара, то потребитель вправе запросить товарный чек с указанием наименования продавца, товара, его количества и стоимости, а также даты продажи. Важно, чтобы чек позволял покупателю идентифицировать товар как приобретенный у конкретного продавца и по указанной в чеке стоимости.

Как и ранее, возврат некачественного товара всегда осуществляется за счет продавца. В то же время возврат товара надлежащего качества не всегда несет потребитель – такие условия могут быть предусмотрены договором. 

Новые правила продаж для интернет-магазинов с 2021 года 

Получив сообщение о заказе товара, онлайн-продавцы теперь должны подтверждать заключение договора розничной купли-продажи

В подтверждении должен быть указан номер заказа, чтобы потребитель смог по нему получить информацию о заключенном с магазином договоре и его условиях.

Продавец должен информировать потребителя о форме и способах направления претензий. В противном случае клиент это может сделать в любой форме и любым способом.

Интересные нововведения внесены в правила доставки товара из интернет-магазинов. Как и прежде, товар доставляется по указанному адресу, однако если покупатель отсутствует, то курьер вправе выдать товар любому лицу, назвавшему номер заказа. Предъявлять паспорт или другие документы в такой ситуации теперь не нужно. 

При этом магазин имеет право прописать более строгие правила доставки, например, если дело касается дорогостоящих товаров. 

Автоматизируйте учет товаров от поставки до продажи. Сервис подходит любым магазинам, в том числе с алкоголем и табаком.

Попробовать бесплатно

В новых правилах есть уточнения по возврату ювелирных изделий и технически сложного товара бытового назначения надлежащего качества. Если они приобретены в интернет-магазине, то вернуть их можно при следующих условиях:

  • сохранены потребительские свойства и товарный вид;
  • есть документ, подтверждающий факт и условия покупки, хотя можно ссылаться и на другие доказательства.

Изменения в продаже товаров через вендинговые автоматы   

Новые правила накладывают на продавца определенные обязательства:

  1. Сообщить о себе информацию: наименование, ОГРН, место нахождения и адрес, режим работы, номер телефона, электронную почту. 
  2. Ознакомить с правилами пользования автоматом для заключения договора розничной купли-продажи.
  3. Довести до сведения порядок возврата денег, если товар не предоставлен потребителю.

Новые санитарные нормы для продуктовых магазинов

1 января 2021 года вступило в силу Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 20.11.2020 № 36. В документе, помимо всего прочего, прописаны требования к помещениям, где продаются пищевые продукты.

По сути, это чек-лист, который позволяет магазинам проверить, насколько они соответствуют новым требованиям. 

  • В торговых залах должны быть созданы условия для хранения овощей и корнеплодов, установленных производителями.
  • Лед для приготовления и охлаждения пищевой продукции должен быть изготовлен из питьевой воды.
  • Прием кондитерских изделий с кремом должен осуществляться в упакованном виде в потребительскую или транспортную упаковку.
  • Хранение хлеба и хлебобулочных изделий допустимо только на стеллажах, при этом нельзя, чтобы они соприкасались со стенами и полом. 
  • Мороженое мясо должно храниться на стеллажах или поддонах.
  • Мясные полуфабрикаты, субпродукты, птица мороженая и охлажденная должны храниться в транспортной таре.
  • В торговых объектах должны быть обеспечены условия хранения охлажденной и мороженой рыбы в транспортной таре в соответствии с условиями хранения, установленными изготовителем.
  • Пищевая продукция должна размещаться в торговом объекте с учетом исключения нарушения ее запаха (товарное соседство).
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector