Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия – Бизнесобзор

Опубликовано 08.04.2020 11:55 Administrator Просмотров: 31412

Сегодня большинство компаний для функционирования и ведения своей деятельности используют автомобили. А раз есть автомобиль, значит, встает вопрос об учете затрат на его обслуживание: покупка и списание топлива, расходных материалов, страховки и т.д.

Многие организации выбирают для себя топливные карты не только из-за удобства использования, но и правомерного принятия к вычету НДС. Однако здесь есть нюанс: служебные автомобили заправляются ежедневно, а в бухгалтерию закрывающие документы поступают от АЗС только в начале следующего месяца.

Как бухгалтеру организовать учет по топливным картам обсудим сегодня в нашей статье. 

Прежде всего стоит отметить, что, начиная с релиза 3.0.74, в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрен новый функционал «Учет по путевым листам». В связи с этим программа претерпела некоторые изменения. 

Так, вместо ранее применяемого счета 10.03 для учета топлива теперь используются счета 10.03.1 «Топливо на складе» и 10.03.2 «Топливо в баке». Ранее используемый счет 10.03 стал группой и в проводках теперь не используется. При использовании функционала «Путевые листы» учет ведется на счете 10.03.2 в разрезе транспортных средств.

Также отметим, что несмотря на добавленный функционал учета ГСМ по путевым листам, в программе сохранилась возможность вести учет как и ранее – в разрезе партий и складов. И для этого теперь предусмотрен счет 10.03.1.

При обновлении программы на указанный релиз все остатки по счету 10.03 автоматически перенесутся на счет 10.03.1. Если вы будете вести учет как и ранее, то единственное, что поменяется – это счет: вместо 10.03 вы теперь будете использовать 10.03.1.

Если же вы решите использовать новый функционал и вести учет в разрезе транспортных средств (а это, сразу скажем, удобнее, хоть и более трудоемко), то вам необходимо переместить остатки на счет 10.03.2.

Также, начиная с релиза 3.0.74, добавился новый субсчет к счету 76 – 76.15 «Приобретение по топливным картам».

Теперь, когда мы рассказали о новом функционале, давайте остановимся подробнее на учете ГСМ по топливным картам в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0.

Чтобы компании вести учет ГСМ по топливным картам сначала ее нужно купить. Для этого ответственное лицо компании (в маленьких компаниях эта функция может быть возложена на бухгалтера) подает на АЗС заявку.

На основании этой заявки головной центр (так называемый процессинговый центр АЗС – пункт сбора сведений обо всех карточных терминалах АЗС) подготавливает договор на поставку ГСМ с приложением к нему перечня всех АЗС, входящих в зону обслуживания по карте, и выпускает для вашей организации топливные карты (их количество зависит от количества ваших автомобилей).

Здесь важный момент – в договоре должно быть прописано, как будет передана вам топливная карта – за плату или, в случае ее возвращения при расторжении договора, бесплатно.

  • Топливные карты бывают двух видов: лимитированные и нелимитированные.
  • Лимитированные карты предполагают, что при пополнении счета карты на нее вносится определенное количество топлива и устанавливается предел его расходования в течение определенного количества времени, например, месяца.
  • Нелимитированные карты предполагают, что на карту при пополнении счета вносится соответствующее на дату пополнения количество топлива, которое затем выбирается в пределах объема, имеющегося на карте.
  • При передаче топливных карт вашей организации вам оформят накладную по форме ТОРГ-12, которая послужит основанием для оприходования карт.

Обычно изготовление топливных карт предварительно оплачивается. Делается это в программе документом «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса».

Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

Для отражения поступления топливных карт на счет 10.09 зайдем в раздел «Покупки» и создадим документ «Поступление (акты, накладные)».

Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

После проведения документа программа сформирует следующие проводки:

Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

Итак, топливная карта поступила в организацию и теперь ее необходимо выдать сотруднику. Сделаем это документом «Передача материалов в эксплуатацию» в разделе «Склад».

Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

Сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету МЦ.04 можно увидеть, за кем из сотрудников закреплены топливные карты:

Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

Теперь перейдем к рассмотрению вариантов учета ГСМ и начнем со старого метода.

Для упрощения по умолчанию мы будем использовать основной склад. Если в компании несколько машин, то целесообразно наименования автомобилей завести в виде складов. Тогда после оприходования топлива по документам АЗС на основной склад необходимо оформить перемещение топлива с основного склада на склад-автомобиль (документом «Перемещение товаров»).

