Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.
К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.
В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?
Что представляет собой СЭД?
С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.
Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.
Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.
Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:
- Документооборот внутри компании между сотрудниками;
- Документооборот между различными предприятиями и организациями посредством специальных каналов связи.
Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.
Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.
Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом.
Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.
Плюсы и минусы ЭДО
Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.
|
|
Достоинства
НедостаткиРеальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса
(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.
Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок. Если выбрать тариф «Универсальный«, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:
Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.
Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.
Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.
Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.
Что представляет собой система электронного документооборота?
Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.
Интерфейс обычно состоит из 2-3 вкладок, среди которых контрагенты (ваши партнёры и клиенты участвующие в ЭДО) и основная вкладка — Документы. В данной вкладке в разделах Входящие и Исходящие будут содержаться отправленные вами и принятые документы.
Виды ЭДО
Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.
Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:
- Система делопроизводства. Такой вид предназначен для ведения делопроизводства предприятия. Причем работа проводится по всем принятым правилам с вертикальным управлением, т.е. от начальника к подчиненному;
- Электронные архивы. Главная цель такой системы – это организация работы по хранению документации. Кроме прочего программа позволяет пользователю легко найти необходимую бумагу. Однако передача документации в такой системе будет невозможна;
- Workflow-системы. Такой вид системы широко распространен среди пользователей благодаря тому, что ее главная задача – это организация и автоматизация бизнес процессов. С таким ПО легко вести бизнес, а документооборот – это всего лишь повод для существования рабочих моментов;
- ЕСМ-системы. ПО позволяет пользователю внести новизну в систему управления организацией. С помощью комплексных систем, возможно, управлять: документами, подписями, потоками работ, знаниями сотрудников и прочее. Данный вид ЭДО будет значительно дороже, ведь он предлагает пользователю расширенный функционал.
Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.
Как правильно выбрать СЭД
Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.
Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.
Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.
При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:
- Полнота функциональности;
- Удобство использования;
- С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
- Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
- Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
- Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
- Легкость адаптации;
- Наличие технической поддержки. Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
- Репутация производителя и т. д.
Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:
- Изучить функционал. Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности». Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач. Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
- Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
- Изучить скриншоты. Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
- Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
- Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
- Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.
Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.
По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде.
Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес.
А значит, станут наиболее эффективными и успешными!
Система электронного документооборота| Блог A2B
Содержание:
Организация работы с документами на предприятии требует четкости, порядка и исполнения принятых решений.
Даже отлаженный процесс, включающая все этапы работы с документами от момента их получения, регистрации, нанесения резолюции, до момента исполнения, контроля и отчета, может дать сбой. Причиной тому служит человеческий фактор со всеми вытекающими последствиями.
Поэтому руководство предприятия стремится автоматизировать процессы управления документами, сократив участие в них сотрудников. Повысить эффективность управления помогает система электронного документооборота.
Что такое система электронного документооборота? Понятия, принципы
Система электронного документооборота (СЭД) – платформа, которая предназначена для создания электронных документов и обмена ими между пользователями.
Электронные документы, циркулирующие в СЭД, имеют те же реквизиты, что и бумажные аналоги. Этапы работы с ними отвечают существующей в организации системе исполнения управленческих решений с учетом структуры предприятия и ее организационно-правовой формы.
Существующие сегодня информационные системы включают опцию автоматизации управленческих решений, когда устное поручение руководителя, данное на совещаниях, встречах, выездных мероприятиях, учитывается в системе и проходит весь полный цикл, завершая отчетом исполнителя по данной резолюции и утверждением руководителя отчета этого сотрудника.
Основными принципами использования программы СЭД являются:
- снижение денежных, временных затрат при осуществлении информационного взаимодействия между пользователями;
- многоразовое использование информации при единовременном вводе;
- единство передаваемой информации и прямой доступ к ней;
- обеспечение возможности интеграции с другими информационными системами и возможности удаленного доступа по защищенным каналам связи;
- обеспечение мер защиты информации.
