Нередко у кадровиков встает вопрос о том, если закончилась трудовая книжка, как правильно продолжить запись. В этом случае используют специальный вкладыш. Но при этом важно придерживаться различных правил его ведения.
Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Оформление
У гражданина, трудящегося много, может так получиться, что страницы в трудовой книжке, где указывают информацию о работе, заканчиваются очень быстро. Это случается по разным причинам, к числу которых относятся следующие:
- смена места работы;
- рост по карьерной лестнице;
- множество поощрений, вносимых в документ.
Чтобы не начинать новую книжку, используют специальный вкладыш, который защищен от подделок. При этом придерживаются следующих правил.
- Работодатель, у которого закончился какой-то раздел, должен завести вкладыш.
- Титул заполняется той датой, когда заводится, то есть отличной от даты заведения трудовой книжки.
- Во вкладыше указывают данные о сотруднике, являющиеся действительными в настоящее время.
- На титуле расписывается кадровик, который ведет запись, и проставляется печать организации.
- Количество вкладышей может быть столько, сколько нужно. Их форма и разделы определены Постановлениями Правительства. Документ ведется в аналогичном порядке, что и книжка. Более того, отдельно от последней, он считается недействительным.
Вшивание
Помимо того, как сделать запись, нужно знать и о вшивании. Его начинают тогда, когда заканчиваются разделы об информации о работе и/или о награждениях. Специальных правовых актов, регулирующих правила вшивания документа, нет. Так же не имеется указаний о месте, где должен находиться документ, какой нитью происходит вшивание и сколько для этого нужно проколов. К этим деталям органы контроля придираться не будут.
Если подойти к вопросу с технической стороны, то его удобнее вшивать всередину. Однако, в этом случае будут отделены какие-то записи. Поэтому чаще вкладыш в трудовую книжку вшивают вконце, делая от 4 до 5 проколов между обложкой и последней страницей документа.
Закрепление должно осуществляться с использованием вшивания. Простого вкладывания будет недостаточно. Неправильным является и вклеивание, фиксация с помощью степплера или иных способов, так как все они не сохранят документ так же, что делать сможет вшивание.
По закону, каждой компании следует иметь собственный штамп. А если он отсутствует, то надо заказать. Как в случае с трудовой, так и вкладыш выдается за определенную плату. Работник может заплатить за нее через кассу или перечислить деньги. Но, кроме того, данные бумаги могут выдаваться и бесплатно, если такой порядок предусмотрен в соответствующем правовом акте.
Возможные ошибки
Иногда бывает и так, что те сотрудники, которые заполняют соответствующие документы, делают ошибки. Исправления тогда являются недопустимыми. Если речь идет о вкладыше, то его лучше утилизировать. Так как имеется уникальный номер, его вырезают и вклеивают в журнал учета. Частая ошибка наблюдается тогда, когда сделать запись решают в «Сведения о награждениях», вместо вписывания в данных о работе.
Такую ошибку совершают тогда, когда «Сведения о работе» являются заполненными до конца, а в кадровой службе были слишком невнимательны. Тогда, согласно специальным Правилам, на страницы допускается зачеркивание. Правильная запись со следующим порядковым номером будет сделана во вкладыше. В то же время запрещается:
- применение нового бланка книжки вместо заполнения вкладыша;
- перечеркивание слова во фразе раздела «Сведения о награждениях», чтобы заменить на «работе»;
- фиксация разными способами чистых листов.
При заполнении вкладыша следует придерживаться следующих моментов:
- документ продолжается вестись, так же как и книжка;
- он не имеет юр. силы без предъявления трудовой;
- если в процессе деятельности у сотрудника изменилось имя, то эту информацию отражают, как в трудовой, так и во вкладыше.
Когда на странице не осталось места, а запись еще не заканчивается, то ее переносят на вкладыш, начиная с места, на котором пришлось оборваться.
Если вкладыш не заводился, и печать не ставилась, но работник трудится на постоянной основе, ему следует обратиться к нанимателю с просьбой, чтобы вкладыш велся должным образом.