Организация по мере необходимости пополняет счет карты, перечисляя на расчетный счет поставщика денежные средства:

Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

АЗС пополняет карту определенным количеством топлива, и в течение месяца водитель заправляет по карте свой автомобиль. При каждой заправке ему выдается чек, в котором отражено количество заправленных литров и стоимость. Информацию о количестве заправленного топлива он отражает в путевом листе и прикладывает к нему полученный чек.

В конце месяца все путевые листы сдаются в бухгалтерию. Они являются первичным документом, на основании которого бухгалтер списывает затраты на топливо в расходы. К путевым листам обычно прикладывают обобщенный отчет (реестр). Он может выглядеть, к примеру, так:

Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

Также в конце месяца (или в начале следующего) поставщик топлива (процессинговый центр) выдаст Вам закрывающие документы (УПД или ТОРГ-12 и счет-фактуру), а также отчет об операциях по карте. Как правило, отчеты об операциях по топливной карте предоставляются в электронном виде, это удобнее и оперативнее. Отчет имеет примерно такой вид:

Из отчета бухгалтер увидит, сколько фактически литров топлива было куплено за месяц по карте. Эти данные она сверит с реестром сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС (колонка в реестре «Приобретено ГСМ, л» должна совпадать с итоговыми данными отчета с АЗС).

На основании товарной накладной и отчета АЗС бухгалтер оприходует топливо документом «Поступление (акты, накладные) на счет 10.03.1 «Топливо на складе»:

Списание израсходованного за месяц топлива бухгалтер проведет на основании путевых листов и прилагаемому к ним реестру. Обратите внимание, расчет топлива к списанию производится по нормам, установленным на предприятии (утверждаются приказом руководителя). Списание топлива оформляется документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад»:

    Счет затрат при списании топлива будет зависеть от вида деятельности: в торговле это будет счет 44.01, в производстве – счет 20, если топливо списывается на служебную машину аппарата управления (как в нашем примере) – то счет 26.

    После того как израсходованное топливо будет списано, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03.1. Сальдо на конец месяца отражает количество топлива на остатке, оно должно совпадать с остатком, отраженным в последнем путевом листе за месяц:

    • Теперь рассмотрим операции учета ГСМ по топливным картам в рамках нового функционала «Учет по путевым листам». Чтобы вести учет с использованием путевых листов необходимо установить соответствующую галочку в настройках функциональности:
    • Прежде чем начать вести учет по путевым листам, необходимо ввести информацию о транспортных средствах организации и водительских удостоверениях сотрудников.
    • Данные о водительских удостоверениях вводятся через справочник «Физические лица».
    • Теперь заполним справочник «Транспортные средства».

    Важно! При приобретении новых транспортных средств достаточно внести всю необходимую информацию при их регистрации, тогда данные в справочнике «Транспортные средства» обновятся автоматически.

    1. Итак, мы заполнили все необходимые справочники.
    2. Теперь перейдем непосредственно к учету операций.
    3. Пополнение счета транспортной карты отразим так же, как и в предыдущем способе, через документ «Списание с расчетного счета»:
    4. Затем сотрудник в течение месяца заправляет свой автомобиль.

    В программе для отражения поступления и расходования ГСМ предусмотрен документ «Путевой лист». Он находится в разделе «Покупки».

    • Данный документ имеет две вкладки: «Топливо» и «Маршрут».

    Вкладка «Топливо» содержит информацию о полученном топливе – приобретенном по топливной карте или за наличный расчет. Здесь есть два важных момента.

    Первое, вкладка «Топливо» содержит только количественную информацию о приобретенном топливе.

    И второе, данным документом нельзя отразить только факт поступления ГСМ, без заполнения вкладки «Маршрут» провести документ не удастся. Заполним вкладку «Маршрут» и проведем документ.

    Как мы видим, данный документ формирует 2 проводки: поступления ГСМ и его списания. В обоих случаях используется счет 10.03.2 – несмотря на то, что в документе этот счет нигде не выбирается, использование функционала учета по путевым листам уже автоматически предполагает учет с использованием этого счета.

    Также мы видим, что в проводках появляется новый, ранее не используемый счет 76.15.