Как возникла? История развития
Идеей усовершенствования процессов управления документами задумались в России в 80-х годах прошлого столетия. Первые системы предполагали автоматизацию только рабочего места секретаря и были внедрены в госструктурах и на крупных производственных предприятиях.
Стоимость производственных систем была высока, поэтому электронный документооборот применялся на предприятиях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию.
В конце 90-х годов российский IT-рынок предлагал системы, адаптирующиеся под организационную структуру предприятия, его документопотоки и специфику системы управления.
Первой нормативной и методической базой учета электронных документов стало Положение архивного фонда России об оценке экспертизы ценности подобных документов.
В 1996 году разработана Инструкция о хранении документов, созданных средствами вычислительной техники.
Быстрый старт процессам автоматизации дал федеральный закон об электронной цифровой подписи 2002 года, определивший юридическую значимость электронного документа, как цифрового аналога бумажного.
Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.
Какие функции выполняет СЭД
Задачей СЭДа является управление документопотоками. В зависимости от информационной системы выделяют следующие функции.
- Создание, обработка, хранение электронных документов.
- Создание электронной карточки документа, его оцифровка, нанесение резолюции, поступление исполнителю резолюции, подготовка исходящего документа, подписание усиленной ЭП, направление отчета и утверждение его руководителем, направление в архив.
- Визирование и согласование документов.
- Визирование предполагает нанесение согласительной резолюции внутри организации. Согласование предусматривает получение согласия от специалистов сторонних компаний. Наличие единого информационного поля позволит сократить время на эти процедуры.
- Подписание документов ЭЦП.
- Эта функция присваивает юридический статус документу, который при направлении прочим участникам системы сохраняет свою подлинность.
- Контроль исполнения документов:
В программе СЭД доступен многоступенчатый контроль исполнения решений руководства:
- присвоение документу статуса «на контроле»;
- добавление текста резолюции, установка сроков;
- направление документа назначенному сотруднику;
- промежуточный контроль, координация выполнения;
- обзор документов, поручений с завершенными сроками;
- присвоение документу статуса «выполнено»;
- построение отчетов о своевременности выполнения поставленных задач;
- обобщение результатов проверки.
Нормативные акты и стандарты электронного документооборота
Требования к электронным документам содержат порядка 20 Федеральных законов и государственных стандартов, основные из них:
- Федеральный закон от 27.07.2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Цифровая трансформация и тренды электронного документооборота в бизнесе. Как выбрать систему
Непредсказуемый 2020-й заставил ИТ-руководителей пересмотреть свои стратегии. Многим пришлось заново оценить системы управления документооборотом, процессами и контентом. Об этом и других трендах цифровой трансформации рассказала Елена Истомина, Directum.
Непредсказуемый 2020-й заставил ИТ-руководителей
пересмотреть свои стратегии. Многим пришлось заново оценить системы, внедрённые
на предприятиях, и заняться поиском новых, более актуальных решений.
В том
числе для управления документооборотом, бизнес-процессами и контентом.
Как
правильно выбрать систему и какие тренды нужно учесть, рассказывает директор
департамента консалтинга и внедрения компании Directum Елена
Истомина.
– Как меняются традиционные СЭД? Какая
функциональность систем будет наиболее востребована в будущем?
– Первый тренд – стираются границы между классами
систем (СЭД, ECM, BPM, CSP). Это идёт от
потребностей заказчиков – нужно максимально эффективно закрыть задачи
минимальным количеством систем. При этом не так важен их класс. А задачи
заказчики ставят комплексные.
Если это управление HR-процессами,
то оно включает всё – от формирования приказа кадровиком и его согласования,
ознакомления всеми сотрудниками с документами до заявки на кандидата или
увольнение сотрудника.
Если речь об управлении командировками, то в него входят
их согласование, синхронизация с билетными сервисами, формирование
авансового отчёта и его приём в бухгалтерии.
