На практике командировочное удостоверение — это документ с отметками о выбытии и прибытии по месту назначения, подтверждающий время нахождения в служебной поездке.
Порядок направления в командировки и оформления отчетности о служебной поездке в России изменился еще в 2015 году. Новые правила до сих пор вызывают вопросы, поэтому стоит уточнить, какие документы отменены и как они теперь используются.
Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили
Форму отменили, она не является обязательной. Поправки в постановление правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» внесены законодателями еще в 2014 году и вступили в силу с января 2015.
Таким образом, ответ на вопрос, когда отменили командировочные удостоверения в России, следующий: в 2014 году, но норма об отмене начала действовать с 2015 года.
Для подтверждения сроков нахождения в командировке допускается использовать проездные документы (билеты) работников.
В соответствии с поправками, внесенными постановлением правительства РФ № 1595 от 29.12.2014, работодатель не обязан оформлять по факту поездки работника командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе.
В то же время их использование не запрещено. Поэтому нужны ли командировочные удостоверения в 2021 году в организации, решает работодатель.
Порядок оформления командировки и отчетности по ней разрабатывается в организации самостоятельно и утверждается руководителем.
Если руководитель посчитает, что эти формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, их разрешается ввести на предприятии внутренним распоряжением, и они отражаются в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Допускается использовать унифицированную форму Т-10.
Правовое обоснование вывода. Постановлением правительства запрет на использование бланков не установлен, на практике его применение рекомендовано.
Бухгалтеры считают, что применение этих бланков эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (форма подтверждает факт пребывания в пункте назначения, время убытия и прибытия).
Его составление не является обязанностью по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы рекомендуется вводить для оформления служебных поездок. Если форма командировочного удостоверения утверждена и работник ознакомлен с таким локальным нормативным актом, на него возлагается обязательство его применять.
Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения
Отмена командировочных удостоверений была вызвана следующими соображениями:
- сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от части работы;
- предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.
В постановлении указано, что время пребывания в служебной поездке определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В этом качестве разрешено рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус.
Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талонов, квитанций, оформленных в соответствии с требованиями нормативных актов, или иных документов, подтверждающих факт заключения договора найма жилья и его исполнения.
Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут любые, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.
Если поездка заграничная, гражданин вправе предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.
В случае использования транспорта предприятия или личного факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.
Командировочное удостоверение отменили, но многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах.
Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно.
Руководитель самостоятельно определяет, как оформлять командировочное удостоверение в 2021 году, в соответствии с утвержденной формой. Но рекомендуется использовать следующие правила документооборота и делопроизводства:
- оформление лицевой стороны начать с указания наименования организации и кода ОКПО (присваивается Росстатом, есть на официальном сайте госоргана и в отчетных документах);
- указываются данные о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение, должность);
- обозначаются цель поездки и место назначения, срок (в днях и с какого по какое число).
Эта сторона заполняется сотрудником отдела кадров, бухгалтерии или иным уполномоченным лицом.
Оборотная сторона заполняется уполномоченными лицами по мере выбытия сотрудника с места работы и прибытия по месту назначения. Сотрудник последовательно предоставляет документ во всех предприятиях, куда он откомандирован руководителем.
Непосредственный руководитель разъясняет сотрудникам, как правильно командированные должны получить командировочные удостоверения и предъявить его:
- после оформления приказа обратиться к уполномоченному на оформление лицу;
- кадровик или бухгалтер формирует документ, регистрирует его в журнале;
- уполномоченное лицо выдает сотруднику документ под подпись;
- в каждом месте назначения работник фиксирует удостоверение у уполномоченных лиц с подтверждением информации подписью и печатью (при наличии);
- после завершения командировки бланк возвращается выдавшему его лицу.
Ответственность за оформление и сохранность несут уполномоченный сотрудник и командированный (в период командировки).
Нужно ли командировочное удостоверение в 2021 году
Командировочное удостоверение — это документ, удостоверяющий время нахождения сотрудника в служебной поездке. Несмотря на то, что с 2015 года компании не обязаны оформлять данный документ, многие работодатели по-прежнему его применяют. В нашей статье мы расскажем о том, есть ли необходимость оформлять командировочное удостоверение в 2021 году.
