Как Правильно Составить Письмо Требование

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно­справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

• наименование адресата (получателя письма);
• почтовый адрес или номер телефона­-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

• должностное лицо/несколько должностных лиц;
• организация;
• структурное подразделение организации;
• группа организаций;
• физическое лицо.

Адресат – должностное лицо

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

• при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
• перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

Адресат – организация

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

Адресат – структурное подразделение

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – физическое лицо

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

Адресат – несколько организаций или структурных подразделений

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-­м, 3-­м и 4-­м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под­разделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту.

В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы.

Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97­2016? Ничего.

Размещение реквизита «адресат» на бланке

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

• на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
• на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

Технические вопросы

• Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30­2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97­2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

• Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

В. Ф. Макеева, канд. ист. наук, доцент

Гарантийное письмо — что это такое, формы, правила оформления, инструкция по составлению, образец

Чтобы гарантийное письмо смогло выполнить свою функцию, необходимо при его написании учитывать характерные особенности составления документа.

Что такое гарантийное письмо

Гарантийное письмо – это обязательство одной стороны сделки перед другой по исполнению условий договора, контракта, соглашения.

Документ может применяться при отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, погашении задолженности. Его составление может требоваться по закону или выступать условием для заключения сделки.

Специальных правил, которые регламентируют оформление и использование гарантийных писем в российском законодательстве, нет. Поэтому при составлении руководствуются стандартными нормами делопроизводства. Главное, чтобы точно и полно были обозначены намерения и обязательства обеих сторон.

Можно ли использовать гарантийное письмо вместо договора

Гарантийное письмо больше выступает частью договора, в котором более полно отражаются все условия сделки. Оно является дополнительным гарантом выполнения обязательств, определенных договором.

В отдельных случаях гарантийное письмо может заменять договор.

Классификация

Гарантийные письма в зависимости от предназначения, какую сделку они обеспечивают, можно проклассифицировать по разным видам и формам.

Виды

Основными видами являются:

• письмо-оферта;
• письмо-акцепт;
• дополнительное соглашение.

Гарантийное письмо-оферта

Оферта – это письменное предложение договориться, содержащее существенные условия сделки. Понятие и процедура применения предложения описана в статье 435 ГК РФ. Для того, чтобы оферта могла быть частью договора, в ней должны содержаться его индивидуальные признаки (наименование товара, услуги, срок выполнения, порядок доставки).

Обязательно должен быть прописан срок, т. к. оферта, направленная в адрес клиента, не может быть отменена в течение указанных периодов для ответных действий, если в самом тексте не содержится других условий. Какие предложения может содержать оферта:

• оказания услуг;
• произведения оплаты за товары и услуги;
• выполнение работы;
• доставка товара.

В письме-оферте может содержаться одновременно одно или несколько условий.

Гарантийное письмо-акцепт

Акцепт – это согласие лица, которому адресована оферта. Оно выступает второй составной частью договора. Согласно ст. 438 ГК РФ, акцепт должен быть полным и безоговорочным, поэтому выражения одного только письменного согласия недостаточно. Гарантийное письмо-акцепт должно содержать порядок действий, необходимых для совершения сделки, обозначенной в письме-оферте.

Обратите внимание, при акцепте предложения считается, что клиент согласен на все условия оферты. Если клиент не акцептовал оферту, значит обязательств между сторонами не возникли.

Дополнительное соглашение

Гарантийные письма не содержат достаточной информации по условиям сделки. В них не прописываются порядок расчетов, ответственность за нарушение условий, способы урегулирования споров.

Чтобы более точно обозначить права и обязанности сторон сделки, можно заключить дополнительное соглашение. Однако, в этом случае проще оформить стандартный договор.

Какие формы гарантийного письма существуют

Форма гарантийного письма обозначает, для каких целей оно составлено. Наиболее распространенными направлениями являются:

• оплата задолженности;
• в налоговую;
• арендная плата;
• выполнение работ;
• купленный товар.

По оплате задолженности

Письмо, гарантирующее оплату задолженности, является признанием долга со стороны должника. Оно может быть составлено, если должник в силу обстоятельств не может погасить задолженность в срок. Письмо должно содержать на какой срок переносится оплата и обязательство по погашению.

В налоговую

Гарантийное письмо могут запросить в налоговой инспекции при регистрации юридического лица.

Это происходит в случае, когда требуется подтвердить юридический адрес местонахождения компании, если она арендует помещение.

Гарантийное письмо по аренде, будет выступать подтверждением, что собственник помещения намеревается заключить договор аренды с регистрируемой организацией и предоставить ей юридический адрес.

На оплату аренды жилья

Гарантийное письмо по оплате аренды жилья потребуется в случае, если арендатор не имеет возможности внести плату за арендуемое помещение в настоящий момент. В этом случае он может согласовать с арендодателем возможность и условия отсрочки платежа. При положительном ответе арендатор составляет арендодателю гарантийное письмо с указанием срока переноса оплаты.

На выполнение работ

Гарантийное письмо на выполнение работ будет содержать обязательства подрядчика по их исполнению в срок и в полном объеме. Оно может быть составлено в преддоговорный период и будет выражать серьезность намерений подрядчика.

В период выполнения работ, чтобы конкретизировать сроки их проведения. Гарантийное письмо может выполнять роль договора между сторонами. В этом случае подрядчик указывает в письме какие работы и в какие сроки он обязуется выполнить, а заказчик в акцепте принимает обязательства по оплате.

На поставку товара

Гарантийное письмо-оферта содержит предложение поставки товара. Оно составляется, если поставщик хочет предложить взаимовыгодное сотрудничество другой компании. Предназначением документа выступает проявление заинтересованности потенциального партнера и впоследствии заключения договора на поставку товара.

Другие формы документа

Аналогичные гарантийные письма составляются при осуществлении и других событий и сделок в процессе хозяйственной деятельности компаний или для физических лиц.

Например, гарантия, что контракт будет заключен в установленный срок; при получении займа должник гарантирует выплату займодавцу в установленный срок в определенной сумме; студенту необходимо гарантийное письмо о том, что работодатель примет его на работу для предоставления в ВУЗ.

Юридическая сила документа

Главные юридические функции гарантийного письма:

• доказательство факта оформления соглашения между контрагентами;
• удостоверение условий обязательств между сторонами сделки;
• факт признания задолженности.

Как правильно составить документ

Поскольку установленной законом формы гарантийного письма нет, оно составляется в зависимости от вида, формы, кто является составителем. При написании обязательно соблюдать правила делового общения, четкие и понятные формулировки.

Необходимо учитывать реальные свои возможности по выполнению принимаемых обязательств.

Какая информация должна присутствовать в документе

Какие реквизиты должны присутствовать в обязательном порядке, независимо от статуса составителя:

• номер и дата;
• адресат;
• вид гарантийного письма;
• текст предложения или обязательства;
• данные отправителя;
• подпись составителя с расшифровкой.

От юридического лица

Если составителем гарантийного письма выступает юридическое лицо, документ будет иметь следующие особенности:

• составляется на фирменном бланке компании;
• должен содержать юридический адрес, контактные телефоны, реквизиты банковского счета организации;
• документ подписывается первым лицом компании, гл. бухгалтером, ставится печать.

Пример письма на оплату задолженности:

При написании писем других видов, меняется только их содержательная часть.

От индивидуального предпринимателя

Особенность гарантийного письма от предпринимателя в том, что у него может не быть расчетного счета и печати, поэтому он вписывает свои данные паспорта. Если расчетный счет открыт, форма письма будет аналогичной, как по юридическому лицу.

От физического лица

Написание гарантийного письма физическим лицом требует указания в нем паспортных данных и места регистрации составителя. Форма и содержание документа остаются стандартными.

Образец документа

Формулировка текста может включать дополнительные необходимые условия.

