Что представляет собой моделирование бизнес-процессов и зачем оно нужно

Грамотное моделирование бизнес-процессов позволяет оптимизировать работу компании. Когда её деятельность раскладывается на элементы, состоящие из последовательностей деловых операций, проще увидеть ошибки, которые допускаются, спрогнозировать риски, появляющиеся на разных этапах.

Основные понятия

Чтобы разобраться в моделировании бизнес-процессов, нужно в первую очередь определить, что является бизнес-процессом (БП).

В менеджменте это логическая последовательность регулярно повторяющихся действий, благодаря которым удаётся из ресурсов на входе получить конечный продукт на выходе.

Задача любой компании, которая хочет оптимизировать свою работу, — выстроить действительно эффективные БП, те, что включают только необходимые операции.

У термина «моделирование» 2 значения: процесс формирования модели бизнес-процессов с применением методологии, если модель готова — процесс её исследования.

Сама модель БП — это описание, отражающее действительную или предполагаемую деятельность организации. Иногда говорят о графической модели бизнес-процесса — это схема процесса, отображающая все операции, переходы между ними. Соответственно, содержательная модель бизнес-процесса — это структура со свойствами элементов, связями.

Описывая основные понятия моделирования бизнес-процессов, стоит отметить также:

• метод, методологию моделирования — способ наглядно показать базовые элементы процесса и их связи через графику, текст;
• модель, блок-схема бизнес-процесса — его описание (в виде текста, символов, таблицы), которое отражает действительную или предполагаемую деятельность компании через функции, механизмы контроля, ресурсы и т. д.

Цели моделирования бизнес-процессов

Главная цель — через моделирование улучшить показатели компании, помочь ей достичь успеха. Если чётко описать все действия, сохранить хронологию документооборота, можно систематизировать информацию об организации и операциях, которые в ней протекают, чтобы потом отобразить всё в графическом виде. Взгляд на графики со стороны позволяет увидеть все ошибки и продумать, как их избежать.

Другие цели:

• нормировать процессы (если соблюдать правила их выполнения, можно добиться желаемой результативности);
• установить взаимосвязи между процессами (чтобы убедиться в правильности процедуры).

Развитие моделирования бизнес-процессов

Условно выделяется 3 «волны» в развитии моделирования БП.

Когда вышла книга Ф. Тейлора «Принципы научного управления», заинтересовались описанием и разработкой бизнес-процессов. Само описание выполняется в виде текста, таблички.

При этом активно используются методологии (SADT), сети Петри, блок-схемы.

К слову, последние дают возможность чётко отобразить операции, но их нотация не даёт формализованного описания конкретных моментов процесса, например, не получается указать тех, кто выполняет бизнес-функции.

В 1980-х гг. пытаются автоматизировать БП, и только спустя 10 лет появляется отдельное направление — бизнес-моделирование. Большая часть методологий, которые использовались до этого момента, неполны, могут быть неправильно интерпретированы. В то же время их можно было использовать для обсуждения БП с руководством, ради чего они и создавались.

Вышла книга «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе» М. Хаммера и Д. Чампи. Под реинжинирингом понималось создание двух моделей БП: «как есть» и «как должно быть». Последняя и внедрялась.

Также на этом этапе продолжился процесс автоматизации, появились системы управления потоками работ. В них предусматривалась среда разработчика, чтобы моделировать нестандартные БП, правда, для этого нужна была и помощь программистов. Это влекло за собой временные и денежные затраты, поэтому вскоре началась разработка методологий третьего этапа.

Вышла книга «Управление бизнес-процессами: третья волна» Г. Смита и П. Фингара.

К бизнес-процессам подошли по-другому: позаботились о том, чтобы их можно было корректировать при необходимости самостоятельно.

Также инструменты этого этапа сводятся к тому, чтобы сами руководители и специалисты организации могли осуществлять моделирование бизнес-процессов для эффективного управления компанией и их внедрения.

На этом этапе также совершенствуются способы моделирования, наблюдается стремление к стандартизации.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Поскольку цель моделирования — улучшить показатели через БП, то охватывается не только проектный этап работы, но и работа по внедрению.

Основные стадии:

• построение модели «как есть» (для этого выявляют границы БП, базовые компоненты, делают описание, чтобы понять, как всё работает в настоящий момент);
• анализ данных;
• формирование модели «как должно быть»: (на основе анализа продумывается состояние процесса, к которому нужно стремиться);
• тестирование новой модели;
• усовершенствование (при необходимости вносятся изменения).

Причём моделирование бизнес-процессов не должно заканчиваться последним этапом. Чтобы преуспеть, нужно регулярно пересматривать разработанную модель и дорабатывать её, чтобы она учитывала изменения, соответствовала всем требованиям.

Виды моделирования бизнес-процессов

Исходя из трудностей, которые нужно решить через моделирование, его разделяют по видам. Если не разделять, модель окажется слишком сложной из-за наличия массы компонентов.

Виды:

• функциональное моделирование бизнес-процессов (описание в виде взаимосвязанных функций);
• объектное (в качестве набора объектов, которые взаимодействуют между собой, объектами могут выступать сотрудники, техсредства, информационные компоненты);
• имитационное (подразумевает описание через примеры развития БП в разных условиях, анализ в динамике).

Принципы моделирования бизнес-процессов

1. Принцип осуществимости: модель должна способствовать достижению целей. Поэтому предварительно важно обозначить цели и желаемые показатели.
2. Информационной достаточности: без точных данных создание модели, как и проектирование бизнес-процессов, невозможно.

3. Множественности модели: разрабатываемая модель должна отображать качества объекта, влияющие на нужные, желаемые показатели. Следовательно, чтобы полностью изучить какой-то объект, нужно создать ряд моделей, каждая из которых будет отображать процесс с разных сторон.

4. Агрегирования: чаще всего сложную систему можно изобразить как совокупность агрегатов (подсистем). При этом грамотно составленные блоки нижнего уровня позволяют при необходимости изменять всю модель с учётом требований.

5. Отделения: в области, которая анализируется, обычно есть ряд отдельных компонентов, структура которых и так понятна. В этом случае ставится условно пустой блок, для которого прописываются лишь важные входные и выходные потоки.

Могут выделяться и другие принципы — сфокусированности (необходимо учитывать только важные моменты, а для каждой модели они свои), декомпозиции. Последний указывает на то, что любой процесс можно отобразить как ряд иерархически выстроенных компонентов.

Методы моделирования бизнес-процессов

Их много, и они могут иметь графические или текстовые средства, чтобы отобразить базовые компоненты процесса, указать связи между ними.

Основные методы:

• IDEF — объединяет несколько методов (IDEF0, IDEF1 и др.). В их основе методология SADT. Модель содержит графические схемы. Те составляются по определённым правилам, благодаря которым можно быстро вникнуть в суть.
• DFD — разработана для проектирования информационных систем. Отображает, как передаются данные между операциями, описывает их взаимосвязь. То есть с помощью DFD можно разбивать процесс на более мелкие процессы. При этом готовая диаграмма будет изображать потоки информации — входы, выходы, причины изменений и т. д.
• Flow Chart Diagram — метод, предполагающий использование символов. Ими обозначаются не только операции, но и данные, оборудование. Метод довольно гибкий, процесс можно отображать разными способами.

Наконец, сети Петри — модель изображается в виде графа. Метод позволяет моделировать изменение процессов в динамике.

Инструменты бизнес-моделирования

Профессиональные программные продукты, которые используются для БМ:

• ARIS — подойдёт продвинутым и начинающим пользователям. Включает также средства оценки и оптимизации стоимости БП, инструменты для внедрения ERP-систем, для контроля выполнения.
• ELMA — система, базирующаяся на создании модели через наглядные диаграммы, нотации BPMN. К слову, нотацией называют набор знаков для графического моделирования бизнес-процессов. ELMA содержит модуль управления проектами, удобную систему контроля, которая применима и для сотрудников филиалов удалённо, хорошо налажен электронный документооборот.
• AllFusion Process Modeler — система, с помощью которой можно делать описание, анализ, моделирование. Включает стандартные методологии: IDEF0, DFD и др.

Бизнес-моделирование: особенности практического применения

В основе БМ должны лежать бизнес-процессы, так как на системе управления ими выстраивается огромное количество других систем управления. Многие компании пытаются внедрять бизнес-процессы, совершенствовать их, и, даже если изначально это удаётся, наблюдается рост показателей, потом те падают, и о системе забывают.

Однако на самом деле проблема не в ней, а в несистемности и непродуманности действий по внедрению и улучшению. К тому же добиться успеха можно, только если предполагаемые изменения понятны и руководству, и подчинённым, а также направлены на долгосрочный результат и учитывают особенности менеджмента отечественных предприятий.

Значение бизнес-моделирования

При правильном описании и внедрении БП, организация получает массу преимуществ:

• улучшается управляемость и контролируемость на всех уровнях благодаря получению общей картины деятельности;
• сокращается время на выполнение операций, уменьшаются затраты без потери качества;
• компания развивается благодаря системному подходу к решению важных вопросов;
• появляется понимание, в каких сотрудниках нуждается организация, упрощается процесс подбора персонала;
• растут финансовые показатели;
• появляется возможность расширить бизнес за счёт создания дополнительных филиалов с работающей системой бизнес-процессов.