    Читайте также:  Как Аннулировать Электронный Больничный Лист

    Этот счет введен в функционал «Путевые листы» для того, чтобы при разнесении поступления ГСМ через документы «Путевой лист» и «Поступление товаров» (при поступлении документов с АЗС) не задваивался счет 60.

    Также обратите внимание на то, что обе проводки сформированы только в количественном выражении. Суммовой учет по данным счетам формируется при закрытии месяца.

    1. Для наглядности примера заполним еще один документ «Путевой лист» другой датой:
    2. В конце месяца (или начале следующего) при поступлении закрывающих документов от поставщика в программе оформляется документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Топливо» в разделе «Покупки».

    Обратите внимание, этим документом формируется проводка на счет 10.03.2 только в суммовом выражении, т.к. количественный учет по счету 10.03.2 отражается документом «Путевой лист» – выше мы это увидели.

    Также по дебету счета 76.15 отражено количество поступившего топлива.

    Оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.15 при правильном заполнении путевых листов на конец месяца будет иметь нулевое сальдо – разницы между количеством топлива по путевым листам и количеством, отраженном по документам поставщика, быть не должно:

    Также сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03 в разрезе субсчетов, мы увидим, что на счете 10.03.1 «завис» остаток топлива с февраля, когда учет велся старым способом, и имеется движение по счету 10.03.

    2 за март, когда учет велся с применением нового функционала программы. Но этот остаток пока некорректен, т.к.

    поступление топлива по дебету отражено и в количественном и в суммовом выражении, а вот списание – пока только в количественном:

    • После проведения закрытия месяца формируются проводки по сумме:
    • Теперь оборотно-сальдовая ведомость сформирует корректные остатки:

    Учет ГСМ в 1С 8.3: пошаговая инструкция

    Учреждения и организации, имеющие транспортные средства, вынуждены ежедневно покупать бензин, дизельное топливо и другие горюче-смазочные материалы. Наиболее распространенные способы приобретения ГСМ – за наличные или с оформлением авансового отчета, а также по топливным картам.

    Рассмотрим, как эти способы учета ГСМ реализованы в «1С:Бухгалтерии 8.3».

    Учет по картам

    Система оплаты пластиковой топливной картой является наиболее удобной и выгодной формой расчетов за топливо.

    Организация заключает договор с поставщиком ГСМ на приобретение бензина с применением топливной карты, на которой хранится информация об установленных лимитах на количество и ассортимент нефтепродуктов и сопутствующих услуг, а также об объеме денежных средств, в пределах которого можно получить нефтепродукты и сопутствующие услуги.

    Оприходование стоимости топливной карты (если она есть, так как в большинстве случаев карту используют бесплатно при условии ее возвращения) можно оформить как поступление услуги через меню «Покупки» – «Поступление (акты, накладные)» – создать поступление «Услуги (акт)»).

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - БизнесобзорРис.1 Создание документа «Услуги» Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - БизнесобзорРис.2 Заполнение документа услуги – изготовление топливной карты

    При этом саму топливную карту учитывают как бланк строгой отчетности на забалансовом счете 006 и отражают в учете с помощью ручной операции – меню «Операции» – «Операции, введенные вручную».

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - БизнесобзорРис.3 Операция, введена вручную – отражение топливной карты

    Обратите внимание, в случае изготовления топливной карты бесплатно, карта также отображаются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» по условной цене – 1 карта = 1 рубль.

    Поставщик топлива по окончании месяца предоставляет документы, отражающие количество литров, фактически приобретенных, что являться основанием для учета на счете 10.03.1 «Топливо» и оформляется через «Поступление товаров (накладная)», в меню «Покупки» – «Поступление (акты, накладные».

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - БизнесобзорРис.4 Меню программы 1С:Бухгалтерия «Покупки»

    Создаем новый документ «Поступление товаров (накладная), заполняем организацию, поставщика, договор, склад и добавляем строки в табличную часть «Товары», используя кнопку «Добавить» или «Подбор». При создании номенклатуры обязательно указать тип номенклатуры – ГСМ.

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - БизнесобзорРис.5 Номенклатурная карточка ГСМ Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - БизнесобзорРис.6 Оформление поступления ГСМ

    Таким образом, мы оприходовали ГСМ от поставщика. Сформировалась проводка – Дт. 10.3 – Кт. 60.

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - БизнесобзорРис.7 Движение документа «Поступление товаров (накладная)»

    Поступление ГСМ по авансовому отчету

    Чтобы отразить самостоятельную покупку водителем бензина за наличность, выданную ему, оформляем авансовый отчет. При этом сначала необходимо оформить выдачу денежных средств подотчетному сотруднику. Выдача денег из кассы фиксируется документом «Выдача наличных» с видом операции «Выдача подотчетному лицу».

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - БизнесобзорРис.8 Заполнение документа Выдача наличных

    Теперь создадим сам «Авансовый отчет» через «Банк и касса» – «Авансовые отчеты».

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - БизнесобзорРис.9 Кассовые документы Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - БизнесобзорРис.10 Авансовый отчет

    С помощью кнопки «Создать» создаем новый документ, в котором заполняем первую закладку «Авансы»: фиксируем документ выдачи аванса (у нас «Выдача наличных»), а внизу – прикрепленных к отчету документов. Далее переходим к заполнению табличной части, в которой подбираем приобретенную номенклатуру (Бензин Аи-95), указав количество и цену.

    Таким образом, мы оприходовали ГСМ через авансовый отчет. Его проводки – Дт. 10.3 – Кт. 71.01. Нажав кнопку «Печать» получаем печатную форму документа.

    Рис.11 Печатная форма авансового отчета

    Списание ГСМ в 1С 8.3

    Учет списания ГСМ в 1С производится согласно путевым листам. Эту информацию сверяют с отчетами, предоставленными самим подотчетным сотрудником и обобщающими данные путевых листов и чеков АЗС.

    Списание бензина и других ГСМ оформляется одинаково документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад».

    Рис.12 Фрагмент пункта меню «Склад»

    В документе с помощью кнопки «Подбор» или «Добавить» указывается название ГСМ, объем и счет, на который будем его списывать. Последний, в свою очередь зависит от вида деятельности компании: например, если предприятие торговое, то счет списания – 44.

    01, производство (на основное производство) – 20, а общехозяйственные нужды – счет 26. Установка галочки «Счета затрат на закладке «Материалы», даст возможность указывать счета в одной строке с номенклатурой.

    Иначе они будут заполняться на отдельной закладке.

    Рис.13 Заполнение «Требования-накладной» на списание ГСМ

    При проведении требования-накладной стоимость бензина, списываемого на затраты, учитывается по средней стоимости.

    Рис.14 Движение документа

    Этот же документ также можно сформировать на основании авансового отчета. Для этого, открыв сам отчет или весь журнал «Авансовые отчеты», нажать кнопку «Создать на основании» и выбрать искомый документ.

    Рис.15 Создание «Требования-накладной» из «Авансового отчета»

    Если у вас остались вопросы по списанию ГМС, обратитесь к нашим специалистам за консультацией по программе 1С 8.3, мы с радостью вам поможем.

    Настройка субконто счета 10.03.1 «Топливо»

    В нашем примере используется один склад для оприходования топлива. Если у вас несколько транспортных средств, то можно создать свой склад на каждый автомобиль и учитывать остатки и обороты по каждой единице транспорта.

    Для того чтобы учет на счете 10.03.1 велся в разрезе складов, посмотрим настройку счета в плане счетов. Откроем счет 10.03.1 – «Топливо».

    Здесь состав видов субконто определяется настройкой плана счетов «Учет запасов».

    Установив галочку «Учет запасов ведется по местам хранения», мы получаем дополнительное субконто в виде складов, учет на которых может вестись как в количественном, так и количественно-суммовом выражении.

    Рис.16 Настройка субконто «Места хранения» счета 10.03.1 «Топливо» Рис.17 Окно настройки плана счетов – счет 10.03.1 «Топливо»

    Для примера перепроведем наши созданные документы, изменив «Основной склад» на склад «Автомобиль». После этих изменений в проводках отобразился «Склад», и при формировании оборотно-сальдовой ведомости появилась возможность добавить субконто «Склады».

    Рис.18 Настройка оборотно-сальдовой ведомости по счету 10.03.1 «Топливо»

    Как видим, в ОСВ выделился условный склад «Автомобиль».

    Рис.19 ОСВ по счету 10.03.1 «Топливо» с детализацией по местам хранения

    Читайте также:  Как Расторгнуть Соглашение о Задатке

    Ранее приобретаемое топливо отражено в ОСВ без указания склада – «…». Если у вас регулярно возникают вопросы по работе с программой, обратитесь к нашим специалистам. Мы с радостью проконсультируем вас, а также подберем для вас оптимальную стоимость часа доработки 1С или тариф на сопровождение, ориентируясь на ваши индивидуальные задачи.

    Учет ГСМ в 1С 8.3 пошаговая инструкция

    Главная страница » Обучение 1С » 1С Бухгалтерия 8.3 » Учет ГСМ в 1С 8.3 пошаговая инструкция

    Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия — совокупность не очень сложных действий в программе. Правда, и здесь есть свои особенности. В данной статье мы сосредоточимся на операции списания ГСМ в 1С без использования функциональности Путевые листы, а также напомним, как организовать учет этих материалов в 1С 8.3.

    Вы узнаете:

    • как оформить списание ГСМ в 1С 8.3;
    • какими документами оприходовать ГСМ;
    • как списать бензин, в т. ч. по топливным картам в 1С 8.3.

    Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

    В организации учет и списание ГСМ состоит из:

    • поступления;
    • распределения (если ГСМ закупается централизованно);
    • расходования;
    • списания.

    Рассмотрим таблицу оформления операций учета и списания ГСМ в 1С 8.3.

    Как видим, одна из важнейших процедур: учет расходования ГСМ — не находит отражения в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 при выключенной функциональности Путевые листы. Там отражается лишь результат данной операции — списание топлива по путевым листам в 1С 8.3.

    Списание топлива в 1С 8.3 пошаговая инструкция

    Из таблицы видно, что списание топлива в 1С производится одинаково: вне зависимости, ведется ли учет ГСМ по топливным картам в 1с 8.3, или по талонам, или как-то еще. А вот приобретение и сам учет бензина на складах (централизованном складе или в баках автомобилей) различаются.

    Поступление ГСМ

    Поступление ГСМ может быть:

    • через подотчетных лиц (за наличные, по платежным корпоративным картам, топливным картам, ведомостям или талонам);
    • централизованным (по талонам, при переходе права собственности на топливо в момент аванса или приобретение в резервуары организации).

    При приобретении ГСМ через подотчетных лиц в 1С используется документ Авансовый отчет, раздел Банк и касса — Авансовые отчеты.

    Если топливо приобретается по ведомостям, талонам и топливным картам, организация получает товарную накладную и счет-фактуру. Поэтому НДС, предъявляемый поставщиком, можно принять к вычету. Оформление документа Авансовый отчет выглядит следующим образом:

    • Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор
    • Если топливо приобретается за наличные или по платежным картам, других документов, кроме чека, поставщик не предъявляет, поэтому НДС принять к вычету нельзя. Оформление документа Авансовый отчет выглядит так:
    • Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

    Списание НДС на расходы, не учитываемые в НУ, осуществляется автоматически в 1С, если:

    • НДС выделен, заполнена графа НДС;
    • нет СФ, не заполнены Реквизиты счета-фактуры.

    При централизованном приобретении ГСМ в 1С используется документ Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная), раздел Покупки — Поступление (акты, накладные). Счет-фактура регистрируется, и НДС принимается к вычету в общем порядке.

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

    Учет топлива

    Дальнейший учет бензина в баках автомобилей и его списание в 1С 8.3 производится:

    См. также Как в 1С посмотреть остатки на складе?

    Как списать топливо в 1С 8.3

    Списание ГСМ, в т. ч. по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью документа Требование-накладная, раздел Склад — Требования-накладные.

    Укажите:

    • Склад — наименование склада учета ГСМ.

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

    Вкладка Материалы:

    • Номенклатура — марка топлива из справочника Номенклатура: Материалы;
    • Количество — количество учитываемого на счете 10.03 «Топливо» топлива указанной марки.

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

    Вкладка Счет затрат:

    • Счет затрат — счет затрат, на который списывается ГСМ;
    • Подразделение затрат — подразделение организации, где числится авто и для нужд которого используется;
    • Статьи затратСписание материалов (с установленным видом расхода НУ).

    Проводки

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

    Документ формирует проводку:

    • Дт 26 (20, 23, 25) Кт 10.03.1 — списание ГСМ в расходы.

    Мы рассмотрели в пошаговой инструкции учет и списание бензина в 1С 8.3

    1. Если Вы еще не подписаны:
    2. Активировать демо-доступ бесплатно →
    3. или
    4. Оформить подписку на Рубрикатор →
    5. После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

    Помогла статья?

    Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

    Помогла статья? Оцените её

    (6

    Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

    Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица.

    Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги.

    Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

    Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

    • денежными: на них зачисляется определенная денежная сумма, которую можно расходовать на приобретение ГСМ;
    • литровыми: зачисляется определенное количество топлива, доступного для заправки на АЗС.

    Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

    Порядок работы сервиса

    Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

    Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

    В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

    • перечисление аванса поставщику ГСМ;
    • списание денежных средств в оплату;
    • отчет о количестве и стоимости приобретенного топлива;
    • остатки денежных средств.

    Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

    Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

    Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

    Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

    Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

    В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

    Проводки по учету электронных носителей АЗС

    Содержание операции
    Дебет
    Кредит
    Приобретение за плату
    Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты 10 60
    Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС) 19 60
    Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода 20, 25, 26, 44 10
    Перечислена оплата поставщику 60 51
    НДС принят к возмещению 68 19
    Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
    Приняты на забалансовый учет электронные носители 012склад
    Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику 012работник 012склад
    Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации 012склад 012работник
    Списан более не используемый электронный носитель 012склад

    Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

    Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

    Образец акта приема-передачи

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

    Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

    При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

    Читайте также:  Запах Краски от Соседей Что Делать

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

    Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

    Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

    Акт на списание топливных карт: образец

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

    Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

    Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

    • накладную (акт приема-передачи);
    • счет-фактуру;
    • отчет по топливным картам об отпущенном топливе.

    Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

    Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей

    Содержание операции
    Дебет
    Кредит
    Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС 60авансы 51
    Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей 10 60
    Отражен НДС по поступившим ГСМ 19 60
    Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику 60 60авансы
    Стоимость ГСМ учтена в составе расходов 20, 25, 26, 44 10
    НДС принят к вычету 68 19

    Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

    Гсм по топливным картам: как правильно принимать бензин к учету

    Списание ГСМ по топливным картам, как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия - Бизнесобзор

    Как правило, механизм получения ГСМ по топливным картам выглядит так: водитель заправляет автомобиль на АЗС, предъявляет топливную карту, получает чек ККТ / терминальный чек, а по истечении месяца поставщик выставляет учреждению итоговую товарную накладную за отпущенный в этом периоде товар.

    Получив такую накладную за декабрь лишь в январе следующего года, главный бухгалтер отразила в учете поступление ГСМ январской датой, поскольку годовая отчетность на тот момент уже была сдана.

    Однако главбух не учла важный момент: условия контракта на поставку моторного топлива, согласно которым право собственности на ГСМ переходит к учреждению в момент их получения.

    А факт получения подтверждается терминальным чеком АЗС.

    Выявленный контрольным органом некорректный учет ГСМ, полученного по топливным картам, и, как следствие, искажение отчетности привели к штрафу по ст. 15.15.6 КоАП.

    Главный бухгалтер попыталась оспорить наказание в суде, но безуспешно. Судьи двух инстанций полностью поддержали ревизоров.

    Факты хозяйственной жизни подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета в том периоде, в котором были совершены.

    ГСМ получены учреждением в момент заправки автомобилей, а значит, этот факт подлежит отражению в регистрах бухгалтерского учета в декабре (Решение Архангельского областного суда от 30 июня 2021 г № 7р-256/2021).

    На протяжении ряда лет бухгалтеры задаются вопросом: можно ли принимать к учету ГСМ по чекам АЗС в течение месяца или для этого нужна накладная поставщика? Ведь учитывая поступление ГСМ на основании сводных документов поставщика, то есть по итогам месяца, списать топливо бухгалтер может один раз в месяц – после того, как будет отражено его поступление, хотя фактически ГСМ уже израсходованы. Как в таком случае обеспечить своевременное и достоверное отражение в учете фактов хозяйственной жизни? Неоднократно подобные вопросы рассматривали и эксперты Службы Правового консалтинга ГАРАНТ.

    Ситуацию еще в 2018 году прояснил Минфин России. По его мнению, если чек АЗС рассматривать как документ, подтверждающий факт хозяйственной жизни – отпуск ГСМ, то оформлен он должен быть с учетом требований Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, а именно – содержать все обязательные реквизиты.

    При соблюдении данного условия учреждение может без опасений отражать в учете поступления ГСМ на основании чека АЗС, приложенного к путевому листу. Если при этом по итогам месяца поставщик дополнительно формирует сводный документ, например, товарную накладную, то поступление ГСМ по нему повторно отражать в учете не нужно.

    Такой документ используется для сверки показателей, ранее отраженных в бухгалтерском учете учреждения.

    Напомним, что кассовый чек должен соответствовать Федеральному закону от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ “О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации”.

    Документы по теме:

    Учет ГСМ по топливным картам

    Стоимость карты, если она платная, ведется на счете «Прочие расходы». В конце месяца, к стоимости топливной карты прибавляется стоимость топлива и услуг, которые были куплены с использованием карты.

    Работа бухгалтера упрощается. Потому что в бухгалтерских счетах не надо отображать выдачу топливной карты и делать проводки денежных средств, которые, фактически, не выдаются.

    Бухгалтерский учет расхода топлива не меняется. Есть нормативный и фактический расход, а затраты топлива подтверждаются путевыми листами. Но есть и разница.

    Бухгалтерские проводки

    Есть два способа:

    1. Резервирование ГСМ топливной компанией. Вы оплачиваете топливо, а на карту начисляют литры. Операция передачи топлива проводится в день денежного расчета между топливной компанией и заказчиком. Обычно, при такой операции, пишут, что дебет «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика», а кредит 60 – сколько топлива зарезервировано.
    2. Покупка ГСМ с оплатой топливной картой. Деньги заносите на карту, а потом водитель обменивает их на топливо. В этом случае дебет «10 с/сч ГСМ в бензобаках автомобилей», кредит «10 с/сч ГСМ в резервуарах поставщика».

    Возврат НДС

    Вернуть НДС 18% можно с момента, когда Вы получили счет-фактуру от поставщика ГСМ. Выбирайте компанию, которая обеспечит высокую скорость работы и присылает счета оперативно. Как показывает практика, мультибрендовые компании работают быстрее, чем офисы самих топливных компаний.

    Что с УСН? Если компания или индивидуальный предприниматель работает по упрощенной системе налогообложения (УСН ставка 6%), то он не может уменьшить налогооблагаемую базу на сумму затрат на ГСМ.

    Как учитывать топливо по топливной карте

    На примере гипотетической компании расскажем об этом. Руководитель компании «Рога и копыта» заключил договор на использование топливной карты. Когда формальности были улажены, карты прибыли в офис компании «Рога и копыта» с курьером.

    Карту закрепили за машиной Toyota Camry, который записан на компанию, и Петровичем – водителем ген. директора. На топливную карту перечислили аванс в размере 5 900 р., включая НДС 18% 900 р. За месяц, водитель купил 380 литров топлива. Цена 1 литра 15 руб./л. НДС 2,29 руб.

    В конце месяца, пусть это будет июль, курьер доставил:

    • счет-фактуру,
    • акт приемки-передачи (с объёмом и стоимостью топлива);
    • отчет по операциям с топливной картой.

    Бухгалтер компании «Рога и копыта» сделает такую проводку.

    Операция Дебет Кредит Сумма (руб.)
    на 30.06.
    Перечислен аванс 60 с/сч 51 5900
    на 03.07.
    Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) 10-3 60 2288 (180 л * (15 — 2,29))
    Учтен входной НДС 19 60 412
    на 17.07
    Оприходованы ГСМ (по чекам АЗС) 10-3 60 2542 (200 л * (15 — 2,29))
    Учтен входной НДС 19 60 458
    на 31.07
    Зачтен ранее перечисленный аванс 60 60 с/сч «Авансы выданные» 5700 (2288 + 412 + 2542 + 458)
    Принят к вычету НДС по ГСМ (по счету-фактуре) 68 с/сч «Расчеты по НДС» 19 870 (412 + 458)

    Введение топливных карт помогает контролировать расход топлива и значительно упрощает работу бухгалтерии. Ведь документы: счет-фактура, акт приёмки-передачи и отчет по операциям, приходящие каждый месяц, помогают быстрее собрать бухгалтерскую отчетность.

    Механики и диспетчеры лучше контролируют расходы топлива водителем, получая уведомления онлайн обо всех покупках. Расходы за каждый месяц сохраняются в системе и хранятся год, а иногда больше, поэтому можно легко увидеть, если водитель мухлюет с топливом.

    Начальник автопарка и руководитель компании узнает о расходах на ГСМ за несколько минут, выгрузив статистику с личного кабинета, к которому привязаны карты.

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector