Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019 утвержден перечень типовых управленческих документов, с указанием сроков хранения. Приказ вступил в силу с 18 февраля 2020 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налоговому, бухгалтерскому и кадровому учёту.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) | 50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет | При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Сроки хранения документов
С нами все ваши документы под надёжной защитой
Передача данных между вашим компьютером и сервером онлайн-бухгалтерии шифруется по протоколу SSL уровня, как в крупнейших банках. Каждые 15 минут все данные копируются на дополнительные сервера.
Получить бесплатный доступ
В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.
С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.
| Налоговый учет | Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним | 5 лет |
| Налоговый учет | Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС | 5 лет |
| Налоговый учет | Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Переписка о реструктуризации задолженности по налогам | 6 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | 50/75 лет |
| Налоговый учет | Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ | При наличии лицевых счетов — 5 летПри отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС | 5 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) | 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) | 5 лет при условии проведения проверки |
| Бухгалтерский учет | Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) | 5 лет после замены на новые |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Промежуточная бухгалтерская отчетность | 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) | Постоянно |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:а) у аудируемого лица;б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора | а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности – постоянноб). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учетБухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 6 летПри отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Документы по личному составу организации | 50/75 лет |
| Кадровый учет | Коллективные договоры | Постоянно |
| Кадровый учет | Перечни профессий | По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых. |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 3 года |
| Кадровый учет | Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) | До востребования, но не более 50/75 лет |
| Кадровый учет | Документы о премировании сотрудников | 5 лет |
| Кадровый учет | Приказы о кадровых перемещениях | 50/75 лет |
| Кадровый учет | Личные карточки работников | 50/75 лет ЭПК |
| Кадровый учет | Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производствеа) по месту составления;б) в других организациях | а) 45 лет;связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянноб) 5 лет |
| Кадровый учет | Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных работниках | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) | 5 лет |
| Кадровый учет | Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год |
| Кадровый учет | Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет |
Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году
Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.
То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.
В сервисе «Моё Дело» все ваши документы сохраняются автоматически
Счета, акты, договоры и вся отчётность хранится в личном кабинете, к которому вы в любое время можете получить доступ
Бесплатная консультация по хранению документов
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ.
Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта.
При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011.
Как вести журнал регистрации приказов по личному составу
Кадровые распоряжения учитываются отдельно от другой документации организаций (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ). С этой целью ведется журнал регистрации приказов по кадрам — специальный регистр, используемый по следующим причинам:
- часть распоряжений нуждается в длительном хранении — 50 или 75 лет;
- содержание служит основанием для внесения сведений в учетные документы работников.
У крупных работодателей приказы вступают в силу только после регистрации — внесения в регистрационно-учетную форму и присвоения номера (п. 84 ГОСТ Р7.0.8-2013).
Что в нем регистрируют
На практике организации ведут несколько реестров по личному составу, распоряжения разделены по срокам хранения:
- 50 лет — все о приме, перемещениях, переводах и совмещениях, увольнении, аттестации, всех видах оплаты, отпусках (декретных и в связи с вредными условиями), повышении квалификации, длительных командировках и пр.;
- 5 лет — все о ежегодных и учебных отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках и пр.
При большом обороте документов такие распоряжения делят на внутренние группы с присвоением следующих индексов регистрации:
- по движению личного состава — индекс ЛС;
- отпускам — О;
- учету больничных — Б;
- командировкам — КМ.
Правила ведения журнала
Специальной утвержденной формы журнала учета приказов по личному составу не предусмотрено. Каждая организация может разработать удобную для себя со следующими графами.
- Порядковый номер распоряжения.
- Дата.
- Номер.
- Вид.
- Ф.И.О. работника.
- Основание издания.
- Должность и Ф.И.О. обработавшего документ работника службы персонала.
- Подпись ответственного.
- Примечания.
Книга, в которой ведется регистрация, как правило, имеет твердую обложку. На обложке — наименование документа, оформленное типографским способом с указанием индекса. На титульном листе:
- название организации (без реквизитов);
- продублированное с обложки название документа;
- даты ведения — начало и окончание.
|
На первой странице журнала перечисляются ответственные за регистрацию распоряжений в организации. Обязанность возлагается на работника, отвечающего за кадровую документацию (руководителя или специалиста кадрового отдела, юрисконсульта или секретаря).