Выводы

Моделирование бизнес-процессов существенно упрощает жизнь владельцу и руководителю компании. Главное — правильно определить бизнес-процессы, описать их и внедрить с учётом всех изменений. Тогда успех не заставит себя долго ждать.

Моделирование бизнес процессов организации: цели, методы и результаты

Моделирование бизнес-процессов предприятия — важнейший инструмент грамотного и результативного управления.

Компании не работают с максимальной эффективностью сами по себе: процессы необходимо постоянно анализировать, оптимизировать, а иногда и полностью реорганизовать. И моделирование — первый шаг к такому управлению. Разложив деятельность на компоненты, каждый из которых включает определенную цепь операций, легче увидеть узкие места и ошибки, спрогнозировать риски на каждом из этапов. В краткосрочной перспективе это позволит выстроить более эффективные бизнес-процессы, а в долгосрочной — поможет компании адаптироваться и совершенствоваться в соответствии с меняющимися условиями и целями.

Моделирование бизнес-процессов: основные понятия

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — один из методов повышения эффективности и прозрачности работы организации.

В его основе лежит процессный подход к управлению: процессы описываются через присущие им элементы — действия, данные, события, материалы.

Полученное описание позволяет глубоко разобраться в бизнес-процессах, увидеть потенциал их улучшения и эффективно организовать взаимодействие всех участников. 

Модель — это графическое или текстовое представление бизнес-процессов и логической взаимосвязи между ними. С ее помощью отображают два состояния процессов: как есть — текущая деятельность организации, и как должно быть — ее будущее состояние после внесения изменений или улучшений.

Системное моделирование бизнес-процессов может быть выражено в виде блок-схем, диаграмм, таблиц, сценариев и т.д. Способы, выбранные для наглядного отображения элементов, называются методами моделирования.

Зачем моделировать бизнес-процессы

К чему приводит отсутствие формализованных бизнес-процессов?

• Нет распределения полномочий и зон ответственности — возникающие проблемы некому решать.
• Нет точной и актуальной информации — руководство не может быстро получить данные о текущей деятельности и ее результатах, которые необходимы для управления бизнесом.
• Нормативные документы неактуальны и противоречивы, работа и взаимодействие сотрудников и подразделений не регламентированы — их функции могут дублироваться, тратится много времени на выяснение рабочих моментов. 
• Эффективность работы подразделений неравномерна — есть лидеры и аутсайдеры, возможно взаимное недовольство между производством и вспомогательными службами. 
• Избыточная цепочка согласований, долгий цикл принятия и исполнения решений — растут непроизводственные затраты, падает исполнительская дисциплина, контроль исполнения решений неэффективен.
• Плохо работает документооборот — нужные документы сложно найти, нередки потери.
• Возникает избыток товарных запасов из-за недостаточного планирования.
• Нарушаются сроки и бюджеты выполнения работ и заказов из-за отсутствия адекватной оценки и контроля.
• Не ведется контроль удовлетворенности клиентов — пробелы в этом направлении не выявляются и не устраняются. 
• Деятельность предприятия не прозрачна для инвесторов — снижается доверие.

В конечном итоге внутреннее развитие компании не успевает за ростом бизнеса и рыночными изменениями, возникают «болезни роста», процессы становятся все более хаотичными. Если же показатели деятельности перестают устраивать руководителей, нет возможности выявить проблемные точки и наиболее перспективные направления улучшений.

Наличие моделированных процессов позволяет изменить ситуацию, решив несколько задач:

• нормирование бизнес-процессов. В большой организации разные команды могут выполнять один и тот же процесс по-разному. Создание оптимального дизайна задает единые правила и гарантирует, что каждый знает, как достичь лучшего результата;
• гибкость процессов. Анализ бизнес-процессов способствует формированию культуры инноваций и изменений. Возможность настраивать бизнес-операции позволяет компании развиваться в условиях технологических изменений;
• прозрачность. Все в организации будут знать, как выполняются процессы, это делает работу контролируемой;
• повышение эффективности. Основная функция моделирования бизнес-процессов — найти способы улучшить выполнение процессов, что приведет к повышению эффективности, производительности, конкурентоспособности и, наконец, прибыли.

Виды и принципы моделирования бизнес-процессов

Попытка учесть одновременно все возможные стороны процесса приведет к чрезмерному усложнению модели. Поэтому моделирование может иметь разную направленность в зависимости от поставленных целей. Основываясь на определенных характеристиках, которые выбраны как предмет анализа, применяется один из видов моделирования.

Функциональное моделирование бизнес-процессов описывает их в виде функций, которые четко структурированы и взаимосвязаны между собой.

