Как правильно сделать заверенную копию трудовой

Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой

  • Заверенная выписка из трудовой книжки может понадобиться при разных обстоятельствах.
  • Рассмотрим, как правильно оформить заверение копии документа, чтобы потом не пришлось заново обращаться в отдел кадров, а также выясним, какие реквизиты, печати должны быть обязательно проставлены в трудовой.
  • Содержание статьи:

Где и как оформить копию (выписку) трудовой книжки с её заверением – инструкция

Трудовая книжка – юридически важный документ. В то время, когда гражданин работает, она должна находиться у специалиста отдела кадров, или же непосредственного руководителя организации.

Если же гражданин не числится в штате организации или не трудоустроен, то документ может и должен находиться на руках.

Способы заверения напрямую зависят от того, где храниться книжка:

  1. В первом случае документ заверяет работодатель или начальник кадрового отдела.
  2. При втором условии заверение проходит в нотариальной конторе.

Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение, где пропишут причину отказа.

А вообще, на практике происходит так, что гражданину не отказывают, и без каких-либо проблем оформляют копию книжки – а затем и заверяют.

Оформление выписки документа осуществляется в несколько этапов:

  1. Личное обращение в организацию. В нотариальной конторе достаточно устно огласить свою просьбу, а вот при обращении в кадровый отдел или к непосредственному руководителю вам необходимо будет написать заявление. Особенно часто такое требование выдвигают крупные компании, в которых больная численность работников.

  2. Определение страниц, которые необходимо заверить. Подтверждения могут не требовать со всего документа, а лишь нескольких страниц. Стоит убедиться, какие периоды трудового стажа необходимы для подтверждения. Обычно специалист делает копию первого листа, где содержится информация о личности гражданина, и дополнительных листов книжки.

  3. Ожидание и получение заверенной копии. При письменном обращении, отсчитайте 3 рабочих дня. Именно после этого времени вы сможете получить заверенную копию документа у должностного лица (пункт 7 Постановления Правительства РФ под номером 225, утвержденного 16 апреля 2003 года).

Не забудьте обговорить с нотариусом, сколько будут подготавливать документ. Возможно, вам заверят выписку из книжки в день обращения.

Заверение копии трудовой книжки или выписки из неё работнику для предоставления кредита в банке – о чем необходимо помнить?

  1. Чаще всего трудовую книжку заверяют, чтобы получить в дальнейшем потребительский кредит в банковской организации.
  2. Конечно, есть системы «двух документов» для получения займа, в которых не требуют заверять этот документ.
  3. Но обычно условия кредитования лучше для тех граждан, которые трудоустроены и могут подтвердить свою занятость.

  4. Заверять документ должен работодатель или начальник отдела кадров, если россиянин трудится на предприятии, или же нотариус.
  5. Чтобы получить заверенную выписку, гражданину предстоит обратиться с личным письменным обращением, в котором обязательно указывать цель заверения.

  6. Можно просто написать – «для предоставления в банк».

При заверении копии документа специалист должен учитывать такие особенности оформления:

  1. Сделайте копии всех страниц документа. Возможно, сейчас вы занимаете должность обычного работяги, а ранее трудились в управленческом/административном составе. Это может повлиять на предоставление кредита.

  2. Стоит делать копию в таком размере, каков размер настоящей, реальной книжки. Не стоит увеличивать масштаб.
  3. Если вы сделали скан, то не рекомендуют распечатывать картинку, так как может измениться размер.

  4. Обязательно должны быть указаны все реквизиты, стоять печать и подпись.
  5. В выписке также указывают, кем работает заявитель. Достаточно написать «Работает по настоящее время/момент в должности…».

Заметьте, действует такая выписка всего лишь 1 месяц. Если вдруг работник уволился в этот период, устроился на новую работу, то копия будет недействительной.

Приведем пример: гражданин Занков обратился в банк за займом. Ему необходимо было предоставить документы: паспорт, копию трудовой книжки, справку с места работы о размере заработной платы.