Кратко о том, как вести журнал учета приказов по личному составу в электронном виде, общий порядок следующий:
- используется сплошная нумерация — на страницах проставляется порядковый номер регистрации и индекс, начиная с первого после титульного листа;
- регистр сшивается и пломбируется — на последней странице располагается надпись, заверяющая количество листов в книге, заверенная руководителем (начальника кадровой службы) и печатью;
- закрытие журнала отмечается на последнем листе — фиксируется дата окончания записей и передачи в архив, основание (дата и номер документа).
О правилах заполнения
Распоряжения по личному составу — юридически значимые документы. Требования при оформлении строгие:
- не допускайте ошибок, помарок;
- избегайте сокращений, если они неоднозначно трактуют запись;
- имя-отчество вписывайте полностью, чтобы при чтении записи не было сомнений, какого сотрудника касается приказ;
- номера записей проставляйте сплошной нумерацией по всей книге;
- номера распоряжений отражайте по принятому в организации шаблону (чаще всего это индекс и цифровой номер);
- рекомендуемый формат даты стандартный — «дд.мм.гггг»;
- в графе «вид» указывайте управленческое действие: прием, увольнение, перевод, поощрение, взыскание, отпуск по уходу за ребенком, изменение фамилии и прочее;
- укажите основание — документ, ставший причиной для издания распоряжения (трудовой договор (ТД), заявление сотрудника, допсоглашение к договору и т. д.).
На картинке образец реестра приказов по личному составу, заполненный в соответствии с требованиями кадрового делопроизводства.
Исправление ошибочных записей при регистрации выполняется в соответствии с правилами делопроизводства:
- ошибки не удаляют и не подчищают с помощью корректирующих средств;
- неверную запись зачеркивают одной линией, рядом вписывают верную либо фиксируют факт исправлений в графе «примечание».
Если журнал регистрации ведется в электронном варианте, компьютерный файл с регистрационной таблицей защищают от несанкционированного доступа и правок. В остальном требования к журналу приказов аналогичны предусмотренным для бумажного формата.
Как и сколько хранить журнал
Регистрация кадровых документов ведется с начала деятельности. Досрочное окончание регистрационной формы не предусмотрено, новый регистр заводится, когда в предыдущем заканчивается место для записей. Закрытая книга передается в архив.
Нормативный срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу регулируется приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 (позиция 434).
| 50/75 | О приеме, увольнении, перемещении, переводе, совмещении, ротации, совместительстве, оплате, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, классных чинов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы |
| 50/75 | Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда |
| 5 | О ежегодных отпусках, учебных, дежурствах, не связанных с основной деятельностью |
| 5 | О направлении в командировку |
| 5 | О служебных проверках |
| 3 | О взысканиях дисциплинарных |
75 лет хранятся приказы, законченные делопроизводством до 01.01.2003. Законченные после этой даты — 50.
Электронный журнал регистрации распечатывают с соблюдением всех требований, а также важны:
- читаемость и сохранность данных;
- качественная четкая печать на хорошей бумаге.
Сроки хранения документов по Перечню 2019: учетные (регистрационные) формы
«Секретарь-референт» №1 2021 / Архивное дело
Публикуем пять таблиц-шпаргалок, которые помогут правильно и оперативно определить сроки хранения всех видов учетных (регистрационных) форм: журналов, книг[1], баз данных. Это пятая статья из цикла о сроках хранения документов, которые содержатся в Перечне 2019[2].
Какие бывают учетные формы?
В Перечне 2019 встречается несколько видов учетных форм. Приведем их определения. Согласно Терминологическому словарю «Управление документами.
Термины и определения»[3] (далее — Терминологический словарь) база данных — это совокупность структурированных и формализованных данных, относящихся к определенной предметной области, а журнал и книга – это форма представления документа, предназначенная для внесения периодических записей регистрационно-учетного характера.
Принципиальной разницы между видами учетных форм нет: книга регистрации входящих документов, журнал регистрации входящих документов и база данных входящих документов мало отличаются друг от друга. Правда, часто выбор названия документа зависит от носителя: слово «книга» больше подходит к учетной форме на бумажном носителе, а «база данных» – к электронному документу.
Согласно Словарю видов и разновидностей современной управленческой документации[4] реестр — это учетный документ, содержащий список зарегистрированных документов, имущества.
Чем реестр отличается от книги и журнала? Информация об объектах учета, попавших в реестр, статична: она не будет меняться в течение «жизни» зарегистрированного в реестре документа.
Например, изменения в реестр лицензий внесут, когда у организации отзовут лицензию. Изменения в реестре акционеров внесут, когда акционер перестанет таковым быть.
В реестре нотариальных действий вообще нельзя дополнять и изменять однажды внесенные записи.
Именно поэтому называть реестром журнал (книгу, базу данных) регистрации входящих документов некорректно.
Реже встречаются карточки, которые в Терминологическом словаре определены как листы плотной бумаги установленного формата, используемые для изготовления документов учетного характера, формируемых в картотеку. Карточки — это тоже учетные документы, редкие сегодня в канцеляриях, но используемые в отделах кадров, лабораториях и некоторых других структурных подразделениях компании.
Наконец, еще один узкоспециальный учетный документ — табель учета рабочего времени, который используют для регистрации отработанных каждым сотрудником часов. Табель обязана вести каждая организация[5].
Когда начинается срок хранения учетной формы?
Срок хранения любого документа начинается 1 января года, следующего за годом, в котором документ был завершен делопроизводством. Например, срок хранения документа, завершенного делопроизводством в 2020 году, начнется 1 января 2021 года.
Учетные формы считают завершенными делопроизводством только после того, как в них внесут последнюю запись. Такую запись могут не вносить годами. Рассмотрим документ, который обязан вести каждый работодатель[6], — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них[7].
В форме этого документа есть графа 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» и графа 13 «Подпись работника в получении трудовой книжки». Их следует заполнять в день увольнения работника.
Следовательно, книга учета трудовых книжек не будет завершена делопроизводством до тех пор, пока последний работник, чья трудовая книжка вписана в книгу, не уволится.
Таким образом, закрытие учетной формы означает внесение в нее полных сведений обо всех учтенных документах.
Сроки хранения учетных форм
Мы упорядочили и разместили в таблицах все разновидности учетных форм по срокам хранения:
- учетные формы со сроками хранения «До ликвидации организации» и «Постоянно»;
- учетные формы с временными (свыше «10 лет») сроками хранения (см. Таблицу);
- учетные формы со сроками хранения от «5 лет» до «10 лет»;
- учетные формы со сроками хранения менее «5 лет»;
- учетные формы со «специальными» сроками хранения (то есть когда в статье Перечня 2019 прямо указано, что регистрационную форму следует хранить столько же, сколько и внесенные в нее документы).
[1] Книги отзывов о выставках и ярмарках, а также книги почета организации мы не рассматриваем, так как эти документы не являются учетными: их основная функция – не регистрация. Обе эти книги должны храниться в организации постоянно (см. ст. 370 и ст. 507 Перечня 2019).
[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
[5] См. ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации.
Установлены новые сроки хранения документов
С 18 февраля 2020 года действуют новые сроки хранения документов организации.