Объектное моделирование: бизнес-процессы отображаются как набор объектов, взаимодействующих между собой. Такими объектами могут быть работники, средства производства, элементы информации и т.д.  

Имитационное моделирование — в этом случае процессы представляют через примеры их поведения в разных условиях, анализируя свойства в динамике.

Такое разделение упрощает работу, позволяя сфокусироваться на определенных свойствах процесса. При этом разные модели могут быть применены для одного и того же процесса.

Чтобы получить адекватные модели, необходимо придерживаться основных принципов моделирования бизнес-процессов:

• Ориентация на эталонные и референтные модели как базу для описания бизнес-процессов.
• Моделирование «сверху вниз» — в каждой предметной области первыми создаются модели верхнего уровня: для основных процессов, процессов управления, развития, обеспечивающих процессов.
• Разумная достаточность — уровень детализации, количество моделей и описанных в них типов объектов и связей необходимо соотносить с поставленной задачей.
• Сфокусированность — необходимо включить в описание процесса его ключевые параметры, отвлекаясь от несущественных деталей.
• Соизмеримость процессов по сложности (составу) и по значимости.
• Целостность описания процесса: задание его названия, последовательности функций, участников процесса, используемых ресурсов.
• Множественность — модель должна отображать свойства объекта, которые влияют на желаемые показатели. При этом для полного представления объекта нужно несколько моделей, которые отображают процесс с разных сторон.

Кроме того, одним из главных принципов можно назвать учет целей проекта — создавая модели, необходимо учитывать, как они будут применяться.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Работа над проектом включает несколько этапов моделирования бизнес-процессов организации, которые выполняются последовательно.

1. Создание модели «как есть» — выявление границ и основных компонентов процесса, сбор информации о том, как он работает. Такая исходная модель становится отправной точкой будущих улучшений. 

2. Анализ данных — поиск ошибок, ограничений, дублирующихся операций, взаимосвязей. Это позволяет уточнить модель «как есть» и наметить потребности в изменениях.

3. Построение модели «как должно быть» — формулирование состояния процесса, к которому необходимо стремиться. Эта модель отображает будущий процесс после проведения улучшений.

4. Тестирование построенной модели — внедрение ее в деятельность компании, оценка результатов, внесение изменений.

5. Улучшение построенной модели — в процессе использования модель необходимо продолжать анализировать и совершенствовать.

Последний этап по сути не оканчивается — созданная модель будет постоянно дорабатываться с учетом внутренних и внешних изменений. 

Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов

Существующие методы моделирования бизнес-процессов позволяют сконцентрироваться на определенных аспектах, определить свойства и связи компонентов и представить их как графическими, так и текстовыми средствами.

Количество методов достаточно велико. В числе основных можно назвать следующие.

• IDEF — класс методов (IDEF0, IDEF1 и т.д.), основанных на методологии SADT. Модель позволяет описывать в виде графических схем разные стороны процессов. Так, IDEF0 создает модель функций процесса, а IDEF3 — поведенческую модель.
• VAD — нотация дает общий взгляд на бизнес-процессы, которые непосредственно участвуют в создании ценности, т.е. продукта или услуги.
• EPC — нотация позволяет создать диаграмму процессов нижнего уровня, в которой для всех событий и функций определены участники, материальные и информационные потоки, стартовые и финишные точки. 
• BPMN — нотация, которая моделирует шаги запланированного бизнес-процесса от начала до завершения. Наглядная блок-схема отображает полную последовательность операций и информационных потоков.
• Data Flow Diagram отображает передачу информации (не материалов) между операциями в рамках процесса. С помощью DFD можно разбить процесс на более мелкие подпроцессы, поэтому его применяют для структурного анализа. 
• Role Activity Diagram используют для моделирования процесса как совокупности ролей, имеющих определенные функции, и их взаимодействия.
• Flow Chart Diagram строится с помощью набора символов, которые обозначают элементы процесса: процедуры, инструменты, данные и т.д. Метод отличается гибкостью, позволяя представить процесс как логическую последовательность действий множеством способов.
• Сети Петри позволяют отобразить динамическое изменение процессов. Модель представляет собой граф, вершины которого — это действия процесса, а дуги — события, определяющие изменение состояния процесса.

Существует ряд программных продуктов, которые могут быть использованы в качестве инструментов моделирования бизнес-процессов с применением описанных методов: ARIS, Business Studio, MS Visio, Bizagi Process Modeler и др.

Моделирование бизнес-процессов: проект из практики

Результаты бизнес-моделирования

В процессе моделирования необходимо рассматривать компанию как систему взаимосвязанных и взаимодействующих процессов. Для этого важно уметь анализировать схемы и работать по ним. Главная цель — не нарисовать схему, а правильно ее выстроить, создав условия для взаимодействия между структурами и подготовив фундамент для дальнейшего анализа. 

Поверхностный и несистемный подход к моделированию бизнес-процессов зачастую приводит к тому, что моделирование не приносит ожидаемых результатов, а сами изменения непонятны ни руководству, ни сотрудникам.

В конечном итоге попытка внедрения оканчивается неудачей и систему моделирования бизнес-процессов забрасывают. Чтобы избежать такого исхода проекта, имеет смысл обратиться к помощи профессиональных консультантов.

Моделирование способно принести компании видимые преимущества:

• за счет создания единой картины процессов повышается управляемость и контролируемость на всех уровнях;
• уменьшаются сроки выполнения операций, снижаются расходы без потери качества;
• формируется четкое понимание потребности в персонале, процесс найма становится более простым и эффективным;
• благодаря системному подходу предприятие получает и использует возможности для роста, в том числе за счет эффективной работы филиалов;
• улучшаются финансовые показатели.

Моделирование и анализ бизнес-процессов предприятия — действенный инструмент для оптимизации деятельности, повышения прибыли и успешного развития. Но все эти цели будут достигнуты при условии грамотного описания и последовательного внедрения. 

Моделирование бизнес-процессов – необходимое условие простоты и эффективности ведения бизнеса

В этой статье мы поговорим о том, для чего компании требуется моделирование бизнес-процессов, их анализ и постоянное совершенствование. Заказать моделирование бизнес-процессов вы можете в нашей компании.

Наука менеджмента на сегодняшний день выделяет достаточно большое количество подходов к управлению организацией.

Если вернуться к смыслу понятия «бизнес» или «предпринимательство», то фактически он представляет собой деятельность, направленную на получение прибыли.

Прибыль может быть получена за счет продажи тех или иных нужных потребителю товаров или оказания полезных услуг. В любом случае это деятельность. Каждый день сотрудники приходят на работу в офис и начинают активно трудиться. Что они делают?

Суть бизнес-процессов

Целью любой организации является, повторюсь, извлечение прибыли за счет полезного для потребителя производства тех или иных благ. Соответственно, каждый сотрудник, как важный элемент организации выполняет определенный набор действий, так или иначе направленный на достижение общей цели.

Причем деятельность отдельных людей логично взаимосвязана и обладает определенной последовательностью. Согласитесь, вряд ли сотрудник отдела упаковки может упаковать, например, в коробку товар, который еще не изготовили сотрудники производственного отдела.

Бухгалтер не может оплатить счет до того, как соответствующий сотрудник отдела не соберет все необходимые подписи в пользу его оплаты.

Виды бизнес-процессов компании

Таким образом, все действия сотрудников выстраиваются в упорядоченные цепочки, которые взаимосвязаны между собой.

В одной организации может быть несколько таких крупных цепочек, ключевой из которых является, конечно же, процесс производства товара или услуги и следующий за ним (либо предшествующий ему в случае работы под заказ) процесс продажи товара конечному покупателю.

Кроме того, существуют дополнительные, но не менее важные, например, маркетинговый процесс выведения продукта на рынок, процесс ведения бухгалтерии, без которого не может обойтись ни одно предприятие и т.д.

Иерархия бизнес-процессов

В связи с этим вводится определение «бизнес-процесса» как последовательности действий, направленных на создание определенного полезного (материального или нематериального) продукта для его потребителей. Весьма интересным свойством этого объекта является его фрактальность, то есть способность делиться на более мелкие, подобные ему структуры – бизнес-процессы низшего уровня.

Например, самым крупным бизнес-процессом в организации, работающей по предзаказу, можно считать последовательность следующих действий: получение заказа -> его производство -> доставка покупателю.

Однако, для отдела продаж блок «получение заказа», в свою очередь, является сложным самостоятельным бизнес-процессом со своими входными ресурсами и продуктом на выходе.

Что уж говорить о блоке «производство», особенно, если предприятие представляет собой большой завод? Помимо этого существуют еще отдельные маркетинговые процессы, такие как процесс ввода товара на рынок, процесс формирования бренда, процесс проведения рекламной кампании и т.д.

Такой взгляд на компанию позволяет сделать всю ее деятельность достаточно прозрачной, причем, что важно, именно с точки зрения достижения ее глобальных целей.

Этим такой подход отличается от функционального, в котором каждое подразделение организации выполняет свой строго определенный набор функций и следит за реализацией своих, обособленных от остальных ключевых показателей.

По такому принципу построено большинство уже зрелых компаний.

