Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы. Кроме этого, можно использовать приемы, повышающие эффективность письма.
Шаг 1. К кому Вы обращаетесь с просьбой?
Обращайтесь к адресату персонально, лучше – по имени отчеству:
«Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемый господин Иванов!»
Во-первых, Вы выразите свое уважение адресату, во-вторых, просьба, обращенная к конкретному человеку, накладывает на него ответственность за ее выполнение. Бывают ситуации, когда просьба адресуется коллективу или группе лиц. В таком случае также желательно максимально персонализировать обращение:
«Уважаемые коллеги!», «Уважаемые менеджеры!», «Уважаемые младшие сотрудники!», «Уважаемые работники кадровой службы!»
| – | ||||
 |
– | Не нашли нужную Вам информацию касательно деловых писем? Переходите на сайт business-letter.ru и вы найдете правила и примеры написания ко всем популярным видам деловых писем. И с каждым днем примеров становиться все больше! | – | – |
| – |
Шаг 2. Почему Вы обращаетесь ко мне?
Сделайте комплимент адресату. Делая комплимент адресату, Вы отвечаете на его вопрос: «Почему Вы обращаетесь с этим вопросом ко мне?» Отметьте его прошлые заслуги или личные качества.
«Вы готовы всегда выслушать и найти оптимальный путь решения проблемы практически каждого, кто обратился к Вам. И, надо отдать Вам должное, Вы многим помогли».
- «Вы являетесь ведущим экспертом в области …».
- «Вы многим помогли разрешить сложнейшие вопросы в сфере …».
- Этот прием позволит адресату взглянуть на просьбу пристальнее и постараться найти возможность удовлетворить ее.
- Комплимент уместен, когда речь идет о нестандартных просьбах, когда адресата нужно расположить к себе, когда нужно обратить внимание на некие заслуги и качества, которые нужны и важны для выполнения Вашей просьбы.
Очень важно не переступить грань между комплиментом и грубой лестью. Будьте искренни.
Шаг 3. Обоснование просьбы
Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы.
На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.
- Просьбы бывают разного уровня сложности, поэтому адресат не всегда заинтересован в выполнении чьих-то просьб. Его нужно убедить, что выполнение просьбы несет в себе потенциальную выгоду:
- Заинтересуйте адресата
- Предложите реализовать некую привлекательную для него возможность, связанную с выполнением Вашей просьбы:
- «Во все времена деловые, предприимчивые люди стремились не только добиться материального успеха, но и оставить свой след в истории Родины, запомниться добрыми делами, завоевать уважение».
- «Успешная деятельность любого профессионального сообщества – это, прежде всего, понимание и поддержка со стороны дружественных Союзов, участие в совместных мероприятиях и проектах».
- «Конечно же, Ваша большая цель – это чистый и благоустроенный город для людей».
- Или же озвучьте проблему, которая очень актуальна именно для Вашего адресата:
- «Вы, как мудрый хозяин города, наверняка обеспокоены беспорядочными прогулками детей разного возраста в непригодных для этого местах, что приводит к участившимся ДТП и росту детской преступности».
- «В ваш отдел участились обращения по непрофильным вопросам, что отнимает массу бесценного рабочего времени».
- Покажите, как Ваша просьба может помочь реализовать возможность:
«А сегодня, когда наша страна делает ставку на молодежь, трудно найти более нужное, святое дело, чем помощь юношам и девушкам из неблагополучных семей. В нашем городе есть те, кто уже оказывает такую помощь – под эгидой мэрии на пожертвования горожан действует наш благотворительный центр «Наследие», обучающий трудных подростков народным ремеслам».
- Или решить проблему:
- «Оборудование специализированных мест для времяпрепровождения детей разного возраста поможет снизить уровень детской преступности и свести к минимуму ДТП с участием детей».
- Опишите значимость просьбы
Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела.
Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло».
Если просьба не относится к разряду «душещипательных», то нужно показать адресату причинно-следственные связи, что даст выполнение адресатом просьбы.
«С (дата), согласно договору об аренде № Х, арендная плата за 1 м2 составляет 20 у.е. в день. В течение последних трех месяцев наблюдается спад торговой активности в связи с экономической нестабильностью и социальными беспорядками.