Изменение фамилии
Работодателю следует информировать работника о тех нюансах, которые должны учитываться при смене ФИО. Правила хранят в соответствующих кадровых и бухгалтерских документах. Сотрудник с изменившейся фамилией вправе прийти к директору с соответствующим заявлением, указав замену фамилии. Затем предпринимается следующее:
- руководитель визирует заявление работника;
- на основании этого документа кадровик вносит на листы трудовой соответствующую запись;
- после этого издают приказ о смене фамилии;
- в конце работник, ответственный за изменения, выполняет остальные действия.
На титуле меняют фамилию. Для этого зачеркивают ту, которая была, и вписывают другую. Запись делают на внутр. стороне, обычно, на обложке, и указывают ссылки на иные бумаги. Свидетельством об окончании этого действия является подпись и печать компании. В аналогичном порядке вносят изменения в личную карту работника.
Какой ручкой и как допускается заполнение трудовой книжки
Запись о вкладыше
Важно! Правильнее всего для начала ввести все данные во вкладыш, и лишь после этого заполнять трудовую и делать подшивку. Тогда в случае допущения ошибок, не придется исправлять книжку. Стоит помнить о том, что на титуле мало места. Поэтому с исправлениями могут быть трудности.
Нумерация
Во вкладыше продолжается та нумерация, которой заканчивались записи в трудовой. То есть, если в трудовой последним номером шел «11», то во вкладыше должен стоять «12». В трудовой книжке делают штамп о том, что «Выдан вкладыш», и указывают его номер и серию. При этом поставить его можно на титуле или на внутренней стороне обложки документа.
Владея информацией о том, что и как делать, если закончилась трудовая книжка, и как правильно продолжить запись, будет гораздо проще менять фамилию и оформлять записи, как в нее, так и во вкладыш. Так же легче будет избежать начинающих ошибок при оформлении.
Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам: Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Что делать, если закончилась трудовая книжка, как сделать новую запись
При трудоустройстве физического лица на постоянное (основное) место работы, кадровик запрашивает у него ряд документов. Некоторых из них достаточно в ксерокопированном варианте, а другие предъявляются только в оригинале. Что делать, если закончилась трудовая книжка, как верно внести записи, исправить ошибочные, для чего необходим и когда используется вкладыш, какое количество этих бланков может иметь одно физическое лицо в наличии — обо всем этом информация представлена ниже в статье.
Трудовая книжка: характеристика документа
Похожий на современный, изначально бланк введён в середине восемнадцатого века во Франции. Использовался он для предотвращения бродяжничества и выработки дисциплины в трудовой сфере среди населения.
Сейчас на территории России имеют одинаковую юридическую силу и одновременно действуют несколько разновидностей документа — по старым формам (советским, 1938 и 1973 годов) и новой (российской, введена в 2004 году).
Трудовая книжка имеет установленный образец, ее необходимо заводить персонально на конкретного человека. Формуляр отражает такие сведения, как:
- Информация, идентифицирующая личность владельца (ФИО, данные о рождении), вносится по удостоверяющему документу (например, паспорту).
- Приобретенное образование, специальность.
Перечень мест работы (всех основных), а также, если гражданин этого желает, пометка о его занятости по совместительству, с обязательной фиксацие наименований организаций, занимаемых должностей, периодах выполнения трудовых функций, документов о приёме и увольнении (дата и номер приказов), переводов и смены квалификации, причин ухода с места работы и прочих существенных изменений.- Отметки о достижениях, поощрениях, различных наградах.
Только работодатели гражданина имеют право заводить и делать записи (первую и все последующие) в книжку. В законодательстве чётко регламентированы правила и порядок внесения информации, выдачи бланков.
На весь период выполнения должностных обязанностей владельца документа (сотрудника) вся ответственность за сохранность этого бланка лежит в полном объёме на работодателе (организации или ИП).
Информация о том, как сделать запись если закончилась трудовая книжка, представлена далее по тексту.
Закончились страницы трудовой: как поступить
Когда человек часто меняет места работы, то непременно возникнет такая ситуация, при которой в документе необходимых страниц для заполнения не останется. Как действовать, если закончилась трудовая книжка, и как начать новую, для грамотного кадровика не составляет большой проблемы. Применительно к конкретной ситуации, решение может различаться.
Заведение нового документа
При трудоустройстве физического лица на первое, основное место занятости обязанность по заведению нового экземпляра трудовой книжки сотруднику лежит на работодателе. Предполагается, что именно этот формуляр станет сопровождать гражданина на протяжении всей его профессиональной деятельности.