Взаимосвязь бизнес-процессов

Наши клиенты, обращаясь к нам за консалтингом в сфере бизнес-процессов, часто жалуются на своих сотрудников, которые ничего не делают или даже своими действиями срывают общий процесс.

Однако в большинстве случаев мы выясняем, что сотрудники на самом деле выполняют свою работу вполне добросовестно, просто сформулированные руководством для них задачи и цели строго отграничены от общих целей компании, и задачи разных структурных подразделений не связаны между собой гибко.

При таком подходе специалисты каждого отдела вынуждены действовать не ради общих целей компании, а исключительно ради целей конкретного подразделения.

И если, например, показателем работы отдела снабжения, по которому оценивается его результативность, является объем издержек на сырье, а отделу продаж очень важен крупный клиент, готовый заплатить больше за скорость поставки товара, то в рамках функционального подхода задачи такого рода требуют каждый раз индивидуального решения с привлечением специалистов разных отделов и больших затрат времени.

Экономия компании при грамотном моделировании бизнес-процессов

Такие ситуации говорят о том, что бизнес-процессы в организации не структурированы и требуют улучшения.

К чему это приводит? При ближайшем рассмотрении очевидно, что даже если руководство, будет в срочном порядке при появлении каждой нестандартной ситуации собирать совещания и заново расставлять приоритеты, придумывать новые показатели эффективности и мотивации сотрудников, то, как минимум, это приведет к колоссальным потерям времени, простою, издержкам. Однако это еще не все.

Японский инженер Гэнъити Тагути, занимавшийся совершенствованием производственных процессов во второй половине 20 века, абсолютно правильно заметил, что необходимо учитывать не только потери компании, которые она несет при производстве и продаже товара, то есть издержки в классическом понимании этого слова, но очень важно учесть и репутационные потери, которые она понесет, в случае если ее клиент окажется недовольным, если показатели проданного товара или оказанной услуги будут отличаться от требовавшейся потребителю. Действительно, эти потери в конечном итоге также превратятся в экономические издержки, ведь такой клиент не вернется в компанию за повторной покупкой и не порекомендует ее другим.

Моделирование бизнес-процессов — первый шаг к внедрению грамотной системы менеджмента качества

Если руководство не имеет прозрачной картины всех бизнес-процессов, происходящих в компании, оно не сможет адекватно реагировать на меняющиеся потребности рынка, на индивидуальные запросы своих клиентов.

И даже если такие запросы не отличаются большим разнообразием, неструктурированный бизнес-процесс ведет к большому количеству дефектов и брака, что опять-таки приводит к увеличению расходов.

Причем расходы эти всякий раз непредсказуемые, что сильно влияет на финансовую устойчивость компании. Это отражается на способности компании получать заемные средства.

Кроме того, финансово неустойчивые компании не имеют возможности участвовать в тендерных закупках у крупных юридических лиц. Как этого избежать, мы рассказывали в статье об оценке финансовой устойчивости компании для закупок по 223-ФЗ.

Построение системы бизнес-процессов и системы управления

Для того, чтобы их не было, важно не только построить грамотную архитектуру бизнес-процессов, но и спроектировать релевантную ей систему ключевых показателей эффективности KPI. О том, как мы это делаем и какие стандартные европейские системы KPI существуют, мы рассказываем в других статьях.

Более того, наличия прозрачной картины бизнес-процессов для эффективного управления мало, ведь эти процессы могут быть построены таким образом, что сильно затрудняют и замедляют получение конечного продукта, если они запутаны, не продуманы, задействуют слишком много трудовых и временных ресурсов. В этом случае они требуют грамотного проектирования. Именно поэтому мы уверены, что любой бизнес можно сделать существенно эффективнее, если грамотно выстроить систему бизнес-процессов в компании.

Как построить систему бизнес-процессов в компании

Этот подход достаточно новый и его внедрение имеет массу особенностей и подводных камней, при этом инжиниринг бизнес-процессов требует достаточно длительной и кропотливой работы, переделывать которую дважды будет нерентабельно для любого бизнеса.

Поэтому гораздо выгоднее один раз доверить это профессионалам, чем измождать всю компанию постоянными резкими новшествами и в итоге так и бросить эту затею.

Мы поможем Вам решить данную задачу в максимально сжатые сроки и без надрыва для всего коллектива и производства, ведь основной задачей консалтинга бизнес-процессов является гармонизация всех звеньев компании и мягкое, постепенное, но существенное улучшение ее показателей, в первую очередь степени удовлетворенности клиентов.

Понравилась публикация? Поделитесь ей в соцсетях:

Моделирование бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов является одним из методов улучшения качества и эффективности работы организации. В основе этого метода лежит описание процесса через различные элементы (действия, данные, события, материалы и пр.) присущие процессу.