Сделав заверенную копию и подав документы в банковскую организацию, спустя неделю Занков уволился. В трудовую книжку внесли соответствующую запись и документ выдали на руки.

В назначенное время Занкову была назначена консультация с банковским сотрудником. Явившись в банк, Занков предоставил оригинальные документы для сверки. Оказалось, что теперь заверенная выписка трудовой книжки была недействительной.

Гражданину потребовалась обращаться к услугам нотариуса, чтобы вновь заверить документ.

Как заверить копию или выписку трудовой книжки правильно – обязательные реквизиты, подпись и печать

Помните, что не всегда заверенные копии принимают. Случается так, что специалист отдела кадров не в то место поставил печать, и гражданин получает из-за этого отказ.

Чтобы не случалось конфузных ситуаций, и документы не приходилось переделывать, следует правильно заверять выписку.

Рассмотрите внимательно полученную копию. На ней, в конце документа должна быть указана такая информация:

  1. Номер записи.
  2. Предложение – «Работает по настоящее время».
  3. Должность специалиста.
  4. Инициалы должностного лица.
  5. Дата заверения.

Важно: обязательно должна стоять печать учреждения, компании, в которой вы работаете.

Также на копии каждого разворота, под ним, на листе должны быть:

  1. Прописаны слова, которые оформляются без кавычек, – «Копия верна».
  2. Указаны инициалы специалиста.
  3. Вписана должность лица, заверяющего документ.

  4. Стоять подпись кадрового специалиста.
  5. Дата.

Чаще всего встречаются ошибки, связанные с неправильной постановкой печати.

Она должна проставляться в специально-отведенном месте.

Например, как здесь:

Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой

Общая схема заверения трудовой книжки такова:

Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой

Придерживайтесь его при оформлении выписки.

Учтите, чтобы:

  1. Печати как бы фиксировали копию, расположенную на листе А4.
  2. Печати были проставлены на каждой странице.
  3. Заверяющие надписи располагают внизу, на каждой странице, где есть копия.

Приведем несколько примеров правильно заверенной выписки:

Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой

Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой

А вот пример правильного заверения только первого листа трудовой:

Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой

Сроки действия заверенной копии трудовой книжки – сколько стоит заверить копию трудовой у нотариуса?

Правильно оформленная копия будет юридически сильна в течение 1 месяца – конечно же, если за этот период в документ не были внесены поправки.

Актуальность теряется сразу же после появления в документе новых записей, например, из-за увольнения/сокращения/трудоустройства.

Стоимость данной услуги в нотариальных конторах разная, в зависимости от региона и города, в котором вы проживаете. Единые расценки никто не устанавливал.

  1. Например, в Санкт-Петербурге оформление выписки обойдется вам в 100-300 рублей за страницу.
  2. В Москве можно оформить вообще весь документ за 200 руб.

Обратитесь к нотариусу и узнайте, каковы у вас расценки, и возьмется ли специалист оформлять копию.

Некоторые юристы попросту отказывают в оформлении выписки, ссылаясь на то, что в документе есть исправления, помарки, которые были сделаны по вине работодателя.

Остались вопросы? Просто позвоните нам:

✓ Как заверить копию трудовой книжки – Образец 2021 года

Источник видео: sova.ru.net

Автор статьи: SOVA.RU.NET

Если гражданин работает официально, работодатель обязан хранить трудовую книжку у себя. К книжкам не должны иметь доступа посторонние, поэтому они хранятся исключительно в сейфе в отделе кадров. Заверять трудовую книжку имеет право не любой сотрудник, а только несколько лиц в компании:

  • генеральный директор;
  • бухгалтер;
  • специалист отдела кадров.

В случае, если человек трудоустроен у индивидуального предпринимателя, самостоятельно ведущего дела, документ может заверить исключительно сам предприниматель. Есть два способа правильно заверить копию трудовой книжки, и ими можно пользоваться на своё усмотрение:

  • заверение копии каждого листа трудовой книжки;
  • заверение копии только одного листа после того, как все копии сшиты вместе.