Но, если этот бланк будет утерян (самим работником или кадровиком), украден или испорчен, его следует переоформить и восстановить прежде внесённые пометки. Информация о замене трудовой указывается на первой странице записью «Дубликат» (справа вверху, в углу).
Вкладыш как продолжение трудовой книжки
Если в формуляре заканчиваются страницы или графы, то необходимость начинать новую трудовую отсутствует, как и вклеивать дополнительные листы. Достаточно оформить вкладыш и указать это на начальной странице основного документа (например, сделать отметку «Выдан вкладыш: серия, номер»). Продлевающий бланк следует не приклеивать, а вшивать в трудовую.
Внимание! Отдельно сам по себе вкладной блок не является действительным.
Порядок выдачи
Ограничений по количеству вкладышей к одной трудовой, подлежащих выдаче, на законодательном уровне нет. Если возникает необходимость в продлевающем документе, то владелец книжки об этом должен быть письменно или устно извещён. Работодателю приступать к заполнению вкладыша следует только после направления ему сотрудником соответствующей просьбы посредством написания заявления.
На руки выдача оригинала трудовой (при наличии в ней вкладыша в том числе) физическому лицу предусмотрена при таких условиях:
- При расторжении соглашения. Выдается документ обязательно в заключительную дату работы (в день увольнения).
- Не более чем через три дня по желанию работника после подачи им соответствующего заявления (желательно указывать в нём цель такой необходимости).
- Одному из родственников умершего сотрудника, взяв расписку у получателя.
Срок предоставления заверенной копии документа — три рабочих дня, исчисляющихся с момента получения от работника просьбы.
Правила оформления записей во вкладыше
Визуально, от первичного бланка вкладыш отличается: имеет менее плотную обложку (из картона), содержит в себе 36 страниц. Но титульные листы, где указывается персональная информация владельца, у них схожи. Все поля продлевающего документа заполняются аналогично правилам ведения граф трудовой:
- Помарки, сокращения, подчистки, зачёркивания (за некоторым исключением) не допустимы.
Писать нужно только на русском языке.- Заполнение происходит ручкой (роллером, с гелевым стержнем или перьевой) с чернилами черного цвета (фиолетового или синего).
- Год указывается четырёхзначными, а дата и месяц — арабскими двузначными цифрами.
- Нумерация записей сквозная в каждом аналогичном разделе, продолжает по порядку последнюю из основного документа (или предшествующего продлевающего).
- Сведения-основания отражаются в соответствии с распорядительным решением руководителя.
Возможные ошибки и их устранение
Трудовую и вкладыш в неё следует вести должным образом для предотвращения возможных негативных последствий в дальнейшем. Зачёркивания, кроме как на титульной странице, в этих документах не допускаются. Наиболее часто встречаемые ошибки и методы их устранения представлены в таблице ниже.
| Неверные сведения на титульном листе | Бланк испорчен, уничтожается с составлением акта и подлежит замене (при только начатом оформлении) или же делается исправительная запись (прочёркиваются тонкой линией неверные сведения и рядом указываются новые) |
| Ошибочная запись в любой другой графе, сделанная предыдущим нанимателем | Исправляется текущим работодателем (на основании оригиналов от прежнего) или тем, кто ошибку допустил: под следующим порядковым номером вносится «Запись за № _ недействительна» и указывается верное содержание с проставлением даты уточнения и реквизитов документа-основания |
| Неверные даты (приёма, увольнения, перевода и прочие) или номер приказа (другого распорядительного документа) | Запись должна быть признана недействительной и далее внесены верные сведения |
| Орфографическая ошибка (особенно в наименовании должности, попадающей под определённые льготы) | Устраняются в общем порядке (через признание записи недействительной) |
| Неверное внесение записи (например, когда заполнена книжка не того работника) | Без проставления нумерации делается отметка: «Запись № _ аннулирована, сведения внесены ошибочно» |
Оплата вкладыша
У работодателя всегда должны быть новые, незаполненные трудовые книжки и вкладыши в неё. Хранить их необходимо как бланки строгой отчётности в защищённых помещениях, сейфах или специальных шкафах. Покупать их следует от имени организации (юридического лица или ИП) у производителя (в объединении ГОЗНАК) или через распространителей.