Как правило, моделирование бизнес процессов описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации.

В более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние по отношению к организации процессы или системы.

Моделирование бизнес процессов позволяет понять работу и провести анализ организации. Это достигается за счет того, что модели могут быть составлены по различным аспектам и уровням управления. В больших организациях моделирование бизнес процессов выполняется более подробно и многограннее, чем в малых, что связано с большим количеством кросс-функциональных связей.

Обычно для моделирования бизнес процессов применяются различные компьютерные средства и программное обеспечение. Это облегчает управление моделями, отслеживание в них изменений и позволяет сократить время анализа.

Цели моделирования бизнес процессов

Конечная цель моделирования бизнес процессов заключается в том, чтобы добиться улучшения работы. Для этого в ходе анализа основное внимание уделяется повышению ценности результатов процесса и снижению стоимости и времени выполнения действий.

Моделирование бизнес процессов преследует несколько целей:

• во-первых, это цель описания процессов. За счет моделирования можно проследить, что происходит в процессах от начала, до завершения. Моделирование позволяет получить «внешний» взгляд на процессы и определить улучшения, которые повысят их эффективность.
• во-вторых, нормирование процессов. Моделирование бизнес процессов задает правила выполнения процессов, т.е. то, каким образом они должны быть выполнены. Если следовать установленным в моделях правилам, руководящим указаниям или требованиям, то можно достичь желаемой производительности процессов.
• в третьих, установление взаимосвязей в процессах. Моделирование бизнес процессов устанавливает четкую связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.

Стадии моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов, как правило, включает в себя выполнение нескольких последовательных стадий. Т.к. конечной целью моделирования является улучшение процессов, то оно охватывает и «проектную» часть работы, и работы по внедрению моделей процессов.

Состав стадий, которые включает в себя моделирование бизнес процессов следующий:

• выявление процессов и построение исходной модели «как есть». Для того чтобы улучшить процесс, необходимо понимать, как он работает в данный момент. На этой стадии определяются границы процесса, выявляются его ключевые элементы, собираются данные о работе процесса. В результате создается исходная модель процесса «как есть». Эта модель не всегда адекватно отражает работу процесса, поэтому модель этой стадии можно назвать «первым драфтом» или исходной моделью «как есть».
• пересмотр, анализ и уточнение исходной модели. На этой стадии выявляются противоречия и дублирование действий в процессе, определяются ограничения процесса, взаимосвязи процесса, устанавливается необходимость изменения процесса. В результате формируется окончательный вариант модели «как есть».
• разработка модели «как должно быть». После анализа существующей ситуации, необходимо определить желаемое состояние процесса. Это желаемое состояние представляется в модели «как должно быть». Такая модель показывает, как процесс должен выглядеть в будущем, включая все необходимые улучшения. В ходе этой стадии моделирования бизнес процессов и разрабатываются такие модели.
• тестирование и применение модели «как должно быть». Эта стадия моделирования связана с внедрением разработанной модели в практику деятельности организации. Модель бизнес процесса проходит апробацию, и в нее вносятся необходимые изменения.
• улучшение модели «как должно быть». Моделирование бизнес-процессов не ограничивается только созданием модели «как должно быть». Каждый из процессов по ходу работы продолжает изменяться и совершенствоваться, поэтому модели процессов должны регулярно пересматриваться и улучшаться. Эта стадия моделирования связана с постоянным улучшением процессов и улучшением модели бизнес-процессов.

Виды моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов может иметь различную направленность. Это зависит от того, какие проблемы предполагается решить с его помощью.

Учет абсолютно всех воздействий на процесс может значительно усложнить модель и привести к избыточности описания процесса. Чтобы этого избежать, моделирование бизнес процессов разделяют по видам.

Вид моделирования выбирается в зависимости от исследуемых характеристик процесса.

Для целей совершенствования процесса применяют следующие виды моделирования:

• Функциональное моделирование. Этот вид моделирования подразумевает описание процессов в виде взаимосвязанных, четко структурированных функций. При этом строгая временная последовательность функций, в том виде, как она существует в реальных процессах, не обязательна.
• Объектное моделирование – подразумевает описание процессов, как набора взаимодействующих объектов – т.е. производственных единиц. Объектом является какой-либо предмет, преобразуемый в ходе выполнения процессов.
• Имитационное моделирование – при таком виде моделирования бизнес-процессов подразумевается моделирование поведения процессов в различных внешних и внутренних условиях с анализом динамических характеристик процессов и с анализом распределения ресурсов.