Средняя прибыль от торговли составляет 10 у.е. в день, чего не хватает даже на оплату аренды. Если не принять меры, то частные предприниматели вынуждены будут закрыть свои торговые точки, что может негативно отразиться на Ваших доходах».
Таким образом, Вы должны дать понять адресату, что выполнение просьбы несет в себе перспективу получения материальных или нематериальных благ.
Шаг 4. Изложение просьбы
Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Ни в коем случае в нем не должно быть двусмысленности или недосказанности. Например, если речь идет о снижении арендной платы, то важно указать до какого уровня:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения до 5 у.е. за м2 в день».
Если речь идет о предоставлении услуг, то максимально конкретизируйте просьбу, указывая желаемые даты, ценовой вопрос и т.д.:
«Для оборудования гончарной мастерской нужна печь для обжига керамики – мы просим Вас помочь нам в ее приобретении. Стоимость печи с установкой составляет 998 тыс. рублей».
В данном примере не совсем понятно, какая помощь требуется от адресата. Лучше просьбу сформулировать более конкретно: «Просим Вас помочь в приобретении печи для обжига керамики, перечислив на расчетный счет компании по производству и установке печей 333 тыс. у.е.».
О чем бы Вы ни просили, адресат должен точно знать когда, чего, сколько и по какой цене Вы хотите получить. Обобщенная просьба более подвержена риску отказа, т.к. у адресата не всегда есть время и желание разбираться с подробностями. Кроме того, Вы рискуете получить не то, чего хотите, передавая инициативу адресату.
Например, частные предприниматели написали письмо с просьбой о снижении арендной платы, но не указали, до какого уровня они хотят снизить плату:
«Просим Вас снизить уровень арендной платы до стабилизации положения».
В результате они получили снижение арендной платы, но незначительное (на 1% от имеющейся). Таким образом, их просьба была удовлетворена, но мало что изменила в положении инициаторов письма.
В некоторых случаях текст просьбы можно выделить жирным шрифтом, чтобы он выделялся в тексте, но не злоупотребляйте этим приемом.
Шаг 5. Резюмируйте свою просьбу.
Повторите свою просьбу и акцентируйте, какую выгоду получит адресат в случае выполнения просьбы. Просьбу следует несколько видоизменить. Лучше всего подходит построение предложения по схеме: «Если Вы выполните просьбу, то будет Вам счастье».
- «Если Вы пойдете нам навстречу и снизите арендную плату на время, пока стабилизируется положение в регионе, то сможете не только сохранить более 150 рабочих мест, но и не понесете глобальных убытков из-за полного отсутствия арендной платы».
- Но могут быть и другие варианты:
- «Вы можете быть уверены, что каждый рубль Ваших благотворительных пожертвований пойдет на благое дело и поможет попавшим в сложную ситуацию ребятам вырасти достойными гражданами».
- «Вы можете быть уверены, что каждая детская улыбка подарит Вам моральное удовлетворение от Вашей непростой работы, а Ваши старания и усилия – это инвестиция в достойных и счастливых граждан ближайшего будущего».
Главное, повторить смысл просьбы и выгоду от ее выполнения. Выгода не обязательно должна быть материальной. Помните, что адресат – человек, и ему не чужды чувства.
ПРИМЕР:
| Было | Стало | |
| «Любезно просим Вас, И.И. Иванов, организовать встречу абитуриентов с главным менеджером Вашей компании. Будем признательны за оказанное содействие. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» | — | «Уважаемый Иван Иванович! Ваша компания уже не первый год участвует в Программе по профориентации абитуриентов, помогая им определиться с выбором профессии. Вы как менеджер по кадрам заинтересованы в подготовке профессионалов, а мы готовы помочь из школьников начать готовить мастеров своего дела. На сегодняшний день профессия менеджера одна из наиболее распространенных, но многие абитуриенты не имеют четкого представления о ее смысле. В связи с этим просим Вас организовать встречу главного менеджера с абитуриентами 23 марта в 15.00 на базе Вашей компании. Рассказав ребятам о секретах профессии сегодня, Вы закладываете фундамент для подготовки настоящих профессионалов завтра. Возможно, через несколько лет именно кто-то из них выведет Вашу компанию на новый уровень развития. С уважением и благодарностью, Директор центра занятости П.П. Петров» |
И не забывайте об оформлении письма – это «лицо» организации.
Если инициатором письма-просьбы является организация, то такое письмо оформляют на фирменном бланке с подписью руководителя либо уполномоченного лица.
Если частное лицо – то достаточно соблюдения основных норм в расположении элементов письма. Эти детали юридически и психологически очень важны для адресата и формирования правильного имиджа отправителя.
Валентина Коренная
статья была опубликована в журнале «КАДРОВИК» № 4 (апрель), Казахстан, Алматы
| – | ||||
 |
– | Отправляете сотни коммерческих предложений, просьб и других деловых писем каждый день, но не добиваетесь своим посланием нужного результата? Не знаете как ненавязчиво и вежливо напомнить адресату о его обязательствах? Тогда Вам непременно поможет онлайн-тренинг «Навыки делового письма»! Вы можете пройти его в любое удобное время по адресу. | – | – |
| – |
Составляем обращение правильно
Наша жизнь устроена так, что зачастую мы сталкиваемся со сложными ситуациями, которые не можем решить самостоятельно, и нуждаемся в помощи профессионалов. В некоторых случаях разрешить проблему или получить квалифицированную консультацию можно только путем официального обращения в органы государственной власти и госучреждения, осуществляющие публично значимые функции.
Право граждан обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления гарантировано ст. 33 Конституции Российской Федерации, а порядок подачи и рассмотрения обращений утвержден Федеральным законом от 2 мая 2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
- Согласно нормам действующего законодательства, гражданин может обратиться, как в устной, так и письменной форме. Само обращение в зависимости от его содержания принято делить на три основных вида – предложение, заявление и жалобу:
- 1) предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
- 2) заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
- 3) жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
- Традиционно в структуре обращений граждан ведущее место занимают вопросы социальной сферы, в том числе связанные с получением бесплатной медицинской помощи.
Специалисты ТФОМС Челябинской области ежедневно принимают десятки обращений граждан, и каждый год их количество остается стабильно высоким. Например, за первое полугодие 2014 года в фонд и страховые медицинские организации, работающие в сфере ОМС Челябинской области, поступило 279 тыс.
обращений, а за аналогичный период 2015 года их количество составило уже 290 тысяч.
Рост количества обращений неминуемо влечет существенное увеличение нагрузки на специалистов фонда и страховых компаний, перед которыми стоит ряд важных задач: осуществление защиты прав застрахованных граждан, организация проведения экспертизы качества медицинской помощи, информирование граждан о правах и обязанностях в сфере ОМС и т.д.
При этом качество и сроки подготовки ответа заявителю во многом зависят от того, насколько грамотно составлено обращение гражданина. Специалисты ТФОМС Челябинской области предлагают читателям ознакомиться с несколькими основными правилами составления письменных обращений. Их соблюдение существенно ускорит работу специалистов и позволит заявителю получить объективный ответ в оптимальные сроки.
Правило №1
Необходимо правильно выбрать адресата обращения
Обращение целесообразно направлять в то ведомство, в компетенцию которого входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов. Поэтому гражданину следует удостовериться, действительно ли в компетенцию выбранного им органа власти входит решение данного вопроса.
Например, управление сферой здравоохранения осуществляет сразу несколько структур, которые имеют различные функции и полномочия.
Вопросы, связанные с организацией оказания медицинской помощи, (график работы медицинских учреждений, наличие талонов к врачам, очереди при получении медицинской помощи и т.д.
), относятся к компетенции органов управления здравоохранением.
Это, как правило, управление здравоохранения муниципалитета, на территории которого находится медучреждение, или Министерство здравоохранения Челябинской области, если речь идет о медицинских организациях областного подчинения.
Кроме того, к компетенции Министерства здравоохранения Челябинской области относится разработка и реализация областных программ развития здравоохранения, обеспечение граждан лекарственными препаратами и медицинскими изделиями, организация безвозмездного обеспечения донорской кровью и ее компонентами, а также лекарственными препаратами, специализированными продуктами лечебного питания, в том числе для лечения заболеваний, включенных в перечень жизнеугрожающих и хронических прогрессирующих редких (орфанных) заболеваний, приводящих к сокращению продолжительности жизни гражданина или инвалидности и т.д.
- Ряд контрольных и надзорных функций, в том числе государственный контроль качества и безопасности медицинской деятельности, контроль за обращением медицинских изделий, за применением цен на жизненно необходимые и важнейшие лекарственные препараты, лицензирование медицинской и фармацевтической деятельности, и некоторые другие функции выполняет Территориальный орган Росздравнадзора по Челябинской области.
- В компетенцию ТФОМС Челябинской области входит обеспечение прав граждан в сфере обязательного медицинского страхования, в том числе путем проведения контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи, информирование граждан о порядке обеспечения и защиты их прав, а также предъявление требований к страхователю, страховой медицинской организации и медицинской организации, в том числе в судебном порядке, связанных с защитой прав и законных интересов застрахованных граждан в сфере обязательного медицинского страхования.
- В случае возникновения вопросов, связанных с нарушением прав граждан, застрахованных в сфере обязательного медицинского страхования, в том числе при неудовлетворенности качеством оказания медицинской помощи или при необоснованном отказе в её оказании, гражданам необходимо обращаться в страховую медицинскую организацию, в которой они застрахованы по обязательному медицинскому страхованию, или в Территориальный фонд ОМС.
Согласно закону, письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию органа или должностного лица, в течение семи дней со дня его регистрации направляется в соответствующее ведомство по компетенции. Очевидно, что обращение, направленное не по компетенции, увеличивает сроки предоставления ответа гражданину.
- По словам начальника отдела по обеспечению и защите прав застрахованных граждан ТФОМС Челябинской области Игоря Перекопского, около трети вопросов, поступающих в фонд, перенаправляются в другие ведомства по компетенции.
- Правило №2
- Необходимо правильно выбирать форму обращения в зависимости от сути вопроса, поставленного в нем.
Практика показывает, что зачастую граждане не могут выбрать оптимальный способ подачи обращения. Сложные вопросы, требующие детального изучения, адресуются по телефону, а вопросы общего характера, наоборот, принимают форму письменных обращений.
На сегодняшний день в ТФОМС Челябинской области работает несколько каналов обратной связи с населением.
Для оперативного получения ответов на вопросы общего характера, такие как: «Как получить полис ОМС?», «Как выбрать или заменить страховую компанию по ОМС?», «Где действует полис ОМС?» и т.д.
, целесообразно использовать сервис обратной связи «Форум: вопрос-ответ» на сайте фонда http://foms74.ru/ или позвонить на бесплатную «горячую» линию по номеру телефона 8-800-300-1-003.
- Если обращение связано с качеством оказания медицинской помощи в рамках обязательного медицинского страхования, в том числе содержит персональные данные пациента, описание лечения больного, указание причин неудовлетворенности оказанием медицинской помощи, необходимо направлять письменное обращение посредством почтовой связи или через Интернет-приемную на сайте фонда.
- Правило №3
- При составлении письменного обращения необходимо указывать все обстоятельства произошедшего и оставлять полные контактные данные заявителя.
«К нам часто поступают письменные обращения, в которых отсутствует информация, необходимая для его рассмотрения. Например, жалобы такого рода: «Моей маме отказали в медицинской помощи, ей стало хуже.
Что нам делать?» Как зовут маму, где ей отказали и в какой помощи она нуждается, непонятно.
А если человек не оставил свои контактные данные, выяснить все обстоятельства не представляется возможным, что затрудняет работу специалистов фонда и не способствует оперативному рассмотрению, возможно, действительно неотложного, жизненно важного вопроса, – говорит Игорь Перекопский.
- Поэтому при подаче письменного обращения, необходимо указать свои фамилию, имя, отчество (при наличии) и контактные данные – желательно не только почтовый адрес, но и телефон, адрес электронной почты, чтобы специалисты могли связаться с заявителем и уточнить необходимую информацию, а также подробно изложить суть события с указанием всех обстоятельств, участников, места и времени произошедшего.
- Правило №4
- При составлении обращения необходимо соблюдать закон.
- Каждому заявителю необходимо помнить, что, согласно нормам действующего законодательства, основаниями для отказа в рассмотрении обращения являются:
Отсутствие в обращении фамилии гражданина, направившего обращение, или адреса, по которому должен быть направлен ответ. Наличие нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
При наличии в обращении текста, не поддающегося прочтению.
