Делопроизводитель. описание профессии делопроизводитель

Профессия делопроизводитель

Делопроизводитель. Описание профессии делопроизводитель

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании.

Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату.

В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков.

Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.

Места работы

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям.

История профессии

В давнее время делопроизводством занимались писари и секретари, и только в конце прошлого века появилась профессия делопроизводителя. В современное время работы с документами стало очень много и сейчас даже в университетах появились факультеты, готовящие специалистов в сфере документоведения и архивного дела.

Обязанности делопроизводителя

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя, при этом основные функции заключаются в следующем:

  • ведение документооборота компании;
  • регистрация и обработка корреспонденции;
  • ведение телефонных переговоров и работа с клиентами;
  • контроль своевременного исполнения документов;
  • ведение архива документов;
  • знание основных положений ЕГСД (Единой государственной системы делопроизводства) и нормативно-правовых актов, содержащих правила ведения документации в определенной организации;

В некоторых компаниях делопроизводитель занимается переводом корреспонденции и документов с английского на русский и наоборот.

Требования к делопроизводителю

Основные требования к делопроизводителю включают в себя:

  • высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
  • владение ПК и офисной техникой;
  • умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
  • умение вести коммуникации с клиентами;
  • опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.

В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.

Образец резюме

Образец резюме делопроизводителя.

Как стать делопроизводителем

Для того чтобы получить должность делопроизводителя в крупной компании необходимо иметь высшее образование и опыт работы более 1 года. Кроме того, полезно будет окончить компьютерные курсы, так как задачи специалиста включают работу с ПК и офисной техникой.

Зарплата делопроизводителя

Заработная плата делопроизводителя зависит от опыта работы и может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей в месяц. Также заработок зависит от региона работы, величины компании-работодателя и специфики его деятельности. Средняя зарплата делопроизводителя составляет 25 тысяч рублей.

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Современная научно-техническая академия и ряд её курсов по направлению «Кадровое делопроизводство».

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Делопроизводство».

Источник: http://enjoy-job.ru/professions/deloproizvoditel/

Кто такой делопроизводитель? Обязанности работника :

В последнее время одной из наиболее популярных специальностей считается делопроизводитель. Обязанности этого сотрудника состоят в обработке огромного количества документов. Чем именно он занимается, и почему так важно иметь в штате работника такой профессии? С этим надо разобраться подробно.

Основы профессии

Каждой более или менее крупной компании непременно требуется делопроизводитель. Обязанности, которые ложатся на плечи такого сотрудника, включают в себя в основном чисто бумажную работу. На первый взгляд она кажется скучной и никому не нужной. Но так думают только те, кто совершенно не представляет себе весь документооборот предприятия.

Чтобы разобраться в этом потоке информации, и нужен делопроизводитель. Обязанности и функции, которые он должен исполнять, заключаются в следующем:

  1. Ведение всего оборота документов на предприятии.
  2. Телефонные звонки и беседы с клиентами.
  3. Обработка и регистрация входящей корреспонденции.
  4. Осуществление контроля документов, находящихся на исполнении у других сотрудников.
  5. Архивация документов.

Все это требует соответствующего знания норм и правил ведения делопроизводства. Подобные навыки, конечно, можно получить на практике, но лучше дополнительно иметь хорошую теоретическую подготовку.

Немаловажные особенности

Каким же должен быть настоящий делопроизводитель? Обязанности и условия работы всегда накладывают свой отпечаток. Это касается абсолютно всего. Для начала стоит отдельно сказать о личных качествах. На таком рабочем месте от сотрудника потребуется:

  1. Аналитический ум, чтобы легко ориентироваться в потоке информации и принимать правильные решения.
  2. Способность долгое время концентрировать свое внимание на конкретной проблеме.
  3. Способность заниматься несколькими делами одновременно.
  4. Хорошая память, чтобы постоянно держать в голове нужную информацию.
  5. Порядочность.
  6. Общительность и доброжелательность.
  7. Стрессоустойчивость и умение справляться со своими эмоциями.
  8. Коммуникабельность.
  9. Спокойное отношение к критике в свой адрес.
  10. Умение вести деловые переговоры.
  11. Знание культуры общения и правильная речь.

При наличии всех этих требований делопроизводитель сможет как следует выполнять свою работу. Но у такой профессии есть и некоторые медицинские противопоказания. Среди них:

  • заболевания органов дыхания (туберкулез, астма и другие);
  • проблемы с сердцем (гипертония, аритмия, порок);
  • нервные расстройства.

Если таковых не имеется, то сотрудник может смело приступать к работе и надеяться на хорошие результаты.

Круг обязанностей

Практически в каждом городе есть предприятие или организация, на которой трудится делопроизводитель. Должностные обязанности такого работника, как правило, заключаются в следующем:

  1. Прием и обработка входящей корреспонденции. Специалист должен зарегистрировать письмо, передать его адресату, а затем проконтролировать исполнение указаний, отмеченных в резолюции. Такая информация заносится в специальные журналы или карточки и составляет банк данных.
  2. Сопровождает прохождение каждого документа по всем стадиям: подготовка – оформление – обработка – хранение. В любой момент делопроизводитель должен иметь возможность предоставить по запросу полный расклад.
  3. Учет отправленных и полученных бумаг.
  4. Архивация документов.
  5. Правильная организация учета и создание справочной базы для быстрого и удобного поиска.
  6. Контролирует правильность оформления и подписания документов, а также наложения соответствующих виз.
  7. Отвечает за сохранность всей документации предприятия.