Второй тренд – интеллектуальность. Максимальное
встраивание ИИ во все процессы: от уже элементарной классификации и выделения
реквизитов документов до юридических проверок, автореферирования,
автоматической подстановки ответственного и выбора маршрута согласования.
| Искусственный интеллект никто уже не воспринимает как фантазию. Сейчас стоит вопрос: кто, что и насколько быстро сможет у себя реализовать и внедрить. |
И третий тренд – полная цифровизация процесса до
«последней мили».
Если раньше обязательно использовали бумажные договоры с
синей печатью, архивы хранились на материальных носителях, сотрудники
подписывали кадровые документы авторучкой, то сейчас всё это переходит в
полностью цифровой вид. И бумажный контент из него нужно убирать.
Для этого в
системах развиваются электронный обмен документами с контрагентами, инструменты
для удалённой работы сотрудника – мобильные приложения, чат-боты, простые
подписи, а также юридически значимое долговременное хранение документов.
– Чем отличаются современные системы ECM и BPM?
– Границы между ними стираются, и эта тенденция
продолжится. Бизнес-процессы и документы неотделимы друг от друга,
соответственно, уже сложно представить BPM-систему без управления документами,
а ECM – без управления процессами.
Мы ушли от терминов (ECM и BPM – прим.ред.) и определяем Directum
RX как интеллектуальную систему управления процессами и документами. Такая
связка указывает на закрытие широкого спектра задач заказчика.
Для нас важно
наличие готового набора проработанных решений под расширяющиеся задачи.
Поэтому
в нашем портфеле регулярно появляются новые решения: для HR-процессов,
ОЦО, а также личный кабинет сотрудника, управление проектами и т.д.
При этом «правильная» система должна быстро настраиваться
и развиваться. И здесь речь необязательно про low-code. Клиентам в целом нужны простые и доступные инструменты
настройки и быстрой разработки. Directum RX отвечает этим требованиям.
– Ваш совет для CDTO. Как правильно внедрять
электронный документооборот? Каких ошибок нужно избежать?
– Ключевой момент текущих подходов к автоматизации – не
«обрезать» процесс. Сразу оценивать документооборот и переводить в цифру
от начала до конца, чтобы он стартовал и заканчивался в электронном виде, не
прерывался на бумажный формат.
А чтобы всё работало стабильно и удобно, как с
бумагой, нужно хорошо продумывать интерфейсы и инфраструктуру для разных
классов пользователей. Может быть, где-то отказываться от лишних этапов и
ненужного контроля. Да, придётся менять привычки и методики. Нужно быть смелым,
опережать законодательство или идти параллельно с его инициативами.
Пример – эксперимент
Минтруда по электронному кадровому документообороту, в котором сейчас
участвуют наши клиенты.
| Компаниям придётся преодолевать сопротивление пользователей изменениям. На практике чаще всего это юристы, бухгалтеры и руководители высшего звена. |
– Действия CDTO после внедрения СЭД: о чём важно не
забыть и как трансформироваться дальше?
– После проекта внедрения важно выстроить непрерывность
поддержки и развития системы.
При полной цифровизации критичность работоспособности ПО для
бизнеса существенно повышается.
Простой даже в 15 минут может
обернуться огромными потерями для компании, поэтому требования по безопасности
и отказоустойчивости системы становятся очень высокими.
Необходимо продумать
всё в плане инфраструктуры и сотрудников, которые её обслуживают. Должны быть
свои службы и связь со второй линией более глубокой поддержки (для крупных
корпораций – вплоть до вендора).
Небольшим компаниям, которые не уверены в своих силах или не
могут самостоятельно обеспечить такую поддержку, рекомендуем переходить на
облака. В этом случае стабильность на 99,9% обеспечивает уже поставщик системы.
Поддержка – вроде бы, очевидный момент, но всё-таки про него не нужно забывать.