Обязательно ли составление командировочного удостоверения в 2021 году
Постановлением кабмина РФ от 29.12.2014 № 1595 было скорректировано Положение о командировках, благодаря которому с 08.01.2015 при отправлении работника в поездку по делам фирмы больше не нужно оформлять следующие документы:
- командировочное удостоверение;
- служебное задание;
- отчет о выполненной работе в командировке.
Эти новшества направлены на упрощения документооборота компании.
Для чего требовалось командировочное удостоверение
Постановлением кабмина от 13.10.2008 № 749 утвержден перечень документов, которые в обязательном порядке организация обязана оформлять при отправлении работников в командировку. До начала 2015 года в этом списке значилось командировочное удостоверение. Его форма приведена в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-10).
Этот документ служил для определения фактического времени нахождения работка в командировке. В каждом месте пребывания работника в удостоверение вносились отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.
До 2015 года компания не могла подтвердить расходы на служебную поездку без командировочного удостоверения. Об этом неоднократно заявляли чиновники (письма Минфина РФ от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45, от 07.11.2007 № 03-03-06/2/206).
Однако судьи считали, что расходы на командировку можно подтвердить также приказом (см. например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № А27-16987/2010 и от 07.05.2007 № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), ФАС Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/10864-08 и от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2).
Если же командировка длилась всего один день, то оформлять командировочное удостоверение было необязательно. Минфин этого не требовал (письмо от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60).
Таким образом, с отменой командировочного удостоверения споры о необходимости его наличия в целях подтверждения налоговых расходов прекратились.
Зачем оформлять командировочное удостоверение в 2021 году
Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом для подтверждения командировочных расходов, применять его закон не запрещает. Таким образом, компания вправе закрепить во внутренних документах организации необходимость его оформления в случае направления работника в служебную поездку.
При этом организация вправе оформлять данный документ в соответствии с его унифицированной формой № Т-10, либо разработать бланк удостоверения самостоятельно.
Выписанный документ необходимо зарегистрировать журнале учета выдачи командировочных удостоверений.
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, вручается работнику, который направляется в командировку для выполнения служебного задания.
В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются принимающей стороной (подписью соответствующего сотрудника и печатью при ее наличии).
Таким образом, если компании по-прежнему удобно оформлять командировочное удостоверение, то она вправе это делать, закрепив в ЛНА. Применение данного документа вкупе со служебным заданием подтвердит расходы компании.
Как подтвердить факт служебной поездки без командировочного
Как мы уже говорили, командировочное удостоверение предназначалось для того, чтобы удостоверить факт нахождения работника в служебной поездке.
Однако если фирма примет решение не оформлять работнику указанный документ, то срок нахождения в командировке могут подтвердить проездные билеты. При поездке по делам работодателя на личном или служебном транспорте следует заполнять служебную записку, приложив к ней путевые листы, счета, квитанции или иные документы, которыми можно подтвердить маршрут следования.
РАЗБОР ФСБУ 6/2020, 26/2020
Какие конкретные действия предпринять бухгалтеру, чтобы выполнить переход на новые ФСБУ правильно и своевременно? Какие проводки сделать в бухучете?
Только 31 января (понедельник) пошаговый разбор перехода на новые стандарты на трехчасовом вебинаре с Сергеем Верещагиным.
Записаться>>>
Командировочное удостоверение отменили: постановление, когда отменили, как оформить командировку по новому
Обновлено 27.02.2020
2018-09-10T10:37:34+03:00
В 2015 году в трудовое законодательство были внесены существенные изменения, касающиеся порядка оформления документов при направлении работника в служебную командировку. Командировочное удостоверение отменили.
Изменения были направлены на упрощение кадрового делопроизводства и сокращение оформляемой бухгалтерией первичной документации. Изменения коснулись, в том числе, и такого всем известного документа, как командировочное удостоверение.
Установленное ранее действовавшим законодательством и существовавшее в течение длительного времени требование о необходимости выдачи работнику командировочного удостоверения было отменено.
С 08.01.2015 по общему правилу составление командировочного удостоверения больше не требуется (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). С учетом этого на вопрос о том, нужно ли командировочное удостоверение в 2016 году, следует ответить отрицательно.
Бесплатная консультация юриста
Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Бесплатная консультация юриста
Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Задать вопрос
Согласно статье 22 ТК работодатель также вправе самостоятельно разрабатывать ЛНА предприятия, включая положение о командировках, где может быть предусмотрено составление удостоверений по рекомендуемой форме Т-10 или по собственному образцу. При этом остается обязательным оформление сотрудниками авансовых отчетов в целях подтверждения произведенных расходов и представление первичных документов по затратам (счета, чеки, квитанции, билеты и т.д.).
Несмотря на то, что командировочное удостоверение в 2017 году отменили, контрольные органы не рекомендуют предприятиям спешить отказываться от их использования. И вот по каким причинам.
Этот документ (наравне с авансовым отчетом) был необходим, прежде всего для подтверждения обоснованности произведенных расходов.
Ведь по статье 252 НК налогоплательщик вправе законно уменьшить полученные доходы на расходы при условии их оправданности и документального подтверждения.
Если речь идет о командировках, то на издержки относятся как суточные, так и оплата проезда, проживания и прочих сопутствующих поездкам трат. Основным первичным документом для подтверждения по-прежнему остается авансовый отчет.
Однако при отсутствии удостоверения потребуется приложить к нему косвенно подтверждающие факт поездки документы – приказ руководителя о командировке и проездные (п. 2 статье 252 НК). Фактический период пребывания специалиста в поездке подтверждается на основании проездных документов, а при их утере – документами о найме жилья (п. 7 Постановления № 749).
При отсутствии и гостиничной документации потребуется служебная записка или другой документ с отметками принимающей стороны.
Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты:
- Наименование документа, его номер и дата издания.
- Наименование предприятия, издавшего документ.
- Личные данные командируемого, его должность.
- Пункт назначения командировочной поездки.
- Дата начала и продолжительность командировки.
- Цель поездки, служебное задание.
- Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
- Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.
Следующим обязательным документом является авансовый отчет работника о затраченных средствах. В течение трех дней с момента завершения командировки, сотрудник обязан предоставить отчет в организацию, оплачивающую командировку, с приложением подтверждающих командировку документов.
Основной функцией командировочного удостоверения по ранее действовавшему законодательству являлось подтверждение времени нахождения работника в служебной командировке. На основании данного документа производился расчет суточных, выплачиваемых работнику.
В настоящее время, поскольку командировочные удостоверения в 2015 году были отменены, документами, подтверждающими срок пребывания работника в служебной командировке, являются проездные документы, которые работник обязан передать работодателю по возвращении из командировки (п.
11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)).
Бесплатная консультация юриста
Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Бесплатная консультация юриста
Ответим на ваш вопрос за 5 минут!
Признавая проездные документы в качестве основных первичных документов, которые подтверждают срок нахождения работника в командировке, законодатель тем не менее не исключает в п. 11 Приложения возможность подтверждения факта нахождения в командировке иными документами (в случае отсутствия проездных документов).
В частности, иные документы вместо проездных могут использоваться в следующих случаях:
- если билеты на транспорт работником не приобретались и в командировку он выезжал на служебном или собственном транспорте, фактический срок командировки указывается работником в служебной записке, к которой сотрудник прикладывает подтверждающие документы (путевой лист, счета, кассовые чеки и проч.);
- при утрате либо отсутствии проездных документов по иным причинам период нахождения работника в командировке может подтверждаться документами по найму жилого помещения (квитанцией (талоном) или иным документом, выдаваемым гостиницей).
В ситуации, когда у работника нет и проездных документов, и документов, подтверждающих проживание в гостинице или ином жилом помещении, срок пребывания в командировке определяется на основании служебной записки и (или) иного документа, в котором организация, куда был командирован сотрудник, подтвердила сроки его прибытия и убытия.
Командировочное удостоверение в 2022 году
Среди списка документов, которые используют при оформлении
командировки, часто упоминают командировочное удостоверение.
Разбираемся, нужен ли этот документ компании и если
да — как его оформить и заполнить.
Что такое командировочное удостоверение
Это документ, который свидетельствует, что сотрудник находится
в командировке и выполняет задание руководства.
По-другому его называют командировочным листом.
Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение
в 2022 году
Командировочные удостоверения организации использовали ещё
во времена СССР. Последний, современный образец удостоверения
был утверждён Постановлением Госкомстата России
№1 от 5 января 2004 года.
Постановлением Правительства РФ № 749
от 13 октября 2008 года удостоверение признавалось
документом, который подтверждает срок нахождения сотрудника
в командировке.
С 8 января 2015 года командировочное удостоверение, как
и служебное задание, законодательно
исключено из списка обязательных отчётных документов.
Согласно поправкам, подтвердить командировочные расходы
и фактическое нахождение сотрудника в командировке
позволяют приказ о командировке, проездные документы, документ
о найме жилья, служебная записка.
Но компании и сегодня могут использовать
командировочный лист в делопроизводстве, если считают это
необходимым и это прописано во внутренних нормативных
актах. По сути, этот документ, заполненный по форме,
свидетельствует сразу о нескольких фактах:
- что поездка работника имела производственный характер;
- что командировка состоялась в указанные сроки;
- что командированный действительно побывал в месте
назначения и встретился с принимающей стороной.
Командировочное удостоверение полезно не только
компании — для учета времени нахождения сотрудника
в командировке, но и самому сотруднику — если,
например, он приезжает в другой филиал компании
и должен обосновать цель визита.
Как оформить командировочное удостоверение
Форма удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата
в 2004 году. Бланк удостоверения является
рекомендованным, то есть при желании организация может
разработать собственную форму командировочного листа.
Скачать бланк командировочного
удостоверения (форма Т-10)
На лицевой стороне документа указывают:
- ФИО командированного,
- должность работника и служебное подразделение,
- место назначения и цель поездки,
- даты и продолжительность командировки,
- паспортные данные командированного.
Что написать в качестве цели командировки, в законе
не говорится. В качестве примера можно привести самые
разные варианты:
- подписание контракта на оказание услуг;
- проведение переговоров о заключении договора;
- наладка и ремонт оборудования;
- оказание консультационных услуг;
- проведение переговоров о закупке оборудования
и т.д.
Отдельно прописывается, что удостоверение действительно только
при предъявлении паспорта или другого документа, который его
заменяет.
Командировочное удостоверение распечатывают в одном
экземпляре и подписывают у гендиректора. Затем отдают
командированному — он должен хранить его при себе
во время поездки, а по возвращении отдать
в отдел кадров или бухгалтерию.
Как заполнить оборотную сторону командировочного листа
На обратной стороне документа предусмотрены строки для
отметок о том, когда работник выбыл и прибыл в место
назначения. Эти данные заполняют специалисты кадровой службы,
секретариата или бухгалтерии принимающей стороны и заверяют
их своей фамилией и подписью.
В первой строке указывают:
- дату выбытия — день, когда специалист отправился
в служебную поездку; - дату прибытия — день, когда сотрудник приехал в место
назначения (заполняют в принимающей организации).
Если других пунктов посещения в поездке нет,
то во второй строке принимающая организация фиксирует
день выбытия работника из места командировки, а дату
прибытия заполняют на месте постоянной работы командированного
в день, когда он приходит в офис.
Что делать, если работник едет не в другую компанию
или филиал, а, например, для проведения переговоров
с физическими лицами, то есть поставить отметки
о прибытии и выбытии некому? В этом случае можно
попросить заполнить эти поля в отеле или местной
администрации.
* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.
- Ещё можно почитать
- Как
оформить отмену командировку в связи
с коронавирусом - Командировка
во время пандемии: частые вопросы - Суточные
в командировке: нормы 2022 года - Как оформить
командировку для гендиректора - Компенсация
транспортных расходов в командировке - Какие
документы нужны для командировки в 2022 году - Каршеринг
в командировке - Командировка
в выходные дни
Туту Командировки —
удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок.
С помощью корпоративного аккаунта можно выдавать доступ
сотрудникам на покупку билетов, оплачивать билеты с баланса
компании, получать отчётные документы в эл. виде. И это еще не все
Служебные командировки в свете новой редакции Трудового кодекса
В статье рассматриваются изменения ТК, внесенные в него Законом N 219-З в части служебных командировок (далее — командировка). Изменения вступят в силу с 28.01.2020. Разберем их подробнее.
Какие изменения произойдут:
Изменение 1. Форма командировочного удостоверения будет устанавливаться нанимателем.
Изменение 2. Появится компенсация за выбытие в командировку и прибытие из нее в выходной день работника.
Изменение 3. Снимается запрет на направление в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет.
Изменение 1. Форма командировочного удостоверения будет устанавливаться нанимателем
Как сейчас: Форма командировочного удостоверения устанавливается республиканским органом государственного управления, проводящим единую финансовую политику, т.е. Минфином .
На данный момент формы командировочных удостоверений установлены приложениями 1 и 2 к Инструкции Минфина N 35.
Как будет: С 28.01.2020 нанимателям официально будет предоставлено право самостоятельно определять форму командировочного удостоверения .
Вывод: С учетом сути предстоящего изменения, полагаем, не стоит ожидать, что Минфин утвердит новую форму командировочного удостоверения.
При этом в настоящее время Инструкция Минфина N 35 еще не утратила свою юридическую силу, хотя с 23.03.2019 в силу вступило Положение N 176 и, соответственно, указанная Инструкция фактически не применяется.
По нашему мнению, после вступления в силу ТК в новой редакции нанимателям можно будет применять формы командировочных удостоверений, предусмотренные приложениями 1 и 2 к Инструкции Минфина N 35, в качестве образцов для разработки собственных форм. Полагаем, что указанные формы следует использовать без реквизита «М.П.», который не актуален с учетом положений Декрета N 7.
- Пример формулировки положения о командировках с утверждением самостоятельно разработанной формы командировочного удостоверения:
- «ГЛАВА 3
ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ
И ВОЗВРАЩЕНИЯ ИЗ НЕЕ - …
3.1.4.
Не позднее чем за 1 день до отъезда в командировку в организацию, в которой есть возможность отметить дату прибытия и выбытия командированного работника, командируемому работнику выдается командировочное удостоверение по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению. Если работник возвращается из командировки в день отъезда, командировочное удостоверение выписывается в общем порядке.
При направлении в служебную командировку строительных бригад на строительные объекты (в пределах Республики Беларусь) при условии совпадения для всех командированных лиц данной группы места служебной командировки, сроков командировки, дат выбытия и прибытия к месту служебной командировки, выбытия из него и прибытия к месту постоянной работы может выдаваться одно командировочное удостоверение.
…
3.2.2. Отметку в командировочном удостоверении (при его выдаче) о возвращении работника делает работник, назначаемый приказом директора ответственным за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки.
…»
Изменение 2. Появится компенсация за выбытие в командировку и прибытие из нее в выходной день работника
Как сейчас: В настоящее время командированным работникам предоставляются компенсации, предусмотренные ст. 69 ТК, только в случае направления их в командировку для выполнения работы в свой выходной день .
То есть если работник вынужден отправиться в командировку в выходной день, но не выполняет в этот день порученную работу в связи с нахождением в пути (особенно это актуально при командировках за границу), то каких-либо компенсаций или дополнительных гарантий, кроме сохранения места работы и компенсации командировочных расходов (в частности, выплаты суточных) , он не получает. Точнее, за такой день за ним не сохраняется средний заработок, а потраченное нерабочее время никак не компенсируется.
Как будет: Дополнительно к имеющимся компенсациям предоставляется новая: если работник обязывается нанимателем выбыть в командировку либо прибыть из командировки в свой выходной день, то наниматель по желанию работника предоставляет ему другой неоплачиваемый день отдыха не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в командировке .
Как следует из конструкции ч. 3 ст. 137 ТК в новой редакции, указанная компенсация — это право работника. Наниматель обязан ее предоставить только в случае, если работник изъявит соответствующее желание. Установлен также срок предоставления такой компенсации — не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в командировке.
Проведем следующее сравнение:
| Критерии сравнения | Выбытие в командировку и прибытие из нее | Направление в командировку для выполнения работы |
| в свой выходной день | ||
| Отличия | Работник не привлекается к работе в свой выходной день, он обязуется выбыть в путь (или прибыть) с целью своевременного прибытия к месту командирования | Разновидность привлечения к работе в выходной день |
| Гарантии и компенсации | Средний заработок не сохраняется (т.е. такой выходной день не оплачивается), но предоставляется право (которое может быть не реализовано работником) на другой неоплачиваемый день отдыха | Предоставляются гарантии согласно ст. 69 ТК (независимо от воли работника или нанимателя, стороны могут лишь в некоторых случаях выбрать предложенные ТК варианты), что предполагает оплачиваемое привлечение к работе (направление в командировку) |
Пример
Из Витебска в Брест для представления интересов нанимателя в экономическом суде командирован юрисконсульт на служебном автомобиле вместе с водителем автомобиля.
Учитывая расстояние и время судебного заседания (не позднее 09:00 понедельника), наниматель обязал юрисконсульта выбыть в командировку в воскресенье — выходной день для обоих работников.
Данным работникам предоставляются следующие компенсации.
Сейчас: Поскольку в воскресенье юрисконсульт будет только находиться в пути и не будет выполнять служебное задание (представление интересов нанимателя в суде), за этот день ему компенсируются только командировочные расходы, в том числе суточные .
Водитель автомобиля в воскресенье, в отличие от юрисконсульта, выполняет служебное задание (свою трудовую функцию) непосредственно в свой выходной день. То есть за этот день ему полагается компенсация в соответствии со ст. 69 ТК .
С 28.01.2020: Дополнительно к имеющимся компенсациям юрисконсульт получит право на дополнительный неоплачиваемый день отдыха. Водителю же будут полагаться прежние компенсации, для него ничего не изменится .
Вывод: Новая компенсация станет актуальной только для работников, которые направляются в свой выходной день с целью своевременного прибытия к месту командировки или постоянной работы.
При этом возможны сложности при применении данной компенсации.
Установление конечного срока ее использования, с одной стороны, призвано ограничить возможности нанимателя по «оттягиванию» предоставления других дней отдыха (отгулов).
С другой стороны, это может быть временным ограничением накопления таких дней, т.е. они «сгорают» по истечении месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в командировке .
Также предоставление неоплачиваемого дня отдыха фактически может влиять на конечный размер заработка. Нахождение в пути в выходной день не оплачивается, и день отдыха (который предоставляется в рабочий день), тоже не оплачивается.
- Пример формулировки положения о командировках с указанием порядка использования работником компенсации за обязывание нанимателем выбыть в командировку либо прибыть из нее в свой выходной день:
- «ГЛАВА 5
ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ - …
5.4. Если работник обязывается нанимателем выбыть в служебную командировку либо прибыть из служебной командировки в свой выходной день (работник не выполняет работу в указанный день), то наниматель по желанию работника предоставляет ему другой неоплачиваемый день отдыха не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в служебной командировке.
- В целях согласования даты предоставления другого неоплачиваемого дня отдыха работнику желательно в разумный срок (например, не менее чем за 7 календарных дней до желаемой даты) письменно известить нанимателя о своем желании использовать компенсацию, указанную в настоящем пункте.
- В случае производственной необходимости наниматель имеет право предложить работнику выбрать иную удобную для обеих сторон дату использования другого неоплачиваемого дня отдыха, но не позднее месяца, следующего за месяцем, в котором работник находился в служебной командировке.
- …»
- Изменение 3. Снимается запрет на направление в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет
- Как сейчас: Запрещается направление в командировку женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет .
Указанная норма препятствует возможности направления работницы, имеющей ребенка в возврате до 3 лет, не только в командировку с ее согласия, но и на повышение квалификации, семинар и т.п. в другую местность.
Как будет: Женщины, имеющие детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет), смогут быть направлены в командировку только с их письменного согласия .
Вывод: Снятие запрета позволит выйти на работу женщинам, чья работа связана с частым направлением в командировку, до достижения ребенком возраста 3 лет. На данный момент у женщин, имеющих детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет), имеется возможность быть командированными только с их письменного согласия, т.е. для них ничего не изменится .
- Пример формулировки положения о командировках с указанием категорий работников, направление в командировку которых запрещается либо допускается с их письменного согласия:
- «ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ - …
1.4. Запрещается направление в служебную командировку беременных женщин.
- Следующие категории работников могут быть направлены в служебную командировку только при наличии их письменного согласия:
- — женщины, имеющие детей в возрасте до 14 лет (детей-инвалидов — до 18 лет), а также отцы, воспитывающие таких детей без матери;
- — инвалиды.
- …»
Отмена командировочных удостоверений: как теперь подтверждать расходы на командировки и освобождение выплат от НДФЛ и взносов
Служебная командировка влечет для работодателя много расходов, которые нужно возместить работнику. Для осуществления и учета выплат бухгалтерия должна располагать подтверждающими документами. Ранее к ним относились командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении.
Однако с 8 января 2015 года при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, а работнику отчет о выполнении задания. В итоге получилось, что остался лишь один обязательный документ — приказ о направлении работника в командировку.
В этом приказе просто нужно оговорить цель командировки и ее срок.
Период поездки подтвердят проездные документы
Фактический срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении. Так, к примеру, если работник летит в командировку на самолете, то дата начала и окончания деловой поездки подтверждаются авиабилетами.
Если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то по возвращении ему потребуется составить служебную записку и указать в ней даты убытия и прибытия. К ней также нужно будет приложить подтверждающие документы (например, кассовые чеки на бензин, квитанции об оплате парковки и др.).
Если работник потеряет проездные документы, работодателю потребуется дополнительно запросить у транспортной организации подтверждение поездки. Определять срок нахождения в командировке по командировочному удостоверению больше нельзя.
Документальное оформление командировочных расходов
Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:
- расходы на проезд;
- расходы по найму жилья;
- суточные.
Если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов не возникнет. Также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль. Поясним подробнее.
НДФЛ
Командировочные расходы не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но если подтверждающие документы отсутствуют, то НДФЛ требуется начислить.
Такой подход высказывался, например, в письме Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (см.
«Минфин разъяснил, какими документами можно подтвердить расходы по проезду к месту командировки, если проездной билет утерян»).
Вместе с этим прямого требования о наличии командировочного удостоверения для освобождения командировочных расходов от НДФЛ в Налоговом кодексе нет.
Поэтому ещё до отмены командировочных удостоверений судьи приходили к выводу, что отсутствие удостоверения не является основанием для доначисления налога (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.10 № 09АП-27072/2010).
Следовательно, если отказаться от командировочных удостоверений сейчас, после их отмены, то рисков в отношении НДФЛ тем более не возникнет.
Страховые взносы
Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.
Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).
И в случае отсутствия этого приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647; см.
«В Минтруде напомнили, какие документы нужно оформить при командировке, чтобы не платить с выплат командированному работнику страховые взносы»).
Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет. Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.
Налог на прибыль
По общему правилу, расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в целях расчета налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Для целей налогообложения прибыли расходами признаются документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными считаются затраты, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.
Как и в ситуации со страховыми взносами, официальные органы прежде считали: если не приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, то затраты нельзя включать в состав расходов (например, письмо ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890). Но поскольку теперь командировочное удостоверение отменено, то такой подход в принципе невозможен.
Также затраты на командировку должны быть экономически обоснованы и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А если цель командировки (которая указана в приказе) связана с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то расходы на такую командировку должны признаваться экономически обоснованными.
Причем, налоговики и раньше высказывались, что производственный характер командировки подтверждается не только командировочным удостоверением, но и приказом о направлении в командировку, поскольку эти документы, по сути, имеют одно и тоже назначение (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.03.06 № 20-12/25181).
То есть и в этой части проблем быть не должно.
Можно продолжить оформлять командировочные удостоверения
Работодатель, в принципе, может продолжить оформлять командировочные удостоверения и служебные задания (к примеру, для своих внутренних целей и учета). Запрета на это нет.
Однако в этом случае командировочное удостоверение больше не будет являться документом, подтверждающим деловую поездку.
И его нельзя будет считать документом, который сам по себе, без других документов (приказ, билеты), подтверждает расходы на командировку и дает право на освобождение выплат командированному работнику от НДФЛ и взносов.
Как работодателю зафиксировать отказ от командировочных удостоверений
По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках».
Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:
- исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
- прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
- закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.
Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв.
приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). В этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. Однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать).
И нарушения в этом не будет.
Загрузка...