Со всем этим может справиться только специально подготовленный делопроизводитель. Должностные обязанности его составлены таким образом, чтобы выполняемая работа была максимально эффективной.

Родственные профессии

Содержать в штате делопроизводителя могут себе позволить только крупные предприятия. Для организаций с малой численностью рабочих единиц это роскошь. Небольшой объем документооборота дает возможность экономить фонд оплаты труда.

А несложную работу с документами берет на себя секретарь. Это позволяет специалисту максимально загрузить свой рабочий день.

Поэтому обязанности секретаря-делопроизводителя представляют собой гармоничное сочетание функций, соответствующих обеим должностям.

Они должны быть собраны в одну инструкцию и обязательны для исполнения. Особенность состоит в том, что обе эти профессии (делопроизводитель и секретарь) очень схожи между собой.

Обе они предусматривают работу с документами и общение по телефону. Здесь даже сложно определить, какая обязанность какой специальности подходит больше всего.

По-прежнему остаются основные направления их деятельности:

  • работа с входящей и исходящей корреспонденцией;
  • осуществление контроля исполнения документов;
  • ответы на телефонные звонки и их перенаправление для общения с другими специалистами;
  • ведение архива.

Все это и составляет обязанности секретаря-делопроизводителя.

Влияние специфики работы

Работа любого предприятия связана с потоками различных документов. Систематизировать ее и превращать в стройный механизм должен именно делопроизводитель. В детском саду обязанности такого плана тоже существуют в достаточном объеме.

Кроме того, надо учесть, что детские дошкольные учреждения, на основании закона Российской Федерации «Об образовании», в последнее время стали достаточно самостоятельными и получили довольно широкие права. Это касается научной, финансовой, кадровой, хозяйственной и других видов деятельности.

Руководство таких учреждений может вести работу в самых разных направлениях, самостоятельно заключая договора и ведя соответствующие переговоры. Все это отражается на бумажном потоке внутри организации, который требует своевременной обработки и систематизации.

Делопроизводителю приходится не только изучать, но также классифицировать документы, разделяя их по назначению:

  • распорядительные;
  • информационные и справочные;
  • организационные;
  • кадровые (по личному составу);
  • финансовые;
  • технические.

Все поступающие бумаги необходимо привести в строгую систему, а затем передать для исполнения и реагирования.

Важные функции

Приступая к составлению должностной инструкции, необходимо особое внимание обратить на функциональные обязанности делопроизводителя. Некоторые путают их с должностными. Но между этими понятиями есть серьезное различие.

В первом случае имеются в виду те главные функции, которые должен взять на себя специалист-делопроизводитель:

  1. Работа с входящими документами, их регистрация и распределение по структурным подразделениям.
  2. Учет движения бумаг и контроль их исполнения.
  3. Передача обработанной корреспонденции адресатам.
  4. Организация хранения документов.

Это главные направления, по которым должна быть организована работа специалиста подобного рода. Когда речь идет о должностных обязанностях, то имеется в виду то, чем обязан заниматься сотрудник на конкретном предприятии. Перечисленные действия рассчитаны на определенную структуру компании и особенность взаимодействия ее отдельных участков и подразделений.

Источник: https://www.syl.ru/article/228144/new_kto-takoy-deloproizvoditel-obyazannosti-rabotnika

Делопроизводитель кто это: должность или профессия. Чем занимается

Для того чтобы разобраться в текущем документопотоке, очень часто нанимают специального специалиста. Он не только поможет разобраться с бумагами, но и будет поддерживать его. Это профессия делопроизводитель кто это, сейчас и рассмотрим.

Делопроизводитель – это одна из популярных и востребованных профессий. Этот специалист обязан уметь обрабатывать и составлять различные виды документов, разбираться в документопотоке.

Именно по этой причине, нет такой крупной организации, в которой не работал бы специально обученный специалист делопроизводитель.

И если на первый взгляд его обязанности кажутся не столь значительными, то на деле без него просто не обойтись.

В число основных обязанностей входит:

  •  грамотное ведение всего документооборота предприятия;
  •  ответы на телефонные звонки и переговоры с клиентами;
  •  регистрация и обработка всей поступающей корреспонденции. Это означает, что письма как бумажные, так и электронные должны будут регистрироваться, после чего передаваться адресату. Если там будет какие-либо распоряжения или задания, то делопроизводитель обязан проверить, как оно было выполнено;
  •  проверяют, чтобы на всех документах стояла резолюция;
  •  заносят все необходимую информацию в специальные журналы или карточки, вводят в банк данных;
  •  ведет контроль за документами, которые выдаются другим сотрудникам;
  •  ведение архива документов – это означает, что нужно не только правильно расставить папки с документами в архиве, но и заполнить справочную базу, ускоряющую поиск, в случае необходимости.
Читайте также:  Собеседование в автосалон - особенности прохождения, как пройти

Для того чтобы выполнять свои служебные обязанности, специалист обязан знать и уметь использовать свои знания всех действующих норм и правил ведения документов. В этом может помочь не только теоретическая, но и практическая подготовка.