Росархив в Приказе от 20.12.2019 № 236 опубликовал перечень типовых управленческих архивных документов и сроки их хранения. Прежний перечень, который был утвержден приказом Минкультуры, утратил силу. Изменения, которые касаются работы бухгалтера, собраны в таблице.
| Договоры аренды, безвозмездного пользования: недвижимого имущества; движимого имущества | По истечении срока действия договора, после прекращения обязательств 10 лет5 лет | Постоянно | 94 |
| Договор дарения (пожертвования) имущества | До ликвидации организации | Постоянно | 90 |
| Договор лизинга | 5 лет после истечения срока действия договора или выкупа имущества. Если есть разногласия, договор нужно хранить до принятия решения по делу. | Постоянно | 96 |
| Документы по залогу недвижимости | 10 лет с момента истечения срока действия договора. В случае спора документы хранят до принятия решения по делу. | Постоянно | 98 |
| Договор мены недвижимости; движимого имущества | До ликвидации организации; 5 лет по истечении срока действия договора или по выполнения обязательств | 5 лет по истечении срока действия договора или по истечении обязательств по соглашению | 99 |
| Договор поручения: по недвижимому имуществу; по движимому имуществу | 15 лет 10 лет | 5 лет | 101 |
| Договор кредита или займа с условием о залоге имущества | 10 лет | 5 лет | 261 |
| Счета-фактуры | 5 лет | 4 года | 317 |
| Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и страховых взносов | 6 лет | 5 лет | 309 |
| Реестры сведений о доходах физлиц | 5 лет | 75 лет | 313 |
| Лицевые счета работников: для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года; делопроизводство закончено после 1 января 2003 года | 75 лет 50 лет | 75 лет | 296 |
| Первичные учетные документы | 5 лет. Если есть споры или разногласия, документы нужно хранить до принятия решения по делу | 5 лет | 277 |
| Справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов, состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет | Не регулировалось | 305 |
| Расчеты по страховым взносам (годовые и квартальные): для документов, по которым делопроизводство закончено до конца 2002 года; делопроизводство закончено после 1 января 2003 года | 75 лет 50 лет | Ранее существовало две статьи. Одна из них предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а квартальные – пять лет. По другой для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был закреплен пятилетний срок, если есть лицевые счета | 308 |
| Документы о переоценке основных фондов и амортизации | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов | Постоянно | 323 |
| Документы о списании основных средств | 5 лет после выбытия основных средств или нематериальных активов. | Постоянно | 323 |
| Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю, т. е. при передаче с баланса на баланс | 5 лет после выбытия имущества | Постоянно | 325 |
| Книги учета доходов и расходов | 5 лет | Постоянно | 318 |
| Отчеты и заключения экспертно-аналитических мероприятий Счетной палаты, региональных и местных контрольно-счетных органов | 10 лет | Не регулировалось Была обязанность постоянно хранить документы по комплексным (тематическим) проверкам организации | 142 |
| План финансово-хозяйственной деятельности нужно хранить столько же, сколько бюджетную смету: по месту утверждения;по месту разработки | 5 лет постоянно | Постоянно | 243 |
| Отчеты о выполнении планов ФХД: годовые; квартальные; месячные | постоянно 5 лет 1 год | Не регулировалось. Распространялись общие требования к годовым планам организации – постоянное хранение | 272 |
| Отчеты о выполнении соглашений о предоставлении грантов и субсидий | 5 лет | Постоянно | 262 |
| График отпусков | 3 года | 1 год | 453 |
| Документы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | 5 лет | 383 |
| Заявки о потребности в иностранцах | 1 год | 5 лет | 377 |
| Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда | 5 лет | Постоянно | 409 |
| Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | Постоянно | 424 |
| Трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников | Если делопроизводство закончено до 1 января 2003 года, то их нужно хранить 75 лет, если после – 50 лет | 75 лет | 435 |
| Уведомления, предупреждения работников | 3 года | Не регулировалось | 436 |
| Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии | 1 год | Не регулировалось | 451 |
| Журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет | Не регулировалось | 423 |
| НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРАНадежная альтернатива дорогим СПСДокументы с ми экспертов. Выходит более 24 лет, помогает бухгалтерам разбираться в новых документах по учету.Подписаться |  |
Сроки хранения кадровых документов. Новшества
В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы. Для них установлены различные сроки хранения. Рассмотрим, какие изменения произошли в данных сроках.
Общие положения о сроках хранения документов
Сроки хранения документов зависят от их вида и установлены в специальном Перечне . Данный Перечень обязателен для применения всеми организациями независимо от их формы собственности и ведомственной подчиненности .
В Перечне содержатся сроки хранения документов для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Большинство организаций относится к первой категории.
Справочно
Со списками организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, можно ознакомиться на сайте государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь».
В Перечне указаны сроки хранения типовых документов. При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности.
Такая экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией организации (далее — ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК), создаваемой в организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации .
Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии .
На заметку
Для некоторых документов в сроках хранения имеется пометка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) . Это означает, что по решению ЭК (ЦЭК) срок хранения таких документов и дел может быть продлен .
Документы в организациях формируются в дела . С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования .
Ответственность за сохранность документов несут руководитель организации и руководители структурных подразделений .
Обратите внимание!
За утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений предусмотрен штраф от 10 до 30 базовых величин .
Сроки хранения приказов
Сроки хранения приказов, распоряжений (далее — приказ) зависят от их вида. Приказы подразделяются на три вида :
1) по основной деятельности. Например, об установлении ставки первого разряда в организации, проведении аттестации рабочих мест. Данные приказы хранятся постоянно.
На заметку
Для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, срок хранения приказов по основной деятельности установлен — 10 лет;
2) по административно-хозяйственным вопросам. Например, выдача служебных удостоверений, пропусков, допуск в служебные помещения.
Теперь приказы хранятся 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (далее — проведение проверки налоговыми органами) . Ранее данный срок составлял 5 лет.
Новшеством также является то, что, если налоговыми органами проверка не проводилась, данные приказы наниматель обязан хранить 10 лет.
Напомним, что сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством .
Пример
Приказы по административно-хозяйственным вопросам, сформированные в делопроизводстве за 2018 год, должны храниться 3 года (с 1 января 2019 г. по 31 декабря 2021 г.) и могут быть уничтожены не ранее 1 января 2022 г.;
- 3) по личному составу. Данные приказы имеют следующие сроки хранения:
- — 75 лет для приказов :
- о приеме (назначении на должность);
- переводе, переводе на контрактную форму найма;
- перемещении;
- увольнении (освобождении от должности);
- награждении, поощрении, премировании, установлении надбавок, доплат, повышении тарифных окладов;
- продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов);
- временном заместительстве;
- присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;
- длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
- предоставлении социальных отпусков;
- изменении фамилии, собственного имени, отчества работников.
- На заметку
Срок хранения 75 лет также установлен для приказов, используемых при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.) ;
— 3 года после проведения налоговыми органами проверки или 10 лет, если она не проводилась. Срок хранения документов при отсутствии проверки — новшество. Данные сроки предусмотрены для приказов :
- о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска;
- наложении дисциплинарных взысканий;
- назначении дежурных;
- служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
- оказании материальной помощи;
- направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).
Обратите внимание!
Регистрация приказов, как правило, ведется в журналах. Для каждого вида — отдельно. Сроки хранения данных журналов такие же, как и у соответствующих видов приказов .
Новшества в сроках хранения других кадровых документов
К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.д. Началом исчисления срока хранения для некоторых из них является проведение налоговыми органами проверки.
Теперь для таких документов дополнительно предусмотрен срок хранения, равный 10 годам, на случай, если такая проверка не проводилась. Если же она проводилась, документы по-прежнему необходимо хранить 3 года.
К таким документам относятся :
- — журналы учета рабочего времени;
- — табели использования рабочего времени;
- — годовые табельные карточки;
- — приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
- — документы о наличии, выдаче и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты и др.);
- — приходно-расходная книга по учету бланков специального воинского учета;
— документы о служебных командировках (докладные записки, задания, отчеты и др.).
На заметку
Ранее при исчислении срока хранения документов о служебных командировках необходимо было соблюдать условие о завершении проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (проверки вышестоящей организацией). На данный момент это требование отменено.
- Установлено, что декларации о доходах и имуществе, включаемые в состав личных дел, теперь необходимо хранить 75 лет после увольнения работника .
- Новшеством для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, является исчисление срока хранения личных дел после увольнения работника :
- для руководителей организаций;
- работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания.
Загрузка...