Разделение моделирования по видам выполняется для упрощения работы и концентрации внимания на тех или иных характеристиках процесса. При этом для одного и того же процесса могут быть применены различные виды моделирования. Это позволяет работать с одним видом моделей независимо от других.

Принципы моделирования бизнес процессов

Моделирование бизнес процессов основывается на ряде принципов, которые дают возможность создать адекватные модели процессов. Их соблюдение позволяет описать множество параметров состояния процессов таким образом, чтобы внутри одной модели компоненты были тесно взаимосвязаны, в то время как отдельные модели оставались в достаточной степени независимыми друг от друга.

Главными принципами моделирования бизнес процессов являются следующие:

• Принцип декомпозиции – каждый процесс может быть представлен набором иерархически выстроенных элементов. В соответствии с этим принципом процесс необходимо детализировать на составляющие элементы.
• Принцип сфокусированности – для разработки модели необходимо абстрагироваться от множества параметров процесса и сфокусироваться на ключевых аспектах. Для каждой модели эти аспекты могут быть свои.
• Принцип документирования – элементы, входящие в процесс, должны быть формализованы и зафиксированы в модели. Для различных элементов процесса необходимо использовать различающиеся обозначения. Фиксация элементов в модели зависит от вида моделирования и выбранных методов.
• Принцип непротиворечивости – все элементы, входящие в модель процесса должны иметь однозначное толкование и не противоречить друг другу.
• Принцип полноты и достаточности – прежде чем включать в модель тот или иной элемент, необходимо оценить его влияние на процесс. Если элемент не существенный для выполнения процесса, то его включение в модель не целесообразно, т.к. он может только усложнить модель бизнес-процесса.

Методы моделирования бизнес процессов

На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов моделирования бизнес процессов.

Эти методы относятся к разным видам моделирования и позволяют сфокусировать внимание на различных аспектах.

Они содержат как графические, так и текстовые средства, за счет которых можно наглядно представить основные компоненты процесса и дать точные определения параметров и связей элементов.

Моделирование бизнес-процессов выполняют с помощью следующих методов:

• Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ) – это графический метод представления процесса в котором операции, данные, оборудование процесса и пр. изображаются специальными символами. Метод применяется для отображения логической последовательности действий процесса. Главным достоинством метода является его гибкость. Процесс может быть представлен множеством способов.
• Data Flow Diagram (диаграмма потока данных). Диаграмма потока данных или DFD применяется для отображения передачи информации (данных) от одной операции процесса к другой. DFD описывает взаимосвязь операций за счет информации и данных. Этот метод является основой структурного анализа процессов, т.к. позволяет разложить процесс на логические уровни. Каждый процесс может быть разбит на подпроцессы с более высоким уровнем детализации. Применение DFD позволяет отразить только поток информации, но не поток материалов. Диаграмма потока данных показывает, как информация входит и выходит из процесса, какие действия изменяют информацию, где информация хранится в процессе и пр.
• Role Activity Diagram (диаграмма ролей). Она применяется для моделирования процесса с точки зрения отдельных ролей, групп ролей и взаимодействия ролей в процессе. Роль представляет собой абстрактный элемент процесса, выполняющий какую-либо организационную функцию. Диаграмма ролей показывает степень «ответственности» за процесс и его операции, а также взаимодействие ролей.
• IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) – представляет собой целый набор методов для описания различных аспектов бизнес- процессов (IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5). Эти методы строятся на базе методологии SADT (Structured Analysis and Design Technique). Для моделирования бизнес процессов наиболее часто применяют методы IDEF0 и IDEF3.
• IDEF0 – позволяет создать модель функций процесса. На диаграмме IDEF0 отображаются основные функции процесса, входы, выходы, управляющие воздействия и устройства, взаимосвязанные с основными функциями. Процесс может быть декомпозирован на более низкий уровень.
• IDEF3 – этот метод позволяет создать «поведенческую» модель процесса. IDEF3 состоит из двух видов моделей. Первый вид представляет описание потока работ. Второй – описание состояний перехода объектов.
• Цветные сети Петри – этот метод представляет модель процесса в виде графа, где вершинами являются действия процесса, а дугами события, за счет которых осуществляется переход процесса из одного состояния в другое. Сети Петри применяют для динамического моделирования поведения процесса.
• Unified Modeling Language (UML) – представляет собой объектно-ориентированный метод моделирования процессов. Он состоит из 9-ти различных диаграмм, каждая из которых позволяет моделировать отдельные статические или динамические аспекты процесса.

Большинство из указанных методов реализованы в виде программного обеспечения. Оно позволяет осуществлять поддержку бизнес-процессов или проводить их анализ. Примерами такого ПО являются различные CASE средства моделирования процессов.