Может в этом помочь личностная характеристика человека. Так, для того чтобы быть специалистом нужно:

  •  иметь аналитический склад ума. Это позволяет ориентироваться в большом потоке информации;
  •  уметь принимать решения, соответствующие текущей ситуации;
  •  обладать способностью концентрироваться на выполнении поставленных заданий;
  •  умение выполнять несколько дел одновременно;
  •  обладать хорошей памятью, что позволяет помнить наиболее важную информацию;
  •  быть порядочным человеком;
  •  быть коммуникабельным и доброжелательным человеком;
  •  иметь высокую стрессоустойчивость;
  •  уметь управлять своими эмоциями;
  •  уметь общаться с различными людьми;
  •  спокойно принимать критику в свой адрес;
  •  уметь вести различные виды переговоров;
  •  знать основные правила общения и культуры общения;
  •  обладать хорошо поставленной и правильной речью;

Только обладая этими качествами, справиться с работой делопроизводителя не составит большого труда.

Стоит знать, что есть определенные заболевания, которые не позволят полноценно выполнять поставленную задачу. К ним относятся:

  •  заболевания, связанные с органами дыхания. К ним относят: туберкулез и астму;
  •  болезни сердца. Такие как: гипертония, аритмия и порок;
  •  различные расстройства нервной системы.

Если таких заболеваний не выявлено, то можно смело выбирать профессию делопроизводитель кто это, мы рассмотрели в этой статье.

Источник: http://oksait.ru/professiya/deloproizvoditel-kto-eto/

Чем занимается делопроизводитель, его зарплата и как пройти обучение

Вопреки распространенному мнению, профессия делопроизводителя и секретаря – не одно и то же. Специалист делопроизводства имеет гораздо больше полномочий и обязанностей, чем рядовой секретарь. В данной статье пойдет речь о том, как проходит обучение на делопроизводителя и насколько востребована данная профессия.

Кто такой делопроизводитель: что нужно знать о профессии

Делопроизводитель – сотрудник организации, ответственный за ведение документооборота, включая регистрацию учета корреспонденции и внутренней документации.

Сложно ли учиться?

Для того чтобы стать делопроизводителем, необходимо получить соответствующее образование.

К примеру, можно пройти и профильные курсы, однако если целью обучения является получение статуса высококвалифицированного и высокооплачиваемого специалиста, то необходимо окончить высшее учебное заведение по специальности «Документоведение и архивоведение».

Выпускники 9 класса, желающие получить профессию делопроизводителя, могут поступить в средне-специальное учебное заведение на специальность «Делопроизводитель»

Плюсы и минусы профессии

Основным преимуществом данной профессии является возможность получения работы в крупной организации или государственном учреждении, что при наличии должного опыта и образования открывает перспективу карьерного роста и, соответственно, повышения зарплаты.

К недостаткам работы делопроизводителем следует отнести сидячий образ работы и риски получения профессионального заболевания, с ним связанного. Кроме того, на начальном этапе карьеры труд делопроизводителя оплачивается на среднем, а порой и низком уровне, что также является минусом данной профессии.

Задачи и обязанности

Должностные задачи и обязанности делопроизводителя зависят, прежде всего, от сферы деятельности и величины организации. Базовыми обязанностями специалиста делопроизводства являются:

  • ведение документооборота;
  • регистрация и обработка корреспонденции;
  • контроль своевременного исполнения документов;
  • ведение архива документов.

В некоторых организациях делопроизводитель отвечает за лингвистический перевод документов и корреспонденции.

Чем занимается делопроизводитель?

На сегодняшний день делопроизводство считается одной из самых широких сфер деятельности, поэтому на функции специалиста могут оказывать влияние многие факторы, в том числе специфика работы компании, ее размер и сотрудничество с зарубежными партнерами.

Однако, в большинстве случаев, делопроизводитель:

  • регистрирует и обрабатывает корреспонденцию;
  • ведет документооборот;
  • контролирует актуальность и своевременность выполнения предписаний в документах;
  • работает с клиентами;
  • ведет переговоры;
  • ведет архив компании;
  • проверяет актуальность методов работы в соответствии с законодательством.

Работа и зарплата

Делопроизводители востребованы во многих организациях, в том числе в:

  • крупных компаниях;
  • архивах;
  • образовательных и культурных учреждениях;
  • справочных службах.

Заработная плата специалиста зависит от множества факторов: уровня профессионализма, опыта работы, специфики деятельности, региона, величины организации. В связи с этим уровень зарплаты делопроизводителя может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей. В столице делопроизводители получают около 25 тысяч рублей в месяц.

Как стать делопроизводителем?

Для того чтобы получить возможность работать на должности делопроизводителя необходимо:

  • иметь соответствующее образование;
  • опыт работы (опционально);
  • владеть навыками работы с ПК и офисной техникой.

Как получить сертификат?

Как показывает практика, для получения должности на небольшом предприятии зачастую достаточно среднего образования или успешно оконченного курса делопроизводства. Второй вариант занимает гораздо меньше времени, поэтому является одним из самых популярных и востребованных направлений в получении дополнительного образования.

Важно: Обучающие курсы проводятся в ВУЗах, ССУЗах и учебных центрах.

В программу курса входят, как правило, такие темы как:

  • азы делопроизводства и машинописи;
  • правила оформления документации (ГОСТы);
  • работа с оргтехникой;
  • учет и регистрация документов;
  • работа с ПК.

После успешного прохождения курса будущие специалисты получают соответствующее удостоверение об окончании обучения.

Обучение на делопроизводителя: где учиться

Куда пойти?

Вариантов получить профессию несколько. Наиболее удобным и быстрым способом является прохождение специализированных курсов. Как правило, такое обучение занимает от 40 часов.

Важно понимать, что такой формат обучения подойдет только для работы в небольших компаниях.