Также необходимо учитывать, что жалобы на качество оказания медицинской помощи, чаще всего, влекут за собой проведение экспертного контроля, который возможен только в случае получения обращения от самого застрахованного лица или его законного представителя (в частности, родителей несовершеннолетних граждан, опекунов, представителей по доверенности). Необходимо понимать, что соседи, знакомые и иные лица в случае отсутствия соответствующей нотариально заверенной доверенности не являются законными представителями гражданина.
Органы государственной власти обязаны рассмотреть поступившее обращение и направить ответ в течение 30 дней со дня его регистрации. В ряде случаев срок рассмотрения обращения может быть продлен ещё на 30 дней, при обязательном уведомлении об этом гражданина, направившего обращение.
В современном обществе реализация права на обращение имеет важное социальное и политическое значение. С одной стороны, это законный способ свободно высказывать свое мнение по тому или иному вопросу, поднимать проблемы и добиваться их решения. С другой стороны — обращения граждан служат источником информации для органов публичной власти о потребностях, интересах и проблемах граждан.
Поэтому работа с обращениями граждан требует не только исполнительности от представителей органов государственной власти, но и сознательности гражданина, который должен подходить к составлению обращения максимально ответственно, с осознанием цели своего обращения, и пониманием того, что за рассмотрением каждого обращения стоит труд специалистов различных ведомств.
Письмо-просьба. Образец написания 2021-2022 года
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции.
В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге.
Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа.
Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики.
Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
- сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
- причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
- ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
- цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.
), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере.
Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными ми по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее.
Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы.
Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Пояснение:
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
- Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
- Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
- Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
Пояснение:
В письме есть следующие важные пункты:
- Объяснение необходимости скидки.
- Указание точного размера скидки, сроков.
- Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
Пояснение:
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
Пояснение:
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Скачать пример письма-просьбы об отсрочке платежа поставщику .rtf
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
- 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
- 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Скачать пример письма-просьбы оплатить за другую организацию .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Скачать пример письма-просьбы о содействии в решении вопроса .rtf
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца.
Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу.
В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Прием письменных и электронных обращений | Министерство здравоохранения Новосибирской области
Обращение может быть направлено посредством почтовой связи или по электронной почте.
Письменное обращение (заявление, предложение, жалоба) должно содержать: 1) наименование органа государственной власти или должностного лица, к которому вы обращаетесь; 2) фамилию, имя и отчество, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, желательно номер телефона; 3) дату и подпись.
В обращении по электронной почте гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме, дату можно не ставить — дата формируется при отправке сообщения автоматически, а подпись для обращений по электронной почте не является обязательной. Рассмотрение обращения гражданина, подготовка мотивированного ответа по существу поставленных в обращении вопросов и отправка ответа гражданину осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Законодательство устанавливает ряд случаев, когда имеет полное право не рассматривать обращение.
- Ваше обращение может быть оставлено без ответа, если:
- 3) посредством электронной связи, путем заполнения специальной формы.
- Проверить статус обращения
1) не указана фамилия заявителя, направившего обращение; 2) не указан почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Вам может быть отказано в рассмотрении обращения по формальным основаниям, если: 1) в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи; 2) текст письменного обращения написан неразборчиво и не поддаётся прочтению; 3) ответ по существу дать не возможно из-за риска разглашения государственной или иной тайны (личной, профессиональной, служебной). Вам могут отказать на законных основаниях в рассмотрении обращения и даже сообщить о прекращении дальнейшей переписки — если вы повторно задаёте вопрос, на который ранее давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. В соответствии с пунктом 5 статьи 5 Федерального закона от 02.05. 2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» гражданин вправе обратиться в органы исполнительной власти с заявлением о прекращении рассмотрения обращения. Обращение можно направить одним из следующих способов: 1) принести лично: г. Новосибирск, ул. Красный проспект,18, кабинет 640; 2) посредством почтой связи на адрес: ул. Красный проспект,18, г. Новосибирск, 630007; Уважаемые посетители сайта,просим вас при направлении обращений руководствоваться требованиями Федерального закона от 02.05. 2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»!
Образец письма _Заявления
Образец пиьсма _Предложения
Образец письма _Жалоба
Загрузка...