Важно знать! При выдаче этого бланка сотруднику на руки с него подлежит взысканию сумма расходов на его приобретение. Исключением является факт порчи трудовой (со вкладышем или без) по вине кадровика (или другого работника компании).
Нормативные документы
Любая документация на предприятии должна заполняться на основе установленных законом норм. По вопросам, регулирующим правильность и порядок ведения, оформления трудовых и вкладышей в неё, основными регламентирующими нормативными документами являются:
- ТК РФ.
- Постановление от 16.04.2003 года (№225).
Закончилась трудовая книжка – порядок действий
Завершение страниц в одном из разделов трудовой книжки может застигнуть врасплох неопытного сотрудника отдела кадров. Окончание листов в трудовой – вовсе не такая редкость! Что делать, если закончилась трудовая книжка? На этот случай предусмотрен вкладыш – нужно завести его, оформить, подшить и пронумеровать, а вовсе не начинать новую, как кто-то мог подумать.
Записи в трудовую книжку вносятся без каких бы то ни было сокращений для лучшей читабельности – это обязательное условие. В результате место в одном из разделов может довольно быстро закончиться, после чего неопытные сотрудники отдела кадров не знают, что же с этим делать и как вносить следующую запись.
Нужно ли приобретать новую
Да, иногда этот вопрос звучит именно так. Но на деле такой необходимости нет – иначе у некоторых работников, особенно часто пополняющих свою книжку новыми записями, их было бы по три-четыре, а это крайне неудобно. Вместо этого, приобретается вкладыш – обычно организация покупает их, как и сами трудовые, сразу партиями.
Именно в него будет заноситься та информация, что не поместилась в документ. Более того: приобретать вторую книжку и заводить её запрещено, законодательством предписывается применить именно вкладыш, и таким образом продолжить использовать оригинальную трудовую.
Нельзя, разумеется, и подшивать чистые листы непосредственно в основной документ.
Оформление вкладыша
Как правило, его заводят из-за того, что в книжке оказался полностью заполнен раздел «Сведения о работе», или же более приятный – «Сведения о награждении».
Отметим: если одного не хватило, свободно можно завести второй и так далее – их количество не ограничено законодательством.
Чтобы получить вкладыш, нужен запрос сотрудника отдела кадров, на основании которого составляется приказ руководителя – после чего он выдаётся работнику.
Это происходит за плату, соответствующую понесённым на его приобретение расходам.
Расчёт может производиться либо при помощи выплаты наличных в кассу предприятия, либо перечислением на счёт компании, или же делает вычет из заработной платы.
Иногда в действующих на предприятии нормативных актах оговаривается, что трудовые и вкладыши выдаются бесплатно. Компания обязана выдать документ бесплатно взамен испорченного, если порча произошла по её вине.
Внесение записей
- Оформляется он точно так же, как и сама трудовая, но всё же остановимся на некоторых важных деталях.
- Заполнять вкладыш должны у того работодателя, при работе у которого один из разделов трудовой оказался заполнен.
- На его титульном листе нужно поставить ту дату, в которую он начал заполняться – дело в том, что иногда вместо этого ставят дату, когда была заведена трудовая, но это ошибка.
- Вносящиеся в него данные должны быть актуальными, а не копировать имеющиеся в трудовой – так, за прошедшее время сотрудник мог сменить ФИО или приобрести новое образование.
Сделав записи на титульный лист, ответственный за ведение трудовой работник должен поставить подпись, а также печать компании, чтобы заверить его. Сам сотрудник тоже должен поставить свою подпись. После этого документ будет готов, и в него можно свободно вносить все необходимые записи. Но останется ещё одна важная делать – его следует вшить.
Вшивание
После внесения данных на титульный лист вкладыш нужно подшить непосредственно к трудовой.
На первом листе рабочей книжки должен быть проставлен штамп о выдаче вкладыша, на котором указаны его реквизиты. Расположить штамп необходимо так, чтобы он не перекрыл другие надписи (обычно вверху листа).
Вместо этого, иногда он может ставиться на внутренней стороне листа – это также допустимо.
Если штампа у организации нет, допускается сделать надпись о выдаче от руки, однако, штампом всё же нужно обзавестись – законодательство предписывает, что он должен быть.
Отдельно от книжки вкладыш не будет действителен, а потому подшить его строго обязательно. При этом нет жёсткой регламентации того, как его следует вшить: например, нет обязательных указаний о месте, в которое его следует помещать, то есть действительными будут любые книжки и вкладыши – как помещённые в начало документа, так и в конец или же в середину.
Чаще всего его помещают в конец документа, перед самой задней обложкой. Важно, чтобы он был вшит, а не помещён иным образом – не допускается вклеивание, прикрепление степлером и тому подобное. Важно, чтобы он был скреплен надёжно, и не мог быть изъят, а затем возвращён на место без видимых изменений. Обычно его пришивают при помощи суровой нитки.
Нумерация
Она должна продолжать прежнюю – по каждому разделу отдельно. К примеру, если раздел заканчивался записью под номером 95, то во вкладыше нужно начать с номера 96 – тут всё просто.
Если данные о сотруднике изменяются, то эти изменения вносятся как в основной документ, так и во вкладыш. Если данные были внесены неверные либо неточные, то запись следует исправить. При этом недопустимо зачёркивание, взятие в скобки, замазывание при помощи корректора. Вместо этого, следует сделать запись о том, что предыдущая запись является неверной, и после неё внести правильную.
Неправильно заполненный вкладыш
При приёме нового сотрудника на работу обязательно следует провести тщательную проверку его документов – в том числе трудовой книжки и вкладыша в неё, если он имеется.
Со стороны начинающих сотрудников отдела кадров иногда бытует довольно лёгкое отношение к этим проверкам, и если основной документ ещё просматривают, то вкладыш могут и вовсе не удостоить вниманием, поскольку его считают откровенно второстепенным, а отведённое на проверку документов время имеет свойство истекать.
Однако на деле, если вы сотрудник отдела кадров, следует проверить его со всей тщательностью: в частности, нередко можно найти расхождение в данных в самой книжке и во вкладыше из-за халатного заполнения на предыдущем месте работы – и если вовремя не выявить это, то затем отвечать придётся уже представителям отдела кадров именно на новом месте!
Важно проверить печати. Если есть хоть какие-то нестыковки, то не нужно принимать документ – до принятия он не стал вашей заботой, и можно отправить работника в компанию, откуда произошло его увольнение, чтобы там внесли все соответствующие исправления либо же начать новую трудовую.
Другие ситуации
Рассмотрим распространённые ситуации, возникающие со вкладышами:
- Запись занесена не в тот раздел – тогда она нумеруется, затем вносится запись о её недействительности, указывается ФИО и должность написавшего это, ставится подпись. После этого она заново заносится уже раздел, где её настоящее место.
- Смена фамилии работником – запись об этом факте должна быть внесена как в саму трудовую, так и во вкладыш. Потребуются такие документы, как свидетельство о рождении, паспорт, свидетельство о браке, если фамилия была изменена именно из-за замужества. Прежняя фамилия перечёркивается, а новая заверяется печатью компании.
- Были внесены исправления непосредственно в текст – как уже упоминалось, делать это нельзя и, если такое всё же случилось, составляется акт об этом, после чего вкладыш уничтожается. Его номер перед этим вырезается и вклеивается в журнал учёта, чтобы подтвердить факт утилизации.
Оформляя вкладыши по всем правилам, можно сэкономить время как себе, так и сотрудникам, потому стоит их соблюдать. Если же вы, будучи работником, обнаружили неточность, обязательно стоит обратить внимание специалистов кадрового отдела на неё, поскольку в ином случае затем вам же придётся заниматься переоформлением документов.
Закончилась трудовая книжка: как правильно сделать запись дальше?
В трудовую книжку любую запись следует вносить обязательно без сокращений. Это правило действует даже в том случае, если закончилась трудовая книжка – как сделать запись, интересует каждого неопытного кадровика. При таких обстоятельствах вшивают вкладыш в трудовую книжку.
Как правильно выдать вкладыш
- Расчет наличными деньгами. Работник оплачивает вкладыш в кассе организации.
- Перечисление денег на банковский счет предприятия.
- Получение вкладыша бесплатно. Во многих организациях вкладыши и трудовые книжки бесплатно выдаются работнику, если это предусмотрено в нормативном акте, или когда по вине сотрудника, заполняющего вкладыш, бланк был испорчен нарушениями в записях.
Когда работник бухгалтерии (или доверенное лицо) выдает вкладыш, он обязан указать серию его, номер и поставить штамп, содержащий слова: «Выдан вкладыш», или написать авторучкой. В правилах нет указания на то, куда именно ставить штамп. Но кадровики ставят его в верхнем правом углу документа на любой стороне обложки: внутренней или титульном листе так, чтобы он не перекрывал записи. Необходимо обязательно произвести запись в самой книжке о выдаче к ней вкладыша.
Как правильно вшить вкладыш
Нет особого правила, как правильно и куда вшивать в книжку вкладыши. Но из практики кадровые работники пришли к выводу, что лучше всего определить его в самом конце книжки после последнего листа.
Вшивать вкладыш в середину книжки удобнее, но тогда сложно будет вносить и читать записи. Пришивают вкладыш толстой нитью любого цвета в 4-5 сложений. Исключения могут возникнуть только с распоряжения руководителя предприятия.
Не допускается вклеивание вкладыша и крепление каким-либо другим способом.
Когда место в трудовой книжке закончилось, и вы не знаете, как продолжить во вкладыше записи, обратитесь к нормативным документам. Они указывают, что нумерация должна быть сквозной. То есть если последний номер записи в трудовой книжке был, к примеру, 126, то во вкладыше первая запись будет под номером 127.
Как правильно оформить вшитый вкладыш
Оформлять вкладыш необходимо таким же образом, как и трудовую книжку. Без трудовой книжки он недействителен. Все вкладыши имеют разделы сведений:
- О работе – девять разворотов.
- О награждениях – восемь разворотов.
После того как вшили вкладыш, если трудовая книжка закончилась, необходимо правильно его пронумеровать и внести записи:
- Нумерация. В каждом разделе нумерация вкладыша будет иметь продолжение от начала нумерации трудовой книжки.
- Данные о работнике. Записи об изменениях вносятся как в книжку, так и во вкладыш одновременно.
На титульном листе вкладыша все пункты оформляются так же, как и в титульном листе трудовой книжки:
- ФИО работника.
- Дата рождения работника.
- Образование работника.
- Профессия сотрудника (только по данным диплома). Если нет таких данных, то строка не заполняется.
- Дата занесения записи во вкладыш.
На первом листе вкладыша (как и в трудовой книжке) ставятся две подписи – сотрудника, заполняющего документ, и работника. Необходима расшифровка подписей. Недопустимо внесение записи в не соответствующие ей разделы.
Что делать, если у нового работника трудовая книжка с неправильно заполненным вкладышем
Принимая на работу сотрудника, необходимо тщательно проверить правильность оформления его документов:
- сравнить паспортные данные работника с записями в трудовой книжке и вкладыше к ней}
- проверить имеющиеся печати предприятия}
- проверить наличие подписей.
Если вы заметили несовпадение даже в буквах, то такой документ не следует принимать. Можно попросить будущего сотрудника написать заявление об оформлении новой трудовой книжки или обратиться в прежнюю организацию для исправления записи.
Что делать, если запись внесена в другой раздел
Если сотрудник отдела кадров допустил оплошность и случайно записал данные не в тот раздел вкладыша, в таком случае нужно:
пронумеровать запись}- написать, что запись является недействительной}
- указать свою должность}
- поставить подпись, фамилию, инициалы}
- заверить печатью учреждения}
- занести правильную запись в нужный раздел.
Не допускается перечеркивание и исправление неправильной записи.
Как оформить запись во вкладыше, если сотрудница сменила фамилию
Если сотрудница вышла замуж или оформила развод и сменила свою фамилию, то одновременно вносится запись и во вкладыш, и в трудовую книжку.
Для этого нужны будут соответствующие документы: паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о регистрации брака (или его расторжении).
Записывая новую фамилию на титульном листе, следует обязательно указать ссылку на документ, на основании которого была изменена фамилия. Прежнюю фамилию нужно аккуратно перечеркнуть. Новую запись обязательно заверить печатью организации.
- Кадровое делопроизводство
Оцените публикацию
Как восстановить трудовую книжку работника
Трудовую книжку, как и любой бумажный документ, можно потерять или безвозвратно испортить. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже.
Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата, и в инструкции к заполнению указано, как восстановить записи в трудовой книжке при утере или порче. Восстановить этот важный документ вполне возможно.
Другое дело, что иногда это довольно непросто.
Изначальный документ о стаже восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, в который внесут все или почти все сведения, которые были в оригинале.
Для тех, кто работает с 2000 года, вопрос, как восстановить стаж при утере трудовой книжки, не стоит — все сведения о нем сохраняются в Пенсионном фонде, где формируются сведения для назначения пенсии еще до введения электронных трудовых книжек (ЭТК).
С введением ЭТК проблема восстановления данных теряет актуальность, но еще востребована среди тех, кто решил сохранить бумажные документы.
Законодательные нормы по восстановлению сведений о стаже
Возможность восстановления книжки определена правилами ее ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной новым приказом Минтруда.
Этот нормативно-правовой акт является альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который не знает, что делать, если утеряна трудовая книжка, а нужно устраиваться на работу, — Трудовой кодекс РФ в этом случае никаких рекомендаций не дает.
Почему требуется восстанавливать ТК
Документ с записями о стаже гражданина хранится в организации, где он трудоустроен.
На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно в случае порчи или утраты.
Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.
Что случается с этим документом? Его может:
- потерять сам работник;
- потерять отдел кадров организации;
- потерять государственный орган или служба (например, Пенсионный фонд);
- привести в негодность в результате механического или иного повреждения любое лицо.
Кроме того, документы пропадают или портятся в результате чрезвычайного происшествия массового характера.
Эта ситуация отдельно регулируется законодательством, и восстановить ТК в такой ситуации чаще всего намного проще, чем в индивидуальном случае.
В любом случае в законодательстве прямо сказано, обязательно ли восстанавливать трудовую книжку при утере — да, так как это главный документ для трудоустройства.
Альтернативой является переход на электронную форму сохранения сведений о стаже, который доступен для любого человека в любое время.
Действия работодателя при найме нового работника без ТК
На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает.
Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, то он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с оформлением нового документа.
Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет.
Фактически сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. В регламенте ПФР сказано, как восстановить трудовую книжку через Госуслуги — написать заявление о получении необходимых данных в личном кабинете на портале. Запрос направят для обработки в ПФР.
Обратите внимание, что дубликатов ТК ни Госуслуги, ни ПФР не оформляют. Там только дают данные о стаже и местах работы из базы данных. Чтобы завести новый бланк, необходим работодатель — бывший или действующий.
Если новый сотрудник все же принес ТК, но она оказалась испорчена, и вести ее дальше невозможно, то работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенесёт в него все возможные сведения о работе из старой книжки.
Трудовая книжка утеряна работником
Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд.
Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают ТК на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях граждане теряют документы или приводят их в негодность.
Вот алгоритм, что делать, если трудовая книжка испорчена или утеряна:
- человек обязан незамедлительно поставить об этом в известность свое руководство;
- написать заявление о восстановлении данных и выдаче дубликата;
- работодатель рассматривает заявление и оформляет дубликат в течение 15 дней.
Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить данное заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:
|
Генеральному директору ООО «PPT.RU» П.П. Петрову
Подпись /В.К. Антропов/ |
Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему восстановят информацию и выдадут дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:
Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).
Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.).
Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, то в новый документ вносится действующая фамилия, и никаких отметок о ее изменении не ставится.
Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.
Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящихся в организации (приказов, распоряжений и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.
Если же в книжке, которая была утеряна или испорчена, были данные о стаже работы в других организациях, то восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов.
Если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, то его разрешается использовать как подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:
«Общий стаж работы составляет 10 лет 7 месяцев 14 дней».
После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.
Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию.
Другая ситуация, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку работника или она была утрачена в результате чрезвычайной ситуации. В этом случае работник не обязан писать заявление о ее восстановлении.
Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.
Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд
Если организация, где трудился работник, была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, то встает закономерный вопрос, как восстановить записи через Пенсионный фонд, если утеряна трудовая книжка, так как в этом ведомстве хранятся сведения о стаже. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно.
Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он только подтверждает уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина.
Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных.
Кстати, если человек интересуется, как восстановить трудовую книжку при утере через МФЦ, то у него это не получится. Через МФЦ разрешается обратиться в Пенсионный фонд за сведениями о стаже, дубликатов ТК в центрах «Мои документы» не выдают.
Загрузка...