Руководство крупных учреждений предпочитает нанимать на работу обладателей высшего образования – поэтому в таком случае потребуется окончить ВУЗ по профилю «Делопроизводство».

Обучение после 9 класса

Выпускники 9 класса, желающие получить профессию делопроизводителя, могут поступить в средне-специальное учебное заведение на специальность «Делопроизводитель»

ВУЗы и колледжи

Получить высшее профессиональное образование будущие делопроизводители могут в следующих гуманитарных учреждениях:

  • Москва:
    • Российский государственный социальный университет;
    • Российский государственный гуманитарный университет;
    • Московский государственный лингвистический университет;
    • Московский технологический университет (МИРЭА, МГУПИ, МИТХТ);
    • Московский государственный институт культуры.
  • Санкт-Петербург:
    • Ленинградский государственный университет имени А. С. Пушкина;
    • Санкт-Петербургский государственный университет промышленных технологий и дизайна;
    • Санкт-Петербургский университет технологий управления и экономики.

Для получения средне-специального образования по специальности «Делопроизводитель», необходимо окончить ССУЗ:

  • Москва:
    • Колледж малого бизнеса № 4;
    • Государственный профессиональный лицей N 2.
  • Санкт-Петербург:
    • Профессиональный реабилитационный лицей;
    • Техникум для инвалидов «Профессионально-реабилитационный центр».

Сдача квалификационного экзамена

Регулярная сдача квалификационного экзамен для делопроизводителей не требуется. Однако, при прохождении курсов, будущие специалисты сдают итоговый экзамен, подтверждающий успешное окончание обучения, и получают удостоверяющий документ.

Курсы повышения квалификации

Прохождение курсов делопроизводителя на протяжении всей карьеры – отличный способ продвинуться по карьерной лестнице.

С помощью курсов повышения квалификации специалист может:

  • изучить смежную область (например, юридическое или кадровое делопроизводство);
  • ознакомиться с инновационными методами работы;
  • освоить работу со специализированными программами и базами данных;
  • изучить секретарские навыки: машинопись, психология общения, особенности ведения переписки и тому подобное.

В настоящее время курсы по делопроизводству можно пройти в таких столичных организациях, как:

  • Центр образования «Элкод»;
  • Учебный центр МГУТУ;
  • Современная научно-технологическая академия;
  • Центр компьютерного обучения «IT курс»;
  • Высшая школа документоведения и архивоведения РГГУ;
  • Русская Школа Управления.

В Санкт-Петербурге обучением делопроизводителей занимаются следующие учреждения:

  • Учебный центр «Базис»;
  • Бизнес-школа «Институт Технологий Менеджмента»;
  • Европейский институт образования и рекрутинга;
  • Санкт-Петербургский Национальный открытый университет;
  • Обучающий центр «Коннесанс».

Продолжительность и стоимость курсов зависит от программы обучения и репутации заведения. В среднем, курсы повышения квалификации длятся около 40 академических часов. Средняя стоимость обучения колеблется в районе 15-20 тысяч рублей.

Также огромное разнообразие выбора позволяет подобрать специалисту удобную форму обучения (очную/дистанционную, утро/день/вечер).

Таким образом, профессия делопроизводителя является одной из самых востребованных и популярных. Но важно помнить, что прохождения курсов достаточно только для работы в небольшой фирме, а для получения должности в крупной организации необходимо закончить высшее учебное заведение и постоянно поддерживать квалификацию.

Источник: http://specworkgid.ru/obuchenie-professiyam/yuridicheskie/deloproizvoditel.html

Презентация на тему «Моя профессия — делопроизводитель»

Инфоурок › Другое › Презентации › Презентация на тему «Моя профессия — делопроизводитель»

Описание презентации по отдельным слайдам:

1 слайд Описание слайда:

ГАПОУ «Братский индустриально- металлургический техникум» «Моя профессия – мое будущее»

2 слайд Описание слайда:

Моя профессия – Делопроизводитель

3 слайд Описание слайда:

Этапы развития делопроизводства

4 слайд Описание слайда:

История профессии Исторически профессия делопроизводителя сложилась из родственных профессий: дьяка, писаря, секретаря, машинистки, личного помощника руководителя.

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X веке в древнерусском государстве была культура написания документов. Делопроизводитель работает в структурных подразделениях , занимающихся документационным обеспечением.

В соответствии с действующими нормативами, для документов существует единый порядок работы, в том числе и с электронными документами.

5 слайд Описание слайда:

«Ода – делопроизводителю» Если ты Делопроизводитель – это здорово! Значит ты уже многое можешь: Без ошибок и быстро печатать, Встретить гостя и кофе сварить, Отвечать на звонки и вопросы, Умной, вежливой, грамотной быть. Это очень и очень немало – Быть почти что универсалом! Для карьеры начало пути – Делопроизводителя – лучше вам не найти!

6 слайд Описание слайда:

Уникальность профессии ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ — лицо, ведущее канцелярские дела. Это специалист, ответственный за ведение документооборота в организации: подготовки документов, оформления, обработки и хранения.

В основные обязанности делопроизводителя входит: ведение деловой переписки, архива документов, контроль за исполнением распорядительных документов, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, формирование дел, работа с оргтехникой

7 слайд Описание слайда:

СРЕДСТВА ТРУДА ручные (карандаш, ручка); механические (сшиватели, штемпельное оборудование и т.д.); электрические (диктофон, копировальный аппарат, факс, телефон); электронные (компьютер). ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СРЕДСТВА – долговременная и оперативная память, хорошее распределение и переключение внимания, — речь (устная, письменная), органы чувств: зрение, слух.

8 слайд Описание слайда:

ТРЕБОВАНИЯ ПРОФЕССИИ К ИНДИВИДУАЛЬНЫМ СПОСОБНОСТЯМ СПЕЦИАЛИСТА   — Высокая работоспособность; — способность к распределению и переключению внимания в течение длительного времени; — хорошая долговременная и оперативная память; — выносливость зрительного анализатора.

Читайте также:  Андеррайтер. профессия андеррайтер. словарь профессий

9 слайд Описание слайда:

ТРЕБОВАНИЯ ПРОФЕССИИ К ЛИЧНОСТНЫМ СПОСОБНОСТЯМ   — Личная организованность; — усидчивость; — исполнительность; аккуратность; ответственность; коммуникабельность  — активность, гибкость поведения; личное обаяние; доброжелательность; — стресоустойчивость, не конфликтность.

10 слайд Описание слайда:

Социальная значимость профессии в обществе ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛИ работают на различных предприятиях, у нотариусов и адвокатов, в различных коммерческих структурах Сегодня быть ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЕМ модно и престижно

11 слайд Описание слайда:

Профессиональные качества делопроизводителя — уверенное знание офисной техники и ПК; — делопроизводство; — современные компьютерные редакторы: Word, Excel и другие; психологию людей и законы эффективной коммуникации; деятельность фирмы; — служебный этикет.

12 слайд Описание слайда:

Где получить профессию? ГАПОУ «Братский индустриально-металлургический техникум»

13 слайд Описание слайда:

Материально-техническая оснащенность Кабинеты для проведения занятий просторные и светлые, компьютерный кабинет Библиотека имеет необходимую методическую и учебную литературу, выход в Интернет

14 слайд Описание слайда:

Основные изучаемые дисциплины

15 слайд Описание слайда:

На занятиях

16 слайд Описание слайда:

Учебная практика получение первичных профессиональных навыков

17 слайд Описание слайда:

Уроки – патриотизма Помним! Через года, через века, — мы помним О тех, кто уже не придет никогда, — помним!

18 слайд Описание слайда:

За честь техникума – в первых рядах

19 слайд 20 слайд

Общая информация

Оставьте свой комментарий

Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.

Источник: https://infourok.ru/prezentaciya-na-temu-moya-professiya-deloproizvoditel-1465488.html

Профессия секретарь делопроизводитель

Эта должность существует в каждой компании. В наши дни секретарь делопроизводитель является не просто лицом компании и в обязанности этого работника входит быть привлекательным, приветливым, располагающим и симпатичным.

Однако больше всего руководитель предприятия желает видеть у себя в качестве помощника квалифицированного работника, который станет реальным и эффективным специалистом, который готов помочь ему во всех делах. Хорошей секретарь делопроизводитель характеризуется в качестве «правой руки», без которой нельзя обойтись.

Секретарь-делопроизводитель помогает руководителю в решение многих производственных вопросов. Он должен обеспечивать административную и управленческую поддержку главе компании.

 Первые секретари, видимо, появились в лице писарей и летописцев, которые под диктовку составляли царские документы и писали летописцы их побед в ратных делах. Сегодня современные специалисты решают иные задачи.

Описание профессии секретарь делопроизводитель

Работа секретаря на предприятии отличается от профессии оператор станка с чпу, хотя и является не менее тяжелой и серьезной. Скорее всего, эту должность можно сравнить с работой, которой занимается seo оптимизатор.

Секретарь должен служить основой в связи руководителя с другими работниками компании. Так, работник занимается рядом функций: составление и оформление документов, например, приказы, распоряжения, договоры, переписка и др.

Он также занимается организационными вопросами и обеспечивает деловую обстановку.

Секретарь-делопроизводитель ведет делопроизводство компании, первый принимает посетителей и отвечает на телефонные звонки. Сотрудник также формирует план рабочего распорядка руководителя.

Он должен создать для него удобную обстановку для работы, организует совещания и приёмы.

Секретарь по специализации может классифицироваться на следующие профессиональные разделения: референт, делопроизводитель, офис-менеджер и переводчик.

Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей — женщины, хотя встречаются секретари — мужчины. Кстати, в нашей стране отмечается профессиональный праздник День секретаря — в третью пятницу сентября.

Качества представителей профессии секретарь делопроизводитель

Прежде всего, сотрудник должен быть ухоженным, доброжелательным, высокоорганизованным и психологически устойчивым. Секретарь-делопроизводитель должен уметь слушать людей, а также хранить секреты.

Он работает в офисе и пользуется ПК, оргтехникой и т.д. Чаще всего у работника бывает ненормированный рабочий день. Он работает на различных предприятиях и компаниях, у нотариусов и адвокатов, а также в других структурах.

Карьерные возможности работника невелики.

Источник: http://worktips.ru/professiya-sekretar-deloproizvoditel/

Делопроизводитель – что это за профессия?

Сегодня на сайте вакансий и биржах труда время от времени встречается такая неизвестная до этого профессия как делопроизводитель.

Эта должность становится весьма востребованной, в основном в крупных компаниях, которым приходится иметь дело с большими массивами документов.

Хотя её и нельзя отнести к популярным, она подойдет некоторым молодым специалистам и людям, решившим сменить сферу деятельности.

Кто такой делопроизводитель и чем он занимается

Профессия делопроизводитель предполагает полное ведение документооборота компании. В некоторых случаях сами руководители затрудняются сказать, что делает делопроизводитель. Эта должность совмещается с функциями офис-менеджера, а в отдельных компаниях может потребоваться знание иностранных языков, чтобы он мог осуществлять перевод с иностранных языков.

Кем может работать делопроизводитель

Люди, получившие данную специальность, достаточно востребованы. Они могут работать секретарями, архивариусами, выполнять функцию офис-менеджеров, также из них получаются хорошие специалисты секретариата. Одним словом, делопроизводитель, имеющий соответствующее образование без работы не останется. При этом важно понимать не только кем, но и где может работать человек с этой профессией.

Обычно, им предлагают следующие места для трудоустройства:

  • Культурные учреждения
  • Справочные службы
  • Архив образовательного учреждения
  • Крупные и средние государственные компании

Личные качества и образование делопроизводителя

Заинтересованные в приобретении данной профессии, чаще всего интересуются, что должен знать делопроизводитель в первую очередь.

Данная должность или профессия, в зависимости от того, как её определяют сами делопроизводители, предполагает знание нормативных актов, регулирующих процесс документооборота, техники и специализированных программ.

Из личных качеств важнейшими являются пунктуальность, педантичность и внимание к деталям. Разумеется, как и в любой профессии требуется профессиональная подготовка.

Какое образование нужно получить, чтобы работать делопроизводителем

Данная профессия требует наличия как минимум средне профессионального образования в специализированных колледжах или высших учебных заведениях по специальности «архивное дело». При этом, профессия делопроизводителя может быть получена в специализированных центрах дополнительного образования.

Теперь Вы знаете в чем заключается работа делопроизводителя и что это за профессия. А чтобы окончательно понять, стоит ли учиться на него, рекомендуем посмотреть описание обучающих курсов на нашем сайте.

Источник: https://obuchenietpp21.ru/deloproizvoditel-chto-ehto-za-professiya/

Основные должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель – очень важная должность на любом предприятии. От его грамотности и оперативности зависит организация документооборота в организации. А это влияет на работу структурных подразделений, своевременное принятие важных решений со стороны руководства.

Делопроизводитель – востребованная профессия. Практически ни одна крупная компания не может обойтись без этого сотрудника.

Подобный сотрудник нужен в любой организации, где присутствует большой документооборот, за которым должен кто-то следить: регистрировать, сортировать, архивировать и найти в любой момент необходимую бумажку.

Например, в школе работник занимается ведением дел всех учащихся: регистрацией, внесение информации в компьютерную базу и последующим архивированием.

Очень важен такой сотрудник в судебных инстанциях – где поток документации просто огромен. Ни одной солидной компании не обойтись без данной штатной единицы, будь это промышленная компания, справочная служба, институт, культурное учреждение, юридическая консультация и прочие учреждения.

Чем отличается от секретаря

На первый взгляд кажется, что эти две должности ни чем не отличаются друг от друга, но это если рассматривать круг обязанностей секретаря-делопроизводителя на маленьком предприятии.

В больших компаниях эти две профессии четко отделены друг от друга. При этом в штате может быть не одна единица делопроизводителя или секретаря.

Чтобы понять разницу между этими работниками нужно понимать, чем конкретно каждый занимается на предприятии.

Слово «секретарь» имеет латинские корни, в переводе означающие «секрет». То есть это доверенное лицо, приближенное к руководителю. Круг обязанностей достаточно разнообразен, в зависимости от сферы деятельности организации:

  • прием и регистрации входящих звонков. Соединение абонента с отделом или должностным лицом на предприятии;
  • организация работы в приемной руководителя: запись и прием посетителей;
  • регулирование рабочего графика руководителя: планирование и напоминание о встречах, организация совещаний и тому подобное;
  • обслуживание начальника: подача чая, кофе, бутербродов и подобное;
  • выполнение мелких поручений директора;
  • контроль наличия у директора необходимых для работы канцтоваров и прочих вещей;
  • организация командировок: бронирование билетов и гостиничных номеров, проверка наличия и соответствующего заполнения сопроводительных документов.

Во многих организациях секретарь – это помощник руководителя. Должность очень многофункциональна в отличие от делопроизводителя, который занимается только «бумажной» работой.

Секретарь постоянно общается с людьми, делопроизводитель – с документами. Любой секретарь может заниматься перепиской и оформлением входящей или исходящей документации, но это не является его основной обязанностью, она лишь дополнят круг остальных функций.

Основные обязанности

Очень часто руководители предприятий предпочитают нанять одного сотрудника, который будет совмещать функции секретаря и делопроизводителя. Это совершенно неверный подход в организации работы, приемлемый только для очень маленьких фирм.

Делопроизводитель должен в первую очередь следить и контролировать все документационные потоки предприятия. Полноценно выполнить такую функцию будет тяжело, если придется бесконечно сидеть на телефоне, бегать по поручениям директора и заваривать кофе ему и сотрудникам офиса.

Квалифицированный сотрудник не только контролирует деловую корреспонденцию на предприятии, но занимается содержанием ее архива.

В зависимости от особенностей деятельности предприятия у делопроизводителя может быть разнообразный круг обязанностей:

  1. Регистрация входящей и исходящей деловой переписки;
  2. Сортировка корреспонденции по степени важности и подразделениям;
  3. Ведение конструктивной переписки;
  4. Создание документальной базы предприятия;
  5. Ведение бумажного и электронного реестра;
  6. Контроль своевременного исполнения предписаний, назначенных в документах;
  7. После резолюции директора, доведение информации до структурных подразделений;
  8. Выдача справок или копии документов в соответствии с поступающими запросами;
  9. Рассылка деловой переписки по адресатам;
  10. Обеспечение хранения документов, систематизация их для оптимизации поиска;
  11. Составление архива.
Читайте также:  Верстальщик. профессия верстальщик

Чем крупнее организация, чем больше в ней структурных подразделений, тем нужнее организация делопроизводства. В корпорациях может быть целый отдел сотрудников, занимающихся «бумажной» работой в различных направлениях, следовательно, обязанности у них будут разными.

Например, в компаниях, имеющих иностранных партнеров обязанности делопроизводителя могут включить перевод поступающей корреспонденции.

Прошли те времена, когда профессия делопроизводителя или секретаря относилась к низко квалифицированным должностям, не требующим особых навыков, знаний и умений. Сейчас это ответственная должность, на которую чаще всего подбираются кандидаты, имеющие высшее образование.

От квалифицированной работы сотрудника зависит нормальное функционирование организации, поэтому работник должен обладать следующими личными качествами:

  • великолепная память;
  • дотошность и терпеливость;
  • аккуратность;
  • самообладание;
  • деловой стиль общения;
  • само организованность и самодисциплина;
  • педантичность;
  • высокая концентрация внимания;
  • эмоциональная устойчивость;
  • высокий уровень ответственности.

Кроме индивидуальных требований, к сотруднику обязательно предъявляются квалификационные запросы:

  • высшее образование. Для солидных учреждений – документоведение, архивоведение;
  • умелое владение персональным компьютером, офисной техникой;
  • знания правильного ведения документооборота: оформление и регистрация, составление реестров, правильного хранения документов, их архивирования и прочие навыки;
  • умение налаживать коммуникационные связи между различными подразделениями и структурами, умелое общение с клиентами и сторонними организациями;
  • опыт работы (данное требование не всегда присутствует, но при наличии нескольких претендентов на должность предыдущий опыт является большим плюсом);
  • знание языков (подобные запросы предъявляют компании с иностранным вложением капитала либо ведущие внешне экономическую деятельность).

Делопроизводитель обязан знать и применять в работе правила, инструкции, нормативно-правовые законодательные акты, регулирующие организацию документооборота на предприятии. Он должен ориентироваться на положения государственной структуры делопроизводства.

Важные положения должностной инструкции

При поступлении на работу каждый сотрудник должен иметь первоначальное знание о возложенных на него обязанностях. Подобная информация берется из должностной инструкции. Это документ, в котором подробно прописаны все функциональные обязанности работника, его ответственность за их ненадлежащее исполнение и права.

Конечно, руководитель может не подписывать данный документ с трудящимся, но тогда он не сможет требовать четкого исполнения определенного набора дел, а тем более наказывать или штрафовать за невыполнение определенных задач.

Поэтому должностная инструкция это важный документ, как для руководителя организации, так и для ее сотрудников.

Стандартная инструкция включает в себя следующие пункты:

  1. Общие положения. Данный параграф определяет что делопроизводитель – это категория технических исполнителей. Затем в нем четко прописываются квалификационные требования к занимаемой должности, особенности назначения и снятия с должности. Непосредственное подчинение сотрудника. Какими знаниями и навыками он должен руководствоваться при осуществлении своей деятельности. Очень важным моментом является пункт о возложении обязанностей делопроизводителя во время его отсутствия на другого сотрудника.
  2. Функциональные обязанности работника.
  3. Права работника. Сотрудник имеет права участвовать в разработке проектов, касающихся его сферы деятельности, вносить предложения по усовершенствованию своих обязанностей, по согласию руководства задействовать других сотрудников в работе.
  4. Ответственность. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей делопроизводитель будет нести ответственность в соответствии с действующим законодательством и нормативами, принятыми на предприятии.
  5. Заключительные положения определяю дату подписания документа и составление его в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Делопроизводитель – это престижная профессия. Сейчас многие высшие учебные заведения открывают курсы по специальности «Документоведение и архивоведение». Это говорит о том, что специальность востребована. В зависимости от опыта работы и квалификации заработная плата такого специалиста может быть на уровне менеджера среднего или даже высшего состава.

Видео содержит интересную и подробную информацию о ведении документооборота в делопроизводстве, что является прямо обязанностью этого сотрудника.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/dolzhnostnye-instrukcii/deloproizvoditel.html

Кто такой делопроизводитель?

Краткое содержание статьи:

Ведение бумажной работы на предприятии требует особой внимательности, аккуратности и отличной памяти. Всеми этими качествами должен обладать делопроизводитель. Кто это такой, должен знать каждый абитуриент, поскольку данная профессия считается одной из самых перспективных.

Кто такой делопроизводитель и чем он занимается?

В ведении делопроизводителя находятся канцелярские дела управленческого персонала.

В принципе, в значительной мере его обязанности пересекаются с такой профессией, как секретарь, поэтому при найме на работу нередко дается описание должности как делопроизводителя-секретаря.

Однако это действительно скорее для малых предприятий, не имеющих финансовых ресурсов нанять высококвалифицированного специалиста по документационному обеспечению управления.

Имеет место и обратное: по мере роста бизнеса возникает потребность сразу в нескольких профессионалах-документоведах.

На плечи делопроизводителя ложатся следующие обязанности:

  • Соблюдение сохранности важных документов (и, соответственно, уничтожению лишних);
  • Надлежащее оформление документов;
  • Сбор различной необходимой информации по требованию своего руководителя;
  • Ведение архива.

Что должен знать делопроизводитель?

Делопроизводитель обязательно должен обладать следующими знаниями и умениями:

  • В совершенстве разбираться в гражданском трудовом законодательстве;
  • Хорошо знать структуру учреждения, в котором он работает;
  • Уметь принимать всю входящую на предприятие корреспонденцию, правильно ее регистрировать и перенаправлять в соответствующие отделы;
  • Знать, как правильно заполнять регистрационные карточки и передавать согласно с резолюцией руководителя документы на исполнение;
  • Уметь следить за порядком исполнения документации;
  • Понимать, как производится отправка исходящих документов;
  • Знать, какие документы подлежат длительному или краткосрочному хранению в архиве предприятия, а какие следует уничтожить;
  • Разбираться в грифах доступа к различным документам (например, «для служебного пользования», «коммерческая тайна»);
  • Владеть навыками ведения номенклатуры дел.

Среди прочих навыков, не лишними будут десятипальцевый набор текста на клавиатуре, уверенное знание ПК и умение свободно обращаться с современной офисной техникой. Иногда предъявляется требование знать один из иностранных языков.

В работе служащий будет руководствоваться правилами внутреннего трудового распорядка и приказами своего начальства.

Как производится прием корреспонденции?

Пожалуй, главное, с чем приходится сталкиваться делопроизводителю – принимать протоки входящей документации как от дочерних, так и от вышестоящих организаций, от рядовых граждан и других предприятий. Порядок приема писем имеет четкую последовательность действий, отступать от которой не рекомендуется:

  1. Предварительная обработка документов. Служащий должен проверить, не повреждены ли входящие документы. Для этого все письма, кроме личных, подлежат вскрытию. Помимо целостности, уточняется правильность доставки. После этого на входящих бумагах проставляется особый регистрационный штамп и отмечается дата приема в канцелярию;
  2. Сортировка бумаг по адресатам – т. е. по отдельным подразделениям компании, а также руководителям;
  3. Предварительное рассмотрение – на этом этапе уже личные секретари руководителей отделов прочитывают входящие документы и принимают решение, какие из них стоит положить на стол руководителю (обычно это каждое пятое письмо). При необходимости делается выписка из других документов, если это необходимо для прояснения истории вопроса;
  4. Начальник, рассмотрев документ, принимает по нему свое решение, указав его в виде резолюции;
  5. Делопроизводитель должен тщательно блюсти соблюдение резолюций руководителей, не допуская срыва указанных в них сроков.

Чем занимается делопроизводитель в детском саду?

Делопроизводство в заведениях, специализирующихся на воспитании детей-дошкольников, строится на принципах, присущих ведению документов в любой другой отрасли, с некоторой своей спецификой. В частности, делопроизводитель в детском саду обязан:

  • Своевременно и точно составлять должностные инструкции для воспитателей;
  • Подавать документы в отдел образования;
  • Вести приказы о зачислении детей согласно очереди;
  • Составлять документы по кадровому составу (отпуска, пенсии и т. д.);
  • Работать со сторонними государственными службами (водоканал и другие);
  • Могут возложить работу по ведению официальной страницы учреждения в сети Интернет.

Среди особенностей работы в детском саду – сравнительно небольшая заработная плата, по сравнению с аналогичными должностями в коммерческих учреждениях. Однако есть и свои плюсы:

  • Отпуск регулярно предоставляется летом, когда садик закрыт;
  • Некоторые заведения предоставляют своим сотрудникам бесплатное питание;
  • Если у делопроизводителя есть ребенок, он будет иметь более высокие шансы без очереди попасть в садик.

Для того чтобы заполучить эту работу, достаточно иметь среднее специальное образование по профилю, а также опыт работы по специальности. В работе служащий будет среди прочего основывать свои решения на Уставе, который должен иметь каждый детский сад.

Где обучают данной специальности?

В зависимости от того, каким запасом времени и денежных средств обладает человек, существует несколько вариантов постижения азов профессии делопроизводителя:

  1. На соответствующих учебных курсах – длятся от сорока часов и более, отличаются большой гибкостью и разнообразием учебных программ;
  2. В учреждениях среднего профессионального образования – обучение по специальности «Документоведение и архивоведение» составляет 2 года 5 месяцев, если абитуриент изволил пойти учиться после девятого класса. Прием, как правило, осуществляется без экзаменов;
  3. В учреждениях высшего образования – такую возможность предоставляют почти все гуманитарные вузы, включая крупнейшие в России — МГУКИ, РАНХиГС, РГГУ и другие – которые имеют соответствующий факультет документоведения. Высшее образование дает возможность стать претендентом на высокооплачиваемую позицию в крупной компании, получивший его человек становится экспертом в области делопроизводства. Он сможет принимать деятельное участие в разработке стандартов документации, предлагать свои варианты по рационализации канцелярской деятельности предприятия и т. д.

От качества документационной работы на предприятии зависит как полнота и своевременность информирования руководства, так и точность исполнения его приказов. Поэтому так важно, чтобы в компании был грамотный делопроизводитель. Кто это такой, все-таки? Это правая рука руководителя и один из самых важных людей в бизнесе.

Видео о деятельности людей этой профессии

В этом видео специалист по подбору персонала Артем Денисов расскажет, в чем заключаются обязанности делопроизводителя с сфере ПК:

Источник: http://1-kak.ru/282-deloproizvoditel-kto-ehto.html

Ссылка на основную публикацию