Распространенные ошибки при заполнении документа

Какие самые распространенные ошибки допускаются составителями гарантийных писем:

• Расплывчатые формулировки. Документ должен содержать четкие и понятные условия предложения или обязательства, не допускать двусмысленности или иносказания.
• Не прописываются существенные условия сделки. Не указывается сумма, объем, срок исполнения обязательств, ответственность сторон. Необходимо максимально точно обозначить все существенные параметры.
• Не указывается контактная информация. Это является необходимым условием гарантийного обязательства.
• Не прикладываются дополнительные документы. Если содержание гарантийного письма требует дополнительный документ-подтверждение, оно должно быть приложено. Например, свидетельство о праве собственности при представлении гарантийного письма в налоговую службу для регистрации ООО.

Как вручить документ

Способы вручения:

• Лично под роспись руководителю компании или уполномоченному лицу. При этом нужно либо приготовить два экземпляра документа, чтобы на втором была поставлена подпись о получении, либо получить расписку о принятии.
• Использование курьерской доставки.
• Отправка по почте с уведомлением о вручении.
• Использование электронных способов отправки.

Советы юристов

Для того, чтобы правильно составить гарантийное письмо, юристы советуют обратить внимание на следующее:

• Из его содержания должно быть понятно в отношении какой именно сделки выражено одобрение. Просто признать наличие задолженности мало, необходимо указать № и дату договора, реквизиты первичных документов (накладных, актов приемки-передачи).
• В документах должны быть четко определены стороны сделки. Недостаточно указывать только наименование, т. к. вполне могут быть зарегистрированы юридические лица с одинаковыми названиями. Поэтому дополнительно надо указать, как минимум ИНН компаний.
• Получать гарантийные письма лучше всего с личной подписью и синей печатью, а не по электронной почте. Может потребоваться проверка подписи на аутентичность, если письмо не подписывалось в присутствии другой стороны.

FAQ

Будет ли иметь гарантийное письмо юридическую силу в суде?

Это зависит от того, как составлен документ. Если в нем изложены все необходимые сведения, которые подтверждают согласие на исполнение обязательств, то суд непременно примет его во внимание. Если письмо составлено неправильно, оно может быть проигнорировано или учтено как несущественное доказательство.

Зачем банку требовать составления гарантийного письма о погашении задолженности должником?

Здесь все дело в сроке исковой давности. Если он истекает, написание должником гарантийного письма будет считаться признанием задолженности и продлит срок еще на 3 года. Поэтому по тем долгам в отношении которых есть вероятность погашения без судебных разбирательств, кредитор таким образом оставляет за собой возможность обращения в суд, если долг всё же не будет погашен добровольно.

Заключение

• Гарантийное письмо – это обязательство одной стороны сделки перед другой по исполнению условий договора, контракта, соглашения.
• Составляется гарантийное письмо в том случае, если одна сторона не уверена в своевременном исполнении условий договора другой стороной.
• При составлении документа руководствуются стандартными нормами делопроизводства. Главное, чтобы точно и полно были обозначены намерения и обязательства обеих сторон.

Письмо требование, образец

В первую очередь такая гарантия используется для дополнительного закрепления права одной из сторон договора. Договор может быть оспорен по многим обстоятельствам, например, из-за специально допущенной при его составлении юридической ошибки, а гарантия станет одним из средств доказывания в суде во время защиты пострадавшей стороны.

Коротко напомним изложенное раннее: сначала излагается причина написания послания. Далее идет указание на договор, его дата, номер и пункт, который был нарушен.

Размер денежных средств указывается в цифрах и прописью. Далее излагаются требования, напоминание обязательств ответчика, в случае необходимости – упоминается возможность применения санкций.

Подпись, расшифровка подписи, указание должности лица, подписывающего документ. Письмо-напоминание: образец Образец № 1. Письмо-напоминание о выполнении условий договора Образец № 2. Письмо-напоминание об условиях акции Образец № 3. Письмо-напоминание о перечислении оплаты по договору

• Классификация деловых писем
• Письма-ответы.