Если выбран второй вариант, при сшивании копий необходимо указать на каждой номер страницы. При утрате хотя бы одной из страниц (или если они не прошиты) заверенная копия книжки будет недействительна. Если копии сделаны с двух сторон, заверять нужно каждую из них. Изображение на копии должно быть контрастно, хорошо читаемо. Оттиск печати организации при этом должен задевать хотя бы частично саму копию — штамп, проставленный на белом поле листа, не будет считаться действительным.

Статья по теме: Как восстановить трудовую при утере

Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой

 Порядок заверения таков. Нужно:

  • написать «Копия верна» или же «Верно» (на усмотрение заверяющего сотрудника; обычно пользуются одной формулировкой для всех случаев, иногда для этой надписи производится специальная печать);
  • поставить печать организации;
  • указать должность, фамилию и инициалы должностного лица;
  • поставить личную подпись;
  • указать дату.
Читайте также:  Критерии выбора сейфа

При выдаче заверенной копии на руки для предоставления в какую-либо организацию последняя запись должна содержать информацию о том, где трудится работник сейчас («Работает по настоящее время», дата, подпись должностного лица, печать). В 2020 году действует новый ГОСТ, предписывающий делать ещё одну надпись на копии книжки, — указывать, в какой именно организации хранится оригинал (например, «Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Тензор» в деле № 23 за 2019 год», дата, подпись должностного лица, штамп). Это правило действует в случае, если копия требуется для предоставления в стороннюю организацию. Образец такого заполнения можно увидеть на иллюстрации:

Статья по теме: Переход на ЭТК в 2021 году

Согласно ст. № 62 ТК РФ, заверенная копия трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в течение 3-х дней с момента требования. На крупных предприятиях обращаться за выдачей копии необходимо заявлением, в небольших фирмах порой достаточно устной просьбы. Срок действия заверенной копии трудовой книжки законом строго не определён. Она становится недействительной в тот момент, когда данные, указанные в книжке, меняются (например, человек увольняется или переводится на новую должность). Тем не менее, организация, затребовавшая копию, по закону имеет право установить срок действия предоставляемых документов на своё усмотрение. Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой Большая часть ошибок при заверении документов происходит из-за спешки или недостаточной компетенции должностного лица, которому доверено поставить печать и подпись. В худшем случае приходится посещать организацию несколько раз для исправления ошибок в копии. Чтобы этого не происходило, рекомендуется изучить требования самостоятельно и проверить правильность заверения на месте.

Самые распространённые ошибки:

  • отсутствие подписи лица, на которое оформлена трудовая книжка (если заверяется каждая страница, она должна присутствовать везде);
  • не везде есть слова «Копия верна» или «Верно»;
  • не везде проставлена печать;
  • оттиск печати не задевает краем изображение на копии;
  • отсутствие надписи о том, что работник продолжает трудиться в организации на текущий момент;
  • отсутствие указания о том, где хранится трудовая книжка;
  • заверяющий сотрудник не имеет соответствующих полномочий.

Если заверяется только одна страница, то копии всех страниц трудовой книжки должны быть правильно сшиты. Это делается так:

  • ставится надпись «Копия» на первом листе или на обороте последнего листа;
  • все листы сшиваются при помощи нитки и толстой иглы, пронумеровываются;;
  • концы нити выводятся на оборот последнего листа, после чего ставится пломба, на которой должно быть написано: «Верно. Прошито, пронумеровано, скреплено печатью N листов».

Снимать и повреждать пломбу недопустимо — придётся идти в отдел кадров за новой копией. Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, бывает нужна во многих случаях. Например:

  • при трудоустройстве на вторую работу по совместительству;
  • при обращении в банк для получения кредита;
  • для оформления разнообразных пособий;
  • при оформлении льгот, налоговых вычетов;
  • для получении визы (многие страны требуют, чтобы въезжающий человек был официально трудоустроен в стране постоянного проживания).