Другой ключевой момент – развитие. Бизнес не стоит на месте,
и система должна успевать за его изменениями, не тормозить его, давать
новые возможности.
Нужна команда специалистов, ориентированная на развитие
системы – центр компетенций.
В ней должны быть аналитики, которые знают
досконально возможности отдельных систем, способны оценить и понять изменения
бизнеса и то, как они будут отражаться на ПО.
Иногда в компаниях забывают, что важен «владелец системы»
верхнего уровня. Директор по цифровой трансформации должен быть тем, кто знает
и сам бизнес, и как обеспечить поддержу его потребностей со стороны ИТ. Ему
предстоит взвешенно принимать решение, в какой из систем реализовывать задачи
или использовать внешние сервисы.
| CDTO и его команда должны выстроить ИТ-экосистему предприятия, которая максимально закрывает задачи компании, поддерживая её устойчивый рост. |
– Как рассчитать и обосновать экономический эффект от
внедрения ECM-системы?
– Сколько лет компании занимаются автоматизацией, столько
лет звучит этот вопрос.
Деньги на внедрение системы выделяются немаленькие. Считать,
сколько бумаги мы сэкономим и сколько людей уволим, бессмысленно. Сейчас нет
вопроса нужна ли система, проводить ли цифровую трансформацию процессов. Без
таких изменений компаниям выжить уже невозможно.
| Внедрение ECM-системы как станок для производства – никто не задаёт вопрос, нужен ли он. Нет его – нет продукции. Можно только сравнить, какой их нескольких станков будет эффективнее. |
Критерии оценки эффективности системы во многом
качественные, их сложно оценить в деньгах. Важно выбрать ту, в которой
больше готовых решений. Правильная система лучше вписывается в инфраструктуру,
имеет задел на будущее. Как мы говорили выше, важны факторы поддержки:
специалисты по системе, лучшие условия помощи, доверительные отношения с
партнёром или вендором.
Расчёт эффекта от цифровой трансформации в лоб не всегда имеет
смысл. Конечно, посчитать экономию рабочего времени, например, при
использовании ИИ, можно. Но важнее оказывается не то, что вы можете сократить
сотрудников, а высвободившееся время. Например, можно расширить услуги или
присутствие на рынке, не увеличивая штат.
Кроме того, эффект не только в том, что сокращаются затраты
времени. Становится меньше рутины, работа сотрудников будет более
интеллектуальной. Сейчас сложно найти людей на трудоёмкие и рутинные задачи.
| Если раньше сотрудники были готовы часами переносить цифры из бумажек или одних систем в другую, то новое поколение просто не хочет этим заниматься. |
Таким образом, экономический эффект нужно считать по-другому
– в расчёте на возможность бизнеса развиваться и конкурировать на рынках
продукции и труда. Именно поэтому директору по цифровой трансформации нужно
быть на связи с бизнесом, ориентироваться на стратегические показатели
совокупно, а не только на уменьшение затрат бумаги, человеко-часов или чернил
для принтера.
Система Электронного Документооборота (СЭД)
- Владимир Андреев
- 1 ноября 2020
- Статьи
Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота.
Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоёмкому и «проблемному» участку деятельности предприятий.
Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать её.
Использование специализированных систем, в частности внедрение электронного документооборота, актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений.
Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.
Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину.
Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания.
Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций), включающая правильно подобранные сервисы электронного документооборота, поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.
Общие сведения об элементах и структуре СЭД
Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:
- обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
- обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
- упрощает контроль над документопотоками;
- помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.
В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.
Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде.
Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием – комплексом сервисов электронного документооборота – для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.
Иногда её называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.
В процессе собственной эволюции СЭД постепенно «научились» сопровождать и обеспечивать бизнес-логику всего жизненного цикла документа, а потом – автоматизировать сквозные бизнес-процессы, связанные с документооборотом, частично принимая на себя функции BPM-систем (Business Process Management).
С 2017 года развивается концепция CSP (Content Service Platform), для которой характерен отказ от монолитной архитектуры систем прежних поколений в пользу платформы, которая поставляется в виде набора сервисов.
Современные СЭД, включая Docsvision, представляют собой CSP-платформы, которые объединяют и поддерживают работу сервисов, необходимых для конкретной компании на данном этапе её жизненного цикла и с учётом специфических задач. При этом платформа оставляет возможность в любой момент добавить новый сервис, обновить или доработать отдельный модуль.
Это позволяет одновременно и эксплуатировать систему, и развивать её без необходимости ставить на паузу производственные и бизнес-процессы.
Выбрать оптимальную по набору сервисов редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».
Достоинства СЭД
Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба.
Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота.
Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.
Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:
- обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
- повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
- сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
- защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
- основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
- легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
- даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.
Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.
Стандарты и правовая база для СЭД
Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:
- федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
- отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
- постановления федерального и региональных правительств;
Что такое электронный документооборот и как он работает
Электронный документооборот
Можно подписывать документы на бумаге, но это долго и неудобно, плюс они занимают место, теряются, их сложно искать.
Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс, который ускоряет и упрощает передачу информации клиентам, поставщикам, госорганам и внутри компании, позволяет контролировать взаиморасчеты между организациями или территориально удаленными подразделениями.
Все документы при этом создаются в электронном виде, подписываются электронной подписью, а значит, имеют юридическую силу.
Система электронного документооборота на крупном предприятии с сотнями и тысячами внешних документов в месяц помогает снизить издержки и сэкономить сотни тысяч рублей в год, а также уменьшить риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами от налоговой.
Малому и среднему бизнесу важно получать оплату за товары или услуги в день выставления документов, безбумажный документооборот поможет им ускорить этот процесс, ведь чем быстрее документы дойдут до получателя, тем быстрее их оплатят. Пускай сейчас предприниматель заключает пару-тройку контрактов в месяц и не нуждается в ведении электронной документации, но у него могут появиться крупные заказчики, которые работают только по ЭДО, и потребуют подключиться.
Неважно, какого размера ваш бизнес, схема ЭДО для работы с документами будет одинаковой.
- 1.Отправитель создает документ, подписывает своей ЭП и отправляет контрагенту.Если получатель еще не пользуется технологией электронного документооборота, то получит на электронную почту приглашение зарегистрироваться.
- 2.Контрагент получает документ, утверждает его или отклоняет, указав причину.
- 3.Отправитель получает подписанный контрагентом экземпляр.Если были замечания, исправляет документ и отправляет корректировку либо генерирует новый электронный документ.
- Работа с электронным документооборотом прозрачна — вы видите все этапы обработки и сможете понять, на ком «завис» документ.
- Меньше рутинной работы — снижается количество ошибок и потерь времени при оформлении документов.
- Документы в электронном виде не потеряются — их не придется выставлять заново.
- Конфиденциальная информация в безопасности — документы передаются по защищенным каналам связи.
- Уменьшаются расходы — на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов и содержание архива.
Быстро перейти только на электронные документы у вас не получится, да и не все ваши контрагенты будут пользоваться ЭДО. Вам придется хранить и бумажные оригиналы, и их скан-копии — их можете хранить у себя в учетной системе или в отдельном архиве.
В СБИС к архиву электронных документов можно добавлять сканы бумажных оригиналов, чтобы находить их по первому требованию и без лишних усилий. Система напечатает на бумажном документе QR-код, по которому быстро свяжет скан с электронным документом.
Проверьте себя по небольшому чек-листу. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то значит, самое время ознакомиться с рынком систем электронного документооборота и подобрать подходящую.
- В спорной ситуации вы легко найдете не просто карточку документа, но и подписанные оригиналы, и даже скан-копии бумажных документов.
- Вы понимаете, на ком зависло подписание, так как видите всю цепочку согласования документа.
- Вы видите, какие из выставленных документов подписаны контрагентами, а какие — нет.
- По запросу ФНС вы быстро отберете и отправите документы по конкретному контрагенту за определенный период.
На что обратить внимание при выборе оператора ЭДО:
- возможность ведения архива документов с удобным поиском по фильтрам;
- разграничение прав доступа различным категориям сотрудников;
- персональные доработки СЭД под потребности компании;
- интеграция с сервисами, которые уже используете — CRM, банковские и бухгалтерские системы, ПО для кадрового учета и т.д.;
- доступ и работа в электронной системе документооборота с различных мобильных устройств.
Для обмена электронными файлами участники процесса должны:
С последним пунктом помогут специалисты компании-оператора: настроят бизнес-процессы для документооборота в вашей организации, обучат сотрудников, помогут пригласить контрагентов к ЭДО.
В СБИС уже есть типовые форматы первичных документов для организаций разных сфер бизнеса — подключились и можно пользоваться без дополнительных настроек.
А также под ряд клиентов уже созданы адаптированные модели ЭДО, например, обмен данными со сбытовой компанией, документооборот, в том числе и в системе EDI, с несколькими торговыми сетями, заключение договоров с тремя и более сторонами, электронная подпись на сайте и электронные документы с физлицами.
Для обмена первичной документацией с контрагентами вам потребуется квалифицированная подпись (КЭП). Ее же используют для сдачи отчетности в госорганы, участия в госзакупках и других видах торгов. С помощью КЭП можно зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.
Неквалифицированная подпись подойдет для внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок) и обмена документами с иностранными контрагентами.
Простую подпись компании используют редко, в основном она требуется физлицам для отплаты штрафов ГИБДД, получения некоторых услуг на портале «Госуслуги», покупок в интернете и т.п.
- У меня уже есть электронная подпись, подойдет ли она для ЭДО?Если у вас есть ЭЦП, которую вы используете для отчетности, маркировки, ЕГАИС, можете смело использовать ее для ЭДО. Подписи для клиент-банка подойдут не все — там, как правило, нет информации о компании или они выдаются УЦ, которые не входят в сеть доверия ФНС.
- Я буду передавать электронные документы через интернет, не перехватят ли их злоумышленники?В большинстве продуктов ЭДО предусмотрены технические решения по защите конфиденциальной информации, устраняющие все или большинство рисков. В их числе: доступ в аккаунт по логину/паролю или сертификату цифровой электронной подписи, разграничение прав и запись всех действий пользователей в журнал событий, шифрование документов при хранении и передаче, использование для отправки информации защищенных протоколов, исключающих перехват данных третьими лицами.
- Какой формат можно использовать для первичных документов?Счета-фактуры, УПД и корректировки к ним должны четко соответствовать требованиям ФНС и передаваться в xml-формате. Для остальной первичной документации (акты, ТОРГ-12, договоры, кассовые документы и т.д.) нет жестких законодательных требований. А значит, их можно создавать и передавать в неформализованном виде, в форматах doc, xlsx, pdf, jpg и др. Если документ подписан усиленной электронной подписью, то он является юридически значимым, его не нужно распечатывать и подписывать собственноручно.Для удобства мы собрали в таблицу все законы, регламентирующие форматы документов:
- В чем разница между СЭД и ЭДО?Система электронного документооборота — это программное обеспечение, которое помогает организовать работу с документами компании. В основном СЭД используют для автоматизации внутреннего документооборота, когда сотрудники организации могут просмотреть и подписать документы в одной программе. Для внешнего обмена, чтобы отправить электронные документы контрагентам, используют ЭДО. Некоторые системы электронного документооборота используют специальные надстройки для ЭДО, в СБИС же ЭДО встроен.
Загрузка...