Гарантийный документ на оборудование выдаётся по договору аренды оборудования, и подтверждает обязательство арендующего сохранить полученное имущество в первозданном виде, соблюдать технику использования и технику безопасности. Тут же необходимо указать детальный перечень переданной техники (виды и количество единиц), её дефекты (если таковые имеются).

Существуют и другие виды гарантийных писем, но они не охватываются договорным правом. Информация о том, как оформить возврат товара в магазин «Детский мир».

Здесь написано можно ли вернуть товар без объяснения причин по закону в течение 14 дней. Это важно знать – закон о гарантии на мебель в защите прав потребителей.

Для чего может быть применено гарантийное письмо Письмо о реальных гарантийных обязательствах — необходимая часть договорных правоотношений.

По жанру и стилю письма-напоминания являются информационными сообщениями. Основная цель этих посланий – напомнить получателю об обязательствах, которые ему надлежит выполнить.

Советы, как правильно составить письмо-напоминание, образцы готовых писем и типовые фразы-клише для них вы найдете в материалах данной статьи. Из статьи вы узнаете:

• каковы особенности письма-напоминания;
• какова структура письма-напоминания;
• как составить письмо-напоминание по готовому образцу.

Несмотря на широкое распространение электронной деловой коммуникации, наряду с ней продолжает существовать бумажная форма взаимодействия между организациями, партнерами и клиентами.

Счета, объявления, приглашения, поздравления, рекламные буклеты – рассылаемая бумажная корреспонденция может иметь самое разное содержание.

Как правильно составить письмо-требование

Данный документ чрезвычайно важен, при определённых обстоятельствах и условиях он имеет юридическую силу и может быть привлечён в качестве доказательства попыток договориться при судебных разбирательствах. Поэтому его к его написанию необходимо подойти со всей серьезностью и ответственностью.

Полезные документы для скачивания

Письмо-напоминание (образец)Скачать в .doc Письмо-запрос (образец)Скачать в .doc Коммерческое письмо (образец)Скачать в .doc

Стиль письма исключительно деловой, изложение лаконичное и ясное, безэмоциональное, приведённые примеры достоверные, подача фактов корректная, с ссылкой на свидетелей и подтверждающие документы.Также в письме-требовании должны быть отражены суммы долга, если речь о задолженности, и необходимые для оплаты реквизиты организации.

Письмо-требование составляется на фирменном бланке предприятия и имеет общую для всех деловых писем форму:

• наименование организации-адресата, должность и ФИО ответственного лица, на имя которого отправляется письмо;
• номер письма (исходящий/входящий) и дата его получения/отправления;
• причину составления требования; обычно используются фразы «В связи с задолженностью…»,
• «В следствие неисполнения вами обязательств…», «Исходя из договора к,упли-продажи…», «Согласно договору поставки №…» и т.п. желательно со ссылками на пункты законов, постановлений и т.д.;
• требование, которое вы выдвигаете, в ультимативной форме: «Требуем выполнить…» (незамедлительно предоставить, погасить задолженность, перечислить сумму, исполнить взятые обязательства и т.д.);
• срок, в который ситуация должна быть исправлена;
• меры, которые вы предпримете в случае отсутствия правильной реакции на ваше требование (материалы передаются в суд, предъявляются штрафные санкции и прочее);
• заверяющие письмо должность, подпись отправителя и её расшифровка (ФИО); обычно такие письма визируются подписью руководителя предприятия.

Кроме того, к письму могут прилагаться копии документов, на основании которых выдвигаются требования, и которые были упомянуты в тексте письма.

Что такое претензия и в каких случаях ее направление обязательно?

Претензия — это документ, который направляется контрагенту при наличии разногласий относительно заключенного между сторонами договора.

Разрешение спора в рамках претензионного порядка имеет как достоинства, так и недостатки. Положительным является возможность разрешить конфликт в короткие сроки без обращения в судебные органы.

В случае если контрагент игнорирует направленную претензию, остается только один выход — обращаться в суд.

Претензионный порядок является обязательным в случаях, когда:

• данное условие содержится непосредственно в соглашении (как правило, в разделе «Разрешение споров и разногласий» или «Прочие условия»);
• обязанность по направлению претензионного письма закреплена в законе (например, в соответствии со ст. 619 ГК РФ при неисполнении арендатором обязательств по договору аренды);
• для того чтобы обратиться в суд, необходимо первоначально направить претензию контрагенту и дождаться ответа (например, в силу требований п. 7 ч. 1 ст. 126 АПК РФ).

Если в законе или в договоре не указано на обязательность направления претензии, то это является правом, а не обязанностью.

Гражданам, заключившим соглашение в личных или семейных целях, соблюдение претензионного порядка позволит претендовать на присуждение штрафа в соответствии с законом «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1 (если в добровольном порядке обоснованные требования не удовлетворены, а будут удовлетворяться судом).

Претензионное письмо о невыполнении условий договора: общие положения и образец претензии

Невыполнение условий заключенного договора любой из сторон является основанием для направления требования о выполнении таких условий или о возмещении убытков, выплате неустойки, прекращении договора и т. д.

В претензии следует указать предъявляемые требования и нарушенные пункты соглашения, на которых они основаны. Законодательство не содержит обязательных требований к оформлению претензии, однако она должна быть оформлена письменно, чтобы доказать факт ее составления.

Образец претензионного письма о невыполнении условий договора можно скачать ниже:

Претензия может быть передана лично в руки или направлена почтой. В случае передачи документа лично на втором экземпляре претензионного письма нужно потребовать у получателя поставить отметку о принятии, содержащую дату, подпись и сведения о принявшем ее сотруднике. При направлении требования почтой следует оформить заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

Как составить претензию на невыполнение условий договора?

Претензия составляется в произвольной форме, и в нее могут быть включены следующие сведения:

• данные о сторонах договора, адресах, телефонах и прочая информация, позволяющая идентифицировать их (в шапке документа);
• основание для предъявления требования (указание данных договора или иных сведений, свидетельствующих о его заключении);
• информация об исполненных обязанностях по договору предъявителя претензии (например, поставка товара, внесение предоплаты и т. д.);
• данные о неисполненных обязательствах (неисполнение в части или в полном объеме);
• указание на обязательность надлежащего исполнения, а также требования по уплате неустойки, убытков и т. д., предусмотренных договором или законом;
• негативные последствия и санкции в случае неисполнения претензии в добровольном порядке;
• возможные способы исполнения и сроки;
• подпись составителя и расшифровка.

• К претензии на невыполнение условий договора следует приложить документы, на которых основано предъявляемое требование.
• ***
• Таким образом, претензионный порядок предполагает уведомление контрагента о наличии неисполненных обязательств и предоставление возможности урегулировать спор без несения дополнительных расходов, в том числе на уплату госпошлины за обращение в суд, представительских расходов или неустоек.

Письмо-требование образец бланк

В отличие от письма-претензии, письмо-требование не выявляет претензий по предмету сделки. Оно несет в себе задачу добиться от адресата выполнения возложенных обязательств. 

Оно направляется в случае неоплаты полученных товаров/услуг. Второй вариант – наоборот недополучение товаров/услуг после внесения предоплаты. 

Письма-обращения являются частью досудебной подготовки. Следовательно – это официальный документ. Это означает, что несмотря на допустимость свободной формы, оформлять его нужно в соответствии с правилами делового документального языка. 

Требования к речи и лексике в письме требовании 

Речь в письме должна быть краткой, лаконичной, жесткой, но при этом не должна содержать оскорблений, обид, жалобных оборотов и прочего. 

Главная задача этого письма-рекламации – побуждение адресата к произведению действий по исполнение его обязанностей. Для этого необходимо показать всю серьезность намерений. 

Если оно обращено к конкретному руководителю, недопустимо применять обращение «ты». Только «Вы» и только с большой буквы. Данный документ может быть привлечен к рассмотрению в суде. Значит, несмотря на законность своих требований, необходимо проявить уважение к оппоненту. 

Описывая свои намерения в случае невыполнения условий письма необходимо указать о необходимости крайних мер. Этого можно достичь при помощи таких слов: «в случае невыполнения, мы будем вынуждены…» и далее по тексту. 

Форма, компоновка, подача требования 

Пишется этот документ на официальном фирменном бланке компании. Формат листа – А4. 

Шапка разделяется на две части. В правой – указывается  организация-адресат, а также компания-отправитель. В левой – ставится дата написания и название города, в котором происходит событие. 

Никакое название можно не прописывать. 

Далее находится тело письма. Его можно разделить на четыре части:

1. Вступительная.
2. Требовательная.
3. Извещающая.
4. Опись.

Рассмотрим каждую из них

1. Вступление. Здесь описываются условия, при которых возникли данные «трения». Каждый факт должен быть подтвержден соответствующим документом (доказательством). Описание приводится в хронологии, последовательно. Нежелательно применять много связывающих слов. Все сухо и лаконично.
2. Во второй части формулируются требования. Каждое из них подтверждается ссылкой на документ, подтверждающий эту обязанность (договор, дополнительное соглашение, статья закона).
3. Далее необходимо разъяснить, какие последствия понесет отказ или игнорирование требований.
4. В заключении приводится перечень всех прилагаемых документов (копий).

Ставится подпись руководителя компании-отправителя с расшифровкой. Подпись заверяется печатью компании. 

Регистрируются жалобы-обращения согласно правилам учета корреспонденции (исходящей и входящей). 

Ниже расположен типовой бланк и образец письма-требования вариант которого можно скачать бесплатно.

Примеры писем-требований

Письмо-требование о выполнении договора

Письмо-требование о ликвидации недоделок

Претензионные (рекламационные) письма составляются в случаях, если при исполнении договоров одна из сторон нарушает взятые на себя обязательства. Во многих случаях такие письма появляются после того, как были оставлены без ответа письма-напоминания или письма-требования. Цель претензии (рекламации) – возместить потери, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензии предъявляются, если:

• – качество поставленного товара не соответствует условиям договора (включая несоблюдение комплектности товара и ассортимента);
• – количество поставленного товара меньше оговоренного;
• – нарушены сроки поставки;
• – ненадлежащим образом выполнены упаковка и маркировка товара (когда несоответствие упаковки или неправильная маркировка привели к порче товара);
• – нарушен срок платежа и, в целом, порядок взаиморасчетов;
• – не соблюдены иные условия контракта.

Текст претензии (рекламации) включает в себя:

• – основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);
• – предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);
• – доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);
• – конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Если требованием претензии является возврат определенной суммы, то в претензии должен содержаться расчет претензионных требований, изложенный в ее тексте или в приложении.

Претензия должна составляться в корректной форме. В зависимости от ситуации и намерений покупателя претензия может содержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд, если продавец не удовлетворит претензию.

Претензии направляются заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон.

Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии или в отметке о приложении.

Приложениями к претензии могут быть такие документы, как акт экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., в зависимости от предмета претензии.

Сторона, направляющая претензию, должна хранить квитанцию службы доставки (почтового отделения) об отправке письма.

Сторона, получившая претензию, должна дать на нее ответ также в письменной форме, заказным письмом или телеграммой (телексом) в срок до одного месяца. В нем сообщается об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению (с указанием срока принятия решения по претензии).

Если претензия отклоняется полностью или частично, в ответе нужно изложить мотивы отказа с его обоснованием. Если претензия удовлетворяется, покупателю направляют ответ, в котором сообщают о признании претензии и способе ее удовлетворения, и если удовлетворение претензии связано с денежной выплатой, сообщают размер выплаченной суммы, дату и номер платежного поручения.

При составлении текста претензии используются следующие фразы:

– в начале текста:

– в заключительной части текста:

Претензия должна иметь предметный заголовок к тексту, в котором дастся ссылка на договор, в связи с которым она составлена, например:

Письмо-претензия в отношении качества поставленного товара

Письмо-претензия в отношении ассортимента товара

Письмо-требование о возмещении убытков