Если гражданин является безработным лицом, копию трудовой книжки может заверить нотариус. Копия трудовой книжки, заверенная работодателем или нотариусом, может быть затребована сторонней организацией с целью получения информации о:

  • трудовом стаже человека;
  • занимаемых должностях;
  • частоте смены мест работы;
  • длительности работы в одной должности или в одной организации;
  • причинах увольнения.

Образец заверенной копии трудовой книжки для 2021 года:  Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой Трудовая книжка — единственный документ, в котором вся эта информация представлена подробно и наглядно. Рекомендуется даже при наличии постоянной работы хранить у себя копию, чтобы в случае утраты книжки можно было восстановить контакты организаций и повторно запросить данные о местах работы, должностях и стаже.

22137 просмотров

30 апреля 2020, 16:18

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии.

Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец.

В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой

Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.

Материал по теме
С 1 июля меняется стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.

  1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
  2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
  3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
  4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
  5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
  6. Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
  7. Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.
  8. Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.
    Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой
  9. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.
  10. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.
  11. В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.
Читайте также:  Как Оплачивается Больничный в Случае Производственной Травмы

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу

Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой

Частые ошибки

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

  • Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
  • Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
  • Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
  • При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
  • Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки

До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя – в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией.

Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку.

Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его.

Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.

Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут.

Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку.

Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.

Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.

Сколько действует копия

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании

Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.

Заявление, причем только письменное

Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.

В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.

В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.

Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Вот пример:

⇓Скачать образец заявления

Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.

Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.

После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.

«Копия верна»

Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.

Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).

На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.

Как Правильно Сделать Заверенную Копию Трудовой

Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.

В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

  • для визы — три месяца со дня выдачи;
  • ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.

Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.

Дайте трудовую книжку!

Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:

  • если работник обратился в банк за кредитом;
  • при подаче прошения на получение загранпаспорта, визы;
  • при оформлении ипотеки на покупку жилья, пособий на услуги по ЖКХ;
  • при усыновлении ребенка;
  • в ПФР: при оформлении пенсии необходимы сведения о периодах работы клиента. Требовать оригинал документа работники фонда не имеют права – достаточно принести копию, оформленную должным образом;
  • при гражданских и судебных разбирательствах;
  • для восстановления утерянного оригинала;
  • при оформлении на работу по совместительству;
  • для составления резюме при поиске новой работы;
  • при прочих юридических и финансовых процедурах, требующих подтверждения стажа работника и состояния трудовой деятельности.

Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.

Работодатель же обязан выдать сотруднику заверенный директором организации дубликат трудовой книжки в трехдневный срок с момента запроса (подачи заявления). Но, например, чтобы оформить займ онлайн, в большинстве МФО на сайте Кредитометр, вам понадобится только паспорт.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

  • Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.
  • Обязательно соблюдение следующих моментов:
  • трудовая книжка копируется начиная с первой страницы (титул), где записаны Ф. И. О владельца, дата его рождения, число заведения, подпись работника;
  • на последнем листе обозначается текущее место трудоустройства (должность, дата, когда человек на нее заступил);
  • на всех страницах обязательна печать компании и запись: «Верно»;
  • на последнем листе указывается Ф. И. О, подпись, должность сотрудника, от кого получена эта копия запрашиваемой трудовой книжки;
  • ставится дата заверения, от которой в дальнейшем ведется расчет срока.
Читайте также:  Запрещение Сделок с Имуществом Росреестр Что Значит

Заверение трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах. Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях.

Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом. Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы. Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.

Законодательство

Каждый работодатель должен знать, что книжки его сотрудников обязаны храниться у него. И он несете полную ответственность за них. Выдача книжек работникам строго регламентируется Трудовым законодательством, а именно ст.62.

В ней сказано, что предоставить оригинал допускается только в случае необходимости его подачи в Соцстрах. А сотрудник, получивший ее на руки из Соцстраха, обязан вернуть работодателю ее не позднее 3 дней.

Во всех остальных случаях должна выдаваться копия или выписка книжки.

В случае утери оригинала, работодатель обязан выдать его дубликат, внеся в него все сведения, которые были указаны в книжке. Однако не всегда бывает просто восстановить записи от других работодателей, так как потребуется документальное подтверждение их наличия. При отсутствии таких доказательств работодатель может только вписать имеющиеся у него сведения и общее количество трудовых лет.

За несоблюдение правил хранения книжки на работодателя и организацию может быть наложен штраф. Для должностного лица он составит не более 5 тысяч рублей, а для организации 30-50 тысяч рублей.

Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке.

Порядок заверения

При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце. Затем копируются все страницы с записями. Последним должен быть лист с записью данного работодателя. Далее необходимо заверить сделанные копии специально предусмотренным способом. Существуют 2 основных варианта:

  1. Можно заверять каждый лист по отдельности.
  2. Можно скрепить все копии, пронумеровав предварительно каждую из них. И заверить сшитый документ.

Удобнее использовать второй способ, так как в этом случае потребуется поставить заверение только в одном месте. В случае использования первого способа, заверять придется каждую сделанную копию.

Порядок заверения будет следующий:

  1. Пишем «Верно» или «Копия верна». Обе этих формулировки можно использовать по своему усмотрению.
  2. Указываем свою должность, ФИО и подпись. Право на заверение имеют не все сотрудники, поэтому это должны делать только уполномоченные люди.
  3. Ставим печать организации, если компания ее использует. В тех случаях, когда печать отсутствует у работодателя, надо написать фразу «Верить без печати».
  4. Указываем дату.

Данную запись надо делать на каждой странице и на каждом обороте листа, если вы сделали копию с двух сторон. Аналогичным образом заполняются и прошитые копии в один документ. Но помимо этого еще потребуется указать общее количество страниц в этом документе. Нумеруется каждый лист, где есть копия.

На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение.

Право на оформление копий и их заверение имеют следующие лица:

  • руководитель организации;
  • сотрудник кадрового отдела;
  • сам предприниматель;
  • бухгалтер.

Иные лица не могут указывать свою должность и ставить подписи. В противном случае документ будет считаться недействительным.

Новые правила

Данный порядок заверения действовал до 1 июля. Но теперь действуют новые правила, которые обязательны для соблюдения каждым работодателем. Помимо всех вышеперечисленных требований, была введена новая обязательная надпись, без которой копия также будет считаться недействительной. Эта надпись должна содержать сведения о месте хранения оригинала книжки.

Здесь может быть указан просто сейф отдела кадров, бухгалтерии или номер личного дела сотрудника, где хранятся все его документы. Такая подпись делается в одном месте, там же где указывается, что человек работает до настоящего момента.

Частые ошибки

Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа.

Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно.

При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:

  1. Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица. Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.
  2. Не везде стоит штамп «Копия верна». Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.
  3. Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий. Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.
  4. Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.
  5. Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки. Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.
  6. Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.

Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ. Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео.

Необходимость в копии

Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много. Помните, что если вы официально трудоустроены, никто не имеет права требовать от вас оригинал книжки, кроме Соцстраха.

Во всех случаях вы можете предоставить только заверенную копию. Для ее получения на крупных предприятиях обычно требуется написать письменное заявление. В небольших организациях можно сделать устный запрос.

Выдать копию вам обязаны в течение 3 дней.

Копия может потребоваться:

  • при обращении в кредитную организацию;
  • при трудоустройстве на дополнительную работу;
  • при оформлении льгот, пособий;
  • при получении визы для поездки в другую страну.

Также такая копия может пригодиться и в других различных ситуациях. На основании предоставленного документа можно выяснить следующие сведения о человеке:

  1. Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
  2. Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
  3. Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
  4. Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.

Анализируя трудовую деятельность человека, можно легко составить картину его жизни. Постоянные ответственные люди обычно редко меняют работу. А люди, находящиеся в поиске себя, как работника, обычно не задерживаются в рабочем коллективе надолго.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector