Как составляется баланс рабочего времени: праздничные и рабочие дни в России, нормы, порядок оплаты

• Какими нормами трудового законодательства руководствоваться при введении и учете суммированного учета рабочего времени?
• Как вести суммированный учет рабочего времени правильно?
• О каких нюансах следует помнить при расчете заработной платы, оплаты сверхурочных и праздничных дней, ночных смен при применении суммированного учета?
• Как оплачивать не полностью отработанный сотрудником период при суммированном учете рабочего времени?
• Как составить график работы для учетного периода?

Специфика деятельности некоторых организаций такова, что норму рабочего времени за неделю соблюсти невозможно. Чаще всего сотрудники в таких компаниях работают не по пятидневке, а выходят на работу по графику. Продолжительность рабочего дня у них может быть больше 8 ч, при этом за неделю выходит то больше 40 ч рабочего времени, то меньше. В такой ситуации работодатель имеет право применить суммированный учет рабочего времени.

Правила ведения суммированного учета четко в законодательстве не прописаны.

Поэтому у руководства организации, отдела кадров и бухгалтерии возникает множество вопросов по его применению: в каких нормативных документах компании отражается порядок ведения суммированного учета, для всех ли сотрудников компании нужно вводить этот учет или для тех, кто работает по графику сменности, как оплатить переработку, выходные и ночные часы. Постараемся на них ответить.

Правила применения суммированного учета рабочего времени установлены в ст. 104 трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ).

К сведению

Суммированный учет рабочего времени вводят на тех производствах или при выполнении отдельных видов работ, когда не может быть соблюдена норма ежедневной или еженедельной продолжительности рабочего времени, например, при вахтовом методе работы (ст. 300 ТК РФ), режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ), работе по сменам (ст. 103 ТК РФ).

Перечисленные режимы работы не дают возможность выдержать установленный норматив недельного или дневного труда. Например, на одной неделе у работников выходят переработки, на другой, наоборот, свободное время.

При обычном учете рабочего времени переработки нужно оплачивать как сверхурочные в повышенном размере.

Чтобы избежать таких ситуаций, законодательство дает возможность нанимателю использовать суммированный учет рабочего времени.

Это означает, что отработанное время подсчитывается не за неделю, а за иной промежуток времени (месяц, три месяца, другие периоды). Такой промежуток называют учетным периодом.

Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать нормального числа рабочих часов. Учетный период не должен превышать год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда — три месяца, для водителей — 1 месяц.

Порядок введения суммированного учета

Согласно ст. 104 ТК РФ порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР).

В ПВТР регламентируется режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Суммированный учет рабочего времени на предприятии может быть введен приказом (распоряжением) работодателя с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если на предприятии есть профсоюз).

Суммированный учет рабочего времени может быть введен во всей организации либо для конкретных сотрудников. Условие суммированного учета обязательно вносится в трудовой договор.

Согласно ст. 74 ТК РФ если определенные сторонами условия трудового договора, связанные с изменением организационных или технологических условий труда, не могут быть сохранены, допускается их изменение по инициативе работодателя, за исключением изменения трудовой функции работника.

То есть если ПВТР изначально не предусматривали суммированный учет рабочего времени, при его применении должны быть внесены соответствующие изменения. 

Как внести изменения в ПВТР

Согласно ч. 1 ст. 190 ТК РФ ПВТР утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. Поэтому при внесении любых изменений в ПВТР необходимо соблюдать данный порядок.

К сведению

Если в организации нет профсоюза, то работники на общем собрании (конференции) могут поручить представление своих интересов избранному из числа работников представителю (представительному органу) (ст. 31 ТК РФ).

Перед тем как принимать решение о внесении изменений в ПВТР, работодатель должен направить проект, в котором содержатся основные положения, касающиеся изменений локального нормативного акта, с приложением обоснований представителю (представительному органу). Представитель не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта ПВТР направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если представительный орган или представитель не согласен с проектом ПВТР или поступили предложения по совершенствованию проекта, работодатель может согласиться с мнением представителя либо не согласиться.

В течение трех дней после получения мотивированного мнения работодатель проводит дополнительную встречу с представителем или представительным органом в целях достижения согласия.

Если стороны не договорятся, оформляется протокол разногласий. После этого работодатель имеет право принять локальный нормативный акт.

В свою очередь, представительный орган вправе обжаловать текст утвержденных работодателем правил в государственной инспекции труда или в суде.

Как внести изменения в трудовой договор

Если до ввода суммированного учета сотрудник находился на другом режиме, например, 5-дневная рабочая неделя с двумя выходными, то к трудовому договору оформляется дополнительное соглашение, в котором отражаются условия применения суммированного учета рабочего времени. В разделе «Режим рабочего времени» дополнительного соглашения к трудовому договору целесообразно указать следующие пункты:

1. Работнику устанавливается суммированный учет рабочего времени.

2. Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается Правилами внутреннего трудового распорядка.

3. Учетным периодом является месяц.

4. Норма рабочего времени за учетный период устанавливается исходя из 40-часовой рабочей недели с двумя выходными. 

5. Дата и время выхода работника на работу, продолжительность работы, время окончания работы, выходные дни определяются в графике работы.

6. Графики работ доводятся до сведения сотрудника не позднее чем за 1 месяц до введения их в действие.

7. Перерыв для отдыха и питания (45 минут) предоставляется каждые 4 часа работы.

8. Часовая ставка для расчета заработной платы сотрудникам на окладе рассчитывается путем деления должностного оклада на среднегодовое нормативное количество часов и остается неизменной в течение текущего года.

Обратите внимание!

Уведомить работников об изменении условий трудового договора (в нашем случае — о переходе на суммированный учет рабочего времени) работодатель обязан письменно не позднее чем за 2 месяца (ч. 2 ст. 74 ТК РФ) — например, издать приказ о внесении изменений в ПВТР с приложением списков сотрудников.

Если работник отказывается от условий работы в новом режиме, т. е. в новых организационных условиях, то трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

При переходе на суммированный учет рабочего времени работодатель обязан разработать график работ, который содержит информацию о норме рабочего времени, количестве выходных и рабочих дней, границах и длительности рабочего дня, а также сочетании рабочих периодов с промежутками отдыха.

Оформление графика работы и табеля учета рабочего времени при суммированном учете

График работ может быть введен приказом руководителя организации. Специальной процедуры, предусматривающей форму и срок ознакомление работников с графиком работ, законом не установлено. Поэтому работодатель может самостоятельно определить порядок ознакомления с графиком работ, предусмотрев при этом разумные сроки.

Напоминаем, что Трудовой кодекс РФ определяет в общем случае нормальную продолжительность труда как 40-часовую рабочую неделю (ст. 90 ТК РФ). Длительность выполнения трудовых обязанностей за учетный период должна быть не больше нормальной недельной, умноженной на количество недель в принятом учетном периоде.

При составлении графика работ учитывается протяженность учетного периода, которая не должна превышать год.

В зависимости от специфики работы компании для разных должностей могут устанавливаться рабочие графики с разной продолжительностью рабочего времени с сочетаниями периодов отдыха.

В качестве примера — режимы работы специалистов путей сообщения (железной дороги) (табл. 1).

При составлении графика работы учитывается следующее:

1. Норма рабочего времени. Количество рабочих часов по графику за учетный период не должно быть больше количества рабочих часов по производственному календарю за тот же период.

2. Одна смена не может длиться дольше 12 ч.

3. Запрещено работать на протяжении двух смен подряд.

4. Еженедельный непрерывный отдых должен быть не менее 42 ч.

5. Перерыв на отдых и питание — от получаса до двух часов.

6. Продолжительность смен в ночное время должна быть сокращена на один час без последующей отработки.

7. В предпраздничный день продолжительность смены сокращается на 1 час.

8. Учитывается ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

9. График работ не должен содержать условий по сверхурочным работам.

1. Чтобы правильно составить график работы, в первую очередь нужно определить количество человек на одно рабочее место.
2. Сколько сотрудников нужно на одно рабочее место, можно рассчитать следующим образом:
3. (Количество календарных дней в учетном периоде) × (Продолжительность рабочего дня в часах) / (Норма за учетный период по производственному календарю – Количество рабочих дней, приходящих на отпуск).

Пример 1

Режим работы торговой организации — с 10:00 до 20:00 без выходных. Нормальная продолжительность рабочего времени — не более 40 ч в неделю. Учетный период — квартал. На него приходится 480 ч (40 ч × 4 нед. × 3 мес.) рабочего времени.

Отпуск продолжительностью 28 календарных дня. На него приходится 160 рабочих часа (4 нед. × 40 ч).

Определим, сколько сотрудников нужно на одно рабочее место, чтобы не было переработки:

90 дн. × 10 ч / (480 ч – 160 ч) = 2,8 чел., т. е. на 1 рабочее место нужны 3 сотрудника.

Работодатель обязан учитывать рабочее время сотрудников персонально, отдельно фиксируя фактически отработанные часы каждого в табеле учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре уполномоченным на это сотрудником и передается в бухгалтерию.

Заполненный и подписанный табель является основанием для расчетов с работниками и начисления им заработной платы за фактически отработанное время.

Порядок оплаты при применении суммированного учета

Пример 2. Исходя из часовой тарифной ставки

Продавцам установлен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом один месяц. Тарифная ставка продавца — 200 руб./час. График работы — 2/2 (2 рабочих дня, дневная смена по 11 ч, 2 выходных).

По окончанию учетного периода — месяца — подсчитывается отработанное время. По табелю учета рабочего времени за месяц продавец отработал 176 ч при норме 168 ч, т. е. сверхурочно отработано 8 ч.

Сверхурочная работа оплачивается в соответствии с положениями ст. 152 ТК РФ: за первые два часа работы — не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. 

• Рассчитаем заработную плату продавца и оплату сверхурочно отработанных часов.
• Число рабочих часов по норме — 168.
• Определим число рабочих дней по норме в учетном периоде (месяце):
• 168 ч / 11 ч за смену = 15 дн.
• Находим среднюю продолжительность сверхурочной работы, приходящейся на 1 рабочий день учетного периода, через расчетный коэффициент:

8 ч / 15 дн. = 0,53 ч/дн. — не превышает 2 ч в день, что соответствует оплате часов переработки в полуторном размере.

Определим доплату за переработку:

8 ч × 200 руб./ч × 1,5 = 2400 руб.

Рассчитаем заработную плату за месяц по норме:

200 руб. × 168 ч = 33 600 руб.

Общая сумма зарплаты за учетный период составит:

33 600 руб. + 2400 руб. = 36 000 руб.

Учет рабочего времени: что нужно знать бухгалтеру-кадровику

Современная реальность открыла бизнесу новые возможности удаленного контроля за сотрудниками и количеством отработанных ими часов. Но и до нее вопрос эффективного учета рабочего времени постоянно всплывал в компаниях. 

Учет рабочего времени позволяет выявить проблемы, связанные с эффективностью трудозатрат сотрудников организации, а также обеспечить справедливый расчет заработной платы. Такой учет предусмотрен российским законодательством (ч. 3 ст.

91 Трудового кодекса). Выбор средств и методов учета времени, затрачиваемого работниками на выполнение служебных заданий, предоставляется руководству организаций.

Приемы учета выбираются в зависимости от направления и масштабов бизнеса, а также от режима труда. 

Виды учета рабочего времени

Какой вид учета рабочего времени применять, решает работодатель, исходя из особенностей производственного процесса. Этот выбор закрепляется в локальном нормативном акте.

Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или Положении о табельном учете рабочего времени. 

Для каждого режима труда (графика работы сотрудников) целесообразно применение следующих видов учета:

• поденный (каждодневная фиксация отработанных часов);
• понедельный (итоговое количество рабочих часов фиксируется в конце недели);
• суммированный (учитывается рабочее время за определенный период).

Фиксируется также длительность отпусков, отслеживается отсутствие сотрудников на работе (больничный или другая причина).

При учете рабочего времени за ориентир принимают сведения ежегодного производственного календаря. В нем отмечены даты государственных и профессиональных праздников, выходных, укороченных предпраздничных дней.

В общероссийском производственном календаре содержится информация о количестве рабочих часов в каждом месяце и квартале года, а также о нормах рабочего времени при полной и сокращенной трудовой неделе. 

Поденный учет

Такой учет рабочего времени производится в организациях, работающих в нормированном режиме с 5-дневной или 6-дневной рабочей неделей. Это стандартный режим работы большинства организаций и учет рабочего времени не вызывает особых сложностей. При поденном учете фиксируются:

• время прихода на работу и ухода с нее;
• обязательные часы ежедневной отработки;
• наличие перерывов;
• затраты сверхнормативного времени на выполнение служебных заданий.

Возмещение сверхурочного труда согласуется с работником. Возможно получение денежной компенсации, предоставление оплачиваемых отгулов или дополнительных дней отпуска.

Понедельный учет

Такой вид учета используется при ненормированном режиме работы (неравномерном распределении рабочих часов по различным дням календарной недели).

Например, в начале недели решаются вопросы, требующие более долгого рассмотрения, а предвыходной рабочий день укорачивается. 

Иногда по договоренности с руководством сотрудники намеренно перераспределяют недельную нагрузку, если у них возникают особые семейные обстоятельства. Это случается например у родителей, воспитывающих маленьких детей или имеющих нетрудоспособных родственников.

Учет рабочего времени обязательно проводится посуточно, но суммарное количество отработанных часов подсчитывается за неделю. Также ведется учет сверхнормативных часов, потребовавшихся для выполнения поставленных задач. В конце учетного периода результаты понедельного учета сдаются в бухгалтерию для расчета ежемесячного заработка.

Суммированный учет

Специфика деятельности некоторых организаций такова, что их сотрудники работают не по пятидневке, а выходят на работу по графику. Причем продолжительность рабочего дня у них может быть и больше 8 часов. При этом за неделю выходит то больше 40 часов, то меньше.

В такой ситуации применяют суммированный учет рабочего времени. При таком способе учетным периодом может являться месяц, квартал или иной промежуток времени, но не более одного года. Об этом сказано в ч. 1 ст. 104 ТК РФ. Используется, когда по условиям работы не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная норма рабочих часов.

Работодатель обязан установить учетный период: месяц, квартал, полугодие или год, по итогам которого фактически отработанное время должно совпадать с нормой рабочего времени по производственному календарю. Переработки в течение одних временных отрезков учетного периода должны быть компенсированы за счет недоработок в другие промежутки времени.

Данный вид учета наиболее трудоемкий и сложный.

Важно помнить!

Норма учета рабочего времени составляет 40 часов в неделю. При этом особенности производственного графика — будь то пятидневка, шестидневка или работа с «плавающими» выходными днями — не имеют особого значения. Любое превышение нормы расценивается как переработка. 

При суммированном учете количество рабочих часов в квартальном, месячном или годовом графике устанавливается исходя из общей нормы. При этом рабочие и выходные дни должны чередоваться таким образом, чтобы как минимум раз в неделю работник отдыхал не менее 42 часов подряд.

Формы и средства учета рабочего времени

Учете рабочего времени это фиксация часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Для реализации учета обычно используются табели. Учетный табель по форме Т-12 заполняется вручную. Для его ведения назначается специальный сотрудник.

Табель по форме Т-13 составляется с помощью автоматической программы регистрации учетных показателей.

В табеле ежедневно фиксируется явка сотрудников, особенности работы (дневная, ночная, сверхурочная, труд в выходные и праздничные дни), количество отпускных дней, отсутствие сотрудника (с указанием причины).

При суммированном учете рабочего времени работодателю необходимо составить график работ. Данная обязанность за работодателем напрямую не закреплена, однако такой график поможет вести точный учет рабочего времени и не допускать случайных переработок. Фактически в графике работ указывается предполагаемое время работы каждого сотрудника (начало, окончание, количество часов).

Конечно, график работ в какой-то степени компенсируется и дублируется табелем учета рабочего времени. Но главное их отличие в том, что график работ составляется как план будущей трудовой загрузки сотрудников, а в табеле информация указывается по факту работы.

Используются также многочисленные дополнительные средства, облегчающие учет рабочего времени. К ним относятся:

• журналы прихода и ухода сотрудников;
• специальные пропускные устройства с использованием систем биометрической идентификации, магнитных пластиковых карт, кодовых замков;
• средства отслеживания входа и выхода людей на/за территорию предприятия (видеокамеры, сигнализация). Такие устройства используются не только для учета рабочего времени, но и для безопасности. Они устанавливаются открыто с согласия работников организации;
• средства мониторинга работы на компьютере, предотвращения непродуктивных затрат рабочего времени, фиксации трудозатрат на выполнение отдельных заданий (DLP-системы и тайм-трекеры) и т. п.

Нестандартные ситуации при учете рабочего времени

Исходя их данных учета рабочего времени, бухгалтер производит начисление зарплаты: труд оплачивается пропорционально отработанному времени или выполненным объемам работ. Однако бывают нестандартные ситуации.

Учет рабочего времени в выходной день 

По общему правилу в выходные и праздничные дни сотрудник должен отдыхать. Если же сотрудник привлекается к работе, ее необходимо оплатитьв двойном размере или предоставить другой день отдыха. Поэтому так важно внимательно вести учет рабочего времени в выходные дни. 

Это правило не всегда действует при суммированном виде учета рабочего времени. ТК РФ предписывает в этом случае оплачивать в двойном размере только праздничные дни, так как обычные выходные суббота и воскресенье для работающих посменно будут являться обычными рабочими днями, а для отдыха им предоставляются другие дни недели.

Нерабочие праздничные дни установлены для всех сотрудников без исключений (ст. 112 ТК). Поэтому работу в такие дни оплачиваются дополнительно. Оплату и учет рабочего времени в выходные и праздничные дни ТК РФ регламентирует в статье 153.

• Если сотрудник работает по скользящему графику и праздничная смена приходится на его рабочий день по графику, то время работы в праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере.
• Если работа в праздничные дни производилась сверх нормы рабочего времени, то оплата труда сотрудника должна производиться не менее чем в тройном размере.
• Если на праздничный день приходится только часть смены, в повышенном размере оплачивается только фактически отработанное в праздничный день время.

Оплата работы в ночное время

Каждый час работы в ночное время (с 22.00 до 6.00) оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров, установленных трудовым законодательством (ч. 1 ст. 154 ТК РФ) в независимости от системы оплаты труда и вида учета рабочего времени.

Минимальный размер повышения оплаты труда за работу в ночное время установлен законом и составляет 20 процентов часовой тарифной ставки (оклада, рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время.

Для отражения в табеле учета рабочего времени отработанных ночью часов используется буквенный код «Н» или цифровой «02» с указанием количества часов работы в ночное время.

Оплата сверхурочной работы

Согласно ч. 1 ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа – выполнение сотрудником по инициативе работодателя работы за пределами установленного в организации рабочего времени (смены) или сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (при суммированном учете).

Существует два способа компенсации за сверхурочную работу (ст. 152 ТК РФ):

• оплата сверхурочного времени в повышенном размере;
• предоставление дополнительного времени отдыха

Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа не менее чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее чем в двойном размере. соответствующие размеры могут быть установлены также в коллективном договоре.

Если работник, которому установлен суммированный учет, отработал неполный учетный период (например, болел или был в отпуске), то при определении его нормы рабочего времени в таком периоде время отсутствия по уважительным причинам нужно исключить.

Таким образом, при подсчете часов переработки за учетный период нужно ориентироваться не на стандартную норму рабочего времени, а на уменьшенную для этого работника.

Еще один важный момент! 

Согласно ст. 101 ТК РФ ненормированный рабочий день – это режим работы, при котором отдельные сотрудники могут по распоряжению работодателя и в случае необходимости эпизодически привлекаться для выполнения обязанностей за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

Работа в режиме ненормированного рабочего дня, в отличие от сверхурочной работы, не оплачивается дополнительно. Фактически сотрудники, работающие по такому графику, получают заработную плату, как при нормальной продолжительности рабочего дня. Но им полагаются дополнительные дни отпуска. 

Если же работник при ненормированном рабочем дне привлекается к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, а также в ночное время, то такая работа подлежит оплате в особом порядке.

Учета рабочего времени «вахтовика»

На основании ст. 300 ТК РФ, работодатель обязан вести суммированный учет рабочего времени за весь отчетный период (время вахты), а также ежемесячно в случае если период вахты превышает один календарный месяц.

Рабочее время и время отдыха вахтовиков надо указать в графике работы на вахте. Там, в частности, фиксируются рабочие и выходные дни, время в пути и время междувахтового отдыха. 

Продолжительность смены должна быть не более 12 часов, также у работника должно быть не менее четырех выходных в месяц.

При суммированном учете рабочего времени “вахтовика” работа в выходной или праздничный день не компенсируется другим выходным днем (как при обычном режиме работы) и не оплачивается в повышенном размере, поскольку она включена по графику в норму рабочего времени и за нее предоставляются оплачиваемые дни междувахтового отдыха. 

Если сотрудник работает вахтовым методом в районе с особыми климатическими условиями, надо рассчитывать зарплату с учетом северных коэффициента и надбавки.

Коротко о главном

Регулярный учет рабочего времени важен для укрепления трудовой дисциплины и сознательности работников, для выявления причин отставания по срокам выполнения заказов, снижения доходности предприятия.

Контроль расходования рабочих часов позволяет избежать авралов, повысить эффективность работы организации в целом, увеличить мотивацию сотрудников путем разумного поощрения за добросовестный труд.

Суммированный учёт рабочего времени (СУРВ). График, расчёт, правила

Запомните, СУРВ расшифровывается — суммированный учёт рабочего времени.

Существуют организации с такими особенностями организации труда, которые не позволяют устанавливать ежедневные или еженедельные нормы рабочих часов, например, сезонные производства. Но регулярно подсчитывать отработанные часы работодатель обязан в любом случае.

Для таких предприятий ТК РФ предусматривает особый режим учета – суммированный.

Как бы ни распределялись трудовые часы в продолжение недели, декады, месяца, квартала, их общее количество за учетный промежуток, который не превышает года, должен соответствовать нормативам, установленным в законодательстве.

Рассмотрим нюансы, касающиеся графика такого учета, а также проанализируем, как он будет реализовываться при сменном режиме труда. Коснемся вопросов начисления вознаграждения за труд при таком методе учета, в том числе и в ситуациях, когда имела место переработка. Покажем, как происходит расчет рабочих часов при суммировании на конкретном примере.

Как работодателю установить суммированный учет рабочего времени?

Особый вид учета рабочего времени – суммированный

Суммированный учет – это, по сути, специальный рабочий режим, основанный на соблюдении определенных графиков (как правило, это «скользящие» или сменные графики).

Основанием для установления таких графиков является причина «от противного» – когда нет возможности спланировать режим таким образом, чтобы рабочая неделя составляла твердое количество часов, предусмотренное нормами ст. 91-92 ТК РФ:

• 24 – для молодежи до 16 лет;
• 35 – для имеющих группу инвалидности;
• 36 – для педагогов и работников вредных производств;
• 39 – для медиков
• 40 часов – стандартная продолжительность.

Рабочая неделя не может включать больше 40 часов.

При СУРВ недоработка в течение одного периода сможет быть компенсирована переработкой в другие временные промежутки, что в сумме выходит на требуемый нормой результат.

График суммированного учета рабочего времени (СУРВ)

ВАЖНО! Рекомендации по составлению графика суммированного учета рабочего времени от КонсультантПлюс доступны по ссылке

При введении на предприятии системы СУРВ обязательным документом является график работы.

К СВЕДЕНИЮ! Ст. 103 ТК РФ однозначно требует составления графика СУРВ только для режима работы, предусматривающего сменность. Для остальных рабочих режимов такое требование не является законодательно обязательным.

Тем не менее, чаще всего работодатели предпочитают составлять такие графики, поскольку обеспечить соответствие рабочего времени законодательным нормам, особенно в длительном учетном периоде, иным способом практически невозможно.

График составляется на основе нормативных документов предприятия:

• колдоговора;
• трудовых индивидуальных договоров или допсоглашений к ним;
• правил внутреннего трудового распорядка;
• иных локальных актов.

ВНИМАНИЕ! График СУРВ может составляться как для всего предприятия в целом, так и для отдельных групп сотрудников или лиц, применяться на постоянной основе или вводиться временно.

Главные сложности при составлении графика

Организация графика суммированного учета – довольно кропотливая процедура. Составители сталкиваются в процессе планирования со многими сложностями, решать которые приходится, исходя из конкретных ситуаций. Рассмотрим основные сложности, стоящие на пути составителя графика СУРВ, и наметим возможные пути их преодоления.

1. Установка чередования смен и выходных дней. В зависимости от продолжительности смены, за учетный год может накопиться такое количество часов работы, которое не уложится в установленную годовую норму. Такое может случиться, если, например, норма за год получается нечетной, а смена рассчитана на четное количество. Выход может быть в том, чтобы составлять график с минимальной недоработкой либо корректировать отработку дополнительными выходными днями. Для этого не стоит прописывать в нормативных документах слишком строгое сочетание периодичности рабочих смен и выходных дней, чтобы иметь возможность «маневров».
2. Санкции за превышение часовых норм. Закон не разрешает переработки свыше установленных лимитов. Поэтому, если график спланирован так, что предусматривает переработку, инспекционные органы могут счесть это нарушением. Выход: при невозможности точного соблюдения нормы в графике менее «травматична» запланированная недоработка (разумеется, минимальная), чем даже небольшая переработка. Недоработку по вине работодателя придется просто оплатить по среднему уровню заработной платы, а переработка чревата штрафными санкциями.
3. Ознакомление работников с графиком. Ст. 103 ТК РФ требует ознакомления работника с графиком сменности не позднее 30 дней до его введения под его письменное подтверждение согласия. Однако, тут у работодателя может возникнуть еще одна сложность. СУРВ – такой режим, при котором производственная необходимость в любой момент может заставить корректировать принятый график. Конечно, общее число часов за учетный период в любом случае должно остаться без изменений, но может потребоваться исправить соотношение выходных и рабочих смен. А ознакомление работника под роспись делает невозможным любые изменения графика меньше, чем за месяц.

   Если же такие изменения будут внесены, они будут признаны отклонением от режима работы, соответственно, их отработка будет квалифицирована как сверхурочная работа либо занятость в выходной, а это уже другие нормы оплаты.

   К тому же, для такой отработки опять-таки требуется согласие сотрудника и издание письменного распоряжения руководства.

   Выход: знакомить работника с графиком работодатель, безусловно, обязан, но закон не говорит, что согласие должно подтверждать график сразу на весь учетный период, даже если он и составляет целый год.

   Работодателю целесообразно составить предварительный годовой график учета СУРВ, а вводить его в работу небольшими частями, удобнее всего месячными периодами. Таким образом, работник будет знакомиться с новым графиком и подписывать его ежемесячно, и в него можно будет своевременно вносить необходимые коррективы.

Оплата и сверхурочные (переработка при суммированном учете рабочего времени)

Трудовое вознаграждение при соблюдении графика СУРВ

Способ начисления оплаты выбирает работодатель, согласовывает его с принимаемым на работу сотрудником, что закрепляется в трудовом или коллективном договоре. Возможно применение различных систем зарплаты.

Наиболее часто применяется система оплаты труда за фактически отработанное время:

• почасовые тарифные ставки: ежемесячно выплачиваемая сумма рассчитывается исходя из отработанных часов в течение каждого конкретного месяца;
• должностные оклады: ежемесячно выплачивается фиксированная сумма, если отработаны все смены в соответствии с запланированными графиком.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При окладной системе средняя зарплата за 1 час труда будет разная в тот или иной месяц, общая сумма «набежит» только по окончании учетного периода. При почасовой тарификации стоимость часа всегда одинаковая, поскольку является фиксированной величиной, закрепленной документально.

Возможно применение сдельной оплаты труда, когда вознаграждение начисляется в зависимости от количества единиц произведенной продукции или выполненных операций.

Оплата за переработки при СУРВ

При режиме СУРВ, как и при иных рабочих режимах, иногда складывается производственная необходимость в отработке большего количества часов, чем это допускают нормы трудового права.

Сверхурочная работа – это переработка сверх нормированного количества часов, составляющих учетный период.

Понятие «учетный период» здесь является ключевым, поскольку сама логика СУРВ предусматривает переработку в другие временные промежутки, компенсируемую меньшей отработкой в другие периоды.

Таким образом, при годичном учетном периоде не может быть сочтена сверхурочной переработка за неделю или месяц, даже если ее не заложили при составлении графика.

СПРАВКА! Подсчет и начисление платы за сверхурочные часы производят исключительно по итогам всего учетного периода, а если сотрудник уходит, то на дату его увольнения.

Инспекционные органы относятся с пониманием к сложностям планирования СУРВ, допуская переработку, не превышающую установленных пределов: для каждого члена рабочего коллектива в течение года не может быть переработано больше 120 часов, а в продолжение 2 дней подряд – более 4 часов (ст. 99 ТК РФ).

Если составить график без заложенной в него переработки не представляется возможным, это значит, что в организации не хватает кадров, и ей следует увеличить численность персонала.

Нормы оплаты сверхурочных

Трудовое законодательство предусматривает особый регламент начисления трудового вознаграждения за сверхурочное время:

• за первые переработанные два часа полуторная оплата;
• за последующие часы – удвоенная почасовая ставка (при часовой тарификации);
• доплата в сумме еще одного соответствующего почасового тарифа (при сдельной оплате).

ПОМНИТЕ! Нельзя компенсировать переработку в одном учетном периоде недостачей рабочих часов в следующем.

За ночной труд предусмотрены дополнительные финансовые бонусы, составляющие не ниже 20% от средней тарифной почасовой ставки за каждый отработанный час ночной смены.

В праздники и выходные дни оплата за работу также предусматривает повышенный размер:

• почасовикам – двойная ставка за час;
• сдельщикам – двойная расценка;
• «сидящим» на окладе – одинарный или двойной среднедневной или среднечасовой заработок (удвоение зависит от того, имела ли место переработка наряду с выходом в нерабочий день).

Решение особо сложных вопросов оплаты работы в выходные дни при суммированном учете рабочего времени

Допускается компенсация не в финансовой форме, а в виде дополнительного времени для отдыха (это согласовывается с самим рабочим).

ВАЖНО! Если выход сотрудника в день праздника или выходного предусмотрен по графику СУРВ, то это время засчитывается как рабочее и входит в норму, которая установлена за учетный период.

Суммированный учет рабочего времени по периодам

Важный момент при планировании СУРВ – выбор оптимального учетного периода.

Нужно установить тот временной промежуток, в течение которого персонал гарантированно наберет более или менее постоянную сумму отработанных часов, соответствующих нормам. Закон оставляет этот выбор за работодателем, который последний делает, исходя из соображений целесообразности. Он может составлять:

• декаду;
• месяц;
• двухмесячный промежуток;
• квартал;
• полугодие;
• год.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Срок, превышающий годичный, законодательно не предусмотрен!

Для некоторых видов деятельности учетный период прописан в законодательстве, например, для водителей он должен быть равен месяцу. Для сотрудников вредных производств и трудящихся в опасных условиях при СУРВ нельзя превышать трехмесячный учетный период.

Если периодичность рабочих и выходных более-менее постоянная, то стоит устанавливать «четный» учетный период (2 месяца, полугодие, год), чтобы переработки одной половины перекрывали недостачи рабочих часов в другой. При сезонной работе целесообразен максимальный учетный период, тогда «сезон» легко перекроет «несезон».

Суммированный учет: рекомендации для работодателя, чтобы ничего не нарушить

Пример расчета суммированного учета рабочего времени

Приведем конкретный пример расчета СУРВ.

В организации принят суммированный учет рабочего времени. За норму принята стандартная неделя в 40 часов, учетным периодом выбран квартал.

Сначала вычисляется норма рабочего времени. Для этого 40 часов нужно разделить на 5 дней (стандартную продолжительность рабочей недели), а затем умножить на количество рабочих дней в каждом месяце. Не забываем вычесть по 1 часу за каждый предпраздничный день.

Можно не производить этих вычислений, а просто посмотреть данные производственного календаря, где они уже заранее подсчитаны и приведены для разных вводных данных: для учетного периода в неделю, месяц, квартал или год при рабочей неделе различной продолжительности.

Теперь посмотрим фактически отработанные временные показатели. За 1 квартал года время, фактически отработанное в соответствии с графиком, составило:

• в январе – 158 часов;
• в феврале – 150 часов;
• в марте – 172 часа.

Итого в сумме 480 часов.

Если свериться с производственным календарем на этот год, то в 1 квартале норма рабочего времени насчитывает 482 часа. Таким образом, мы видим 2-часовую недоработку по вине работодателя, которую работникам нужно будет оплатить по среднечасовому тарифу, он вычисляется путем деления месячной заработанной суммы на количество часов, отработанных в этом месяце.

За 2 квартал отработанные часы составили:

• в апреле – 164 часа;
• в мае – 156 часов;
• в июне – 188 часов.

• В сумме это 508 часов.
• Производственный календарь предусматривает как раз это количество, так что график выполнен без переработок и недоработок.
• В 3 квартале наблюдалась такая картина по графику:

• в июле – 166 часов;
• в августе –174 часа;
• в сентябре – 172 часа.

Сумма составляет 512 часов, тогда как производственный календарь на 3 квартал данного года предусматривает 500 часов. Получается переработка в 12 часов, которую по закону надо оформить и оплатить как сверхурочные: 2 часа по полуторному тарифу, остальные 10 часов – по двойному. Дополнительная выплата должна быть начислена в сентябре.

Правила суммированного учета рабочего времени

Подытожим требования к СУРВ: работодатель при планировании такого режима работы должен учитывать следующие важные моменты.

1. СУРВ в обязательном порядке вводится в организациях, которые не могут обеспечить постоянное соблюдение рабочих часов в продолжение рабочего дня (смены) или недели.
2. Количество отработанного времени при СУРВ за учетный период не должно превышать предусмотренное законодательными нормами.
3. График СУРВ обязателен при организации посменного режима труда и желателен при всех остальных режимах.
4. Учетный период при режиме СУРВ устанавливается произвольно, кроме тех видов деятельности, где он предусмотрен законом, и его неправомерно устанавливать длиннее 1 года.
5. В графике СУРВ обязательно должны быть регламентированы следующие позиции:
   • начало и завершение трудового процесса;
   • длительность смены (рабочего дня) в часах;
   • периодичность рабочих смен и выходных дней;
   • время междусменного отдыха.
6. Запрещается закладывать в график существенную переработку (это чревато админответственностью), нежелательна и недоработка. Если фактически произошло то или другое, это должно быть компенсировано работодателем в установленном законом порядке.
7. Сверхурочные часы вычисляются и оплачиваются после истечения учетного периода.
8. Работа в государственные праздники по графику входит в общую норму часов, хотя и дополнительно оплачивается или компенсируется, не являясь при этом сверхурочной.
9. Для работника, приступившего к своим обязанностям не в начале учетного периода, общая часовая норма уменьшается.
10. Отсутствие сотрудника по уважительной причине, в частности, из-за больничного или отпуска, исключает пропущенные часы из его нормы по учетному периоду.

Работа в выходной день при сменном графике. Оплата труда

Консультация эксперта

Каждая организация устанавливает тот режим рабочего времени, который наиболее соответствует её виду деятельности. Одним из распространённых вариантов является сменный режим работы. Об учёте рабочего времени и оплате труда при сменном графике – в статье нашего эксперта Анастасии Чекмаревой. 

*** 

Сменный режим удобен, когда организация должна функционировать непрерывно, обычной длительности рабочего времени не хватает для производственного процесса, а также в целях более эффективного использования оборудования.

При установлении сменного режима работы специалисты часто сталкиваются с вопросами, связанными с оплатой труда.

• Какую систему оплаты труда выбрать при сменном графике работы?
• Как оплатить недоработки/переработки по графику сменности?
• Как оплачивается смена в ночное время?
• Как оплачивать нерабочие праздничные дни при сменном графике?
• Как оплатить работу в выходной день при сменном графике? 

Разберёмся во всех тонкостях данной темы.

Что такое сменный режим работы?

Определение сменного режима работы можно найти в статье 103 ТК РФ. Это работа в две, три или четыре смены, которая вводится для оптимизации рабочего процесса.

Сменный режим работы, как и любой другой режим работы в организации, должен быть закреплён в трудовом договоре и локальном нормативном акте.

Вы можете включить режим работы в правила внутреннего трудового распорядка или разработать отдельный локально-нормативный акт о режимах рабочего времени.

Если в вашей организации часть работников работают по обычному графику, а часть по сменному, то это также должно быть отражено в документе.

Как составить график сменности?

При установлении сменного режима работы в организации требуется составить график сменности и ознакомить с ним работников. График сменности – это локальный нормативный акт, который регулирует режим рабочего времени и времени отдыха при сменной работе.

Обратите внимание на различие графика сменности по статье 103 ТК РФ и графиков для других режимов работ, например для гибкого режима работы. В течение рабочего дня группа работников при сменном графике обязательно должна замениться на другую. Например, график «сутки через двое» является гибким, но не сменным.

Трудовое законодательство не предусматривает формы и содержание графика сменности.

Отразите в документе распределение смен и выходных дней в течение срока, на который составлен график, число смен в сутки, продолжительность каждой смены, время её начала и окончания, обеденный перерыв, дополнительно вы можете указать и иную нужную вам информацию. При составлении графика учтите, что работа в течение двух смен подряд запрещена трудовым законодательством.

С графиком сменности необходимо ознакомить сотрудников. Вы должны это сделать не менее чем за один месяц до введения графика в действие. 

Как вести учёт рабочего времени при сменном режиме работы? 

При установлении сменного режима работы вы можете вести учёт рабочего времени как обычным способом, так и применять суммированный учёт.

Законодательство не предусматривает жёстких требований, но при обычном учёте рабочего времени норма часов в неделю, как правило, не должна превышать 40 часов (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).

Чаще всего при сменном режиме работы сложно соблюдать данную норму, в связи с этим организации вводят суммированный учёт рабочего времени (ч. 1 ст. 104 ТК РФ). 

Какую систему оплаты труда выбрать при сменном режиме работы? 

Специальных требований к установлению системы оплаты труда при сменном графике в законе нет. Работодатель может выбрать любую систему оплаты труда. Это может быть окладная, повременная, сдельная или иная системы оплаты труда.

Как оплатить недоработки/переработки по графику сменности?

При графике сменности у работника могут образовываться недоработки, когда он отработал не всю норму рабочего времени, или, наоборот, переработки, когда он работал сверх нормы часов.