Отпуск Главного Бухгалтера Кто Подписывает Документы

В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами.

Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией.

Доплачивать ему за дополнительную нагрузку во время замещения в этом случае также не надо, что весьма выгодно для организации.

Главбух в отпуске, генеральный — на хозяйстве

Однако далеко не каждое юрлицо обладает такими организационными и финансовыми возможностями, чтобы держать в штате зама главного бухгалтера. Как правило, у абсолютного большинства организаций всего две руководящие должности: гендир и главбух.

И если последний отдыхает, то генеральному в это время практически «автоматом» приходится исполнять еще и его обязанности.

Оформляется это приказом примерно следующего содержания (образец права подписи за главного бухгалтера во время отпуска директору):

Правильное оформление «временного» главного бухгалтера

Чаще всего на практике исполнение обязанностей отдыхающего главбуха другим работником оформляется следующим образом. Приведем образец приказа на замещение главного бухгалтера на время отпуска.

• «Приказ № ___ о назначении временно исполняющего обязанности главного бухгалтера
• В связи с уходом главного бухгалтера в очередной отпуск приказываю:
• назначить на период с __________________по ______________ временно исполняющим обязанности главного бухгалтера ___________________________.
• На указанный период передаётся право ведения бухгалтерского учёта, а так же право подписи всех необходимых документов.
• Настоящий приказ довести до сведения всех работников организации.
• Основание: решение генерального директора ООО «_________».
• С приказом ознакомлен ____________________________ ( )
• Генеральный директор___________ ( )»

Имеется два основных способа оформления исполняющего обязанности:

1. Совмещение.
2. Временный перевод.

Последний оформляется приказом по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и трудностей, в общем, не вызывает.

Временный перевод подразумевает полное освобождение работника от своих основных обязанностей на время замещения главного бухгалтера, и этим не вполне удобен, поскольку для выполнения работы замещающего сотрудника придется искать другого человека.

При выполнении обязанностей главбуха замещающий сотрудник получает его оклад за время замещения.

А вот на совмещении хотелось бы остановиться чуть подробнее, поскольку именно так чаще всего оформляется замещение главбуха. Во-первых, нельзя забывать, что согласно ст. 60.

2 Трудового кодекса Российской Федерации подобное совмещение на время отпуска должно оплачиваться (в размере и порядке, согласованном сторонами заранее).

В приказе о совмещении на время отпуска обязательно нужно указать содержание дополнительной работы, срок выполнения обязанностей, а также, само собой, размер доплаты за их исполнение в качестве дополнительных к собственным должностным обязанностям работника-совместителя.

Наконец, крайне желательно, чтобы отдельно была прописана передача права подписи на время отпуска главного бухгалтера в фондах, налоговых органах и т.д., и это право подтверждалось соответствующей доверенностью, выданной по правилам статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

Некоторые работодатели предпочитают заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника на период замещения, и тогда в качестве основания для издания приказа указывается не решение гендиректора, а номер и дата допсоглашения с работником. Такое дополнительное соглашение может выглядеть следующим образом:

Важно также помнить, что замещающий работник имеет право до истечения срока сомещения отказаться от дополнительной нагрузки (например, если не справляется с работой), равно как и руководитель может раньше срока отменить совмещение. Но стороны обязаны предупредить об этом письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Доплата за совмещение является частью заработной платы, учитывается в расходах на оплату труда и облагается НДФЛ и всеми взносами.

Образец приказа на право подписи на время отпуска главного бухгалтера в формате Word

Может ли директор подписывать кадровые документы во время отпуска

Государственная инспекция труда в городе Москве разъяснила, вправе ли директор (единственный учредитель), находясь в неоплачиваемом отпуске, принять работника на работу, подписав трудовой договор и приказ о приеме на работу.

В своем письме от 20.08.2020 № 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193 ведомство напоминает, что деятельность руководителя организации регламентируется не только трудовым, но и гражданским законодательством, которое не предусматривает прекращения или приостановления полномочий руководителя организации на период нахождения лица, занимающего эту должность, в отпуске.

Полномочия директора как единоличного исполнительного органа (в том числе по изданию приказов, распоряжений и подписанию договоров) сохраняются за ним все время с момента назначения на должность и до даты прекращения полномочий вне зависимости от фактического нахождения на рабочем месте.

Соответственно, если речь идет о текущих приказах, издание которых вряд ли может повлечь негативные последствия (например, об утверждении различных положений, переводе, приеме на работу и т.п.), то подписать их директор может и во время своего отпуска или болезни.

• Если же речь идет о финансовых документах, а равно о документах, которые могут привлечь внимание налоговой службы или несут потенциальную возможность возникновения споров (например, об увольнении, направлении в командировку, премировании), то перед подписанием таких документов необходимо официально оформить выход директора на работу.
• Если руководитель был в отпуске за свой счет, то оформляется кадровая документация о прекращении (прерывании) отпуска и выходе на работу.
• Независимо от того, прописаны ли обязанности по замещению директора в трудовом договоре, должностной инструкции, и приказ, и доверенность нужны.

При этом оформить их достаточно один раз. В приказе указывается, что исполнение обязанностей директора возлагается на время его отсутствия на заместителя директора.

БУХПРОСВЕТ

Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется работникам, в том числе и исполняющим обязанности руководителей организации, по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам.

Отпуск без сохранения зарплаты представляется работнику по его письменному заявлению.

Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работодателем и работником с учетом пожеланий последнего.

При этом в ряде случаев работодатель не вправе отказать работнику в предоставлении отпуска без сохранения зарплаты. Например, такой отпуск должен быть в обязательном порядке предоставлен работающим пенсионерам по старости. Продолжительность такого отпуска для данной категории работников может составлять до 14 календарных дней в году (ст. 128 ТК РФ).

Также отпуск без сохранения зарплаты должен предоставляться по заявлению работающих инвалидов. Они вправе требовать предоставления отпуска за свой счет продолжительностью до 60 календарных дней в году.

 В случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников работникам по их заявлению должен предоставляться отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью до 5 календарных дней.

Передача полномочий главного бухгалтера на период его отпуска – Компания «АПИ»

Вы можете передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска другому работнику вашей организации, в том числе руководитель организации может взять на себя ведение бухучета. Либо вы можете заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ).

Но есть ограничения, в частности:

• руководитель организации не может принять ведение бухгалтерского учета на себя, если у вас кредитная организация. В организациях, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, — может (ч. 3 ст. 7 Закона N 402-ФЗ);
• запрещено возлагать обязанности главного бухгалтера на временно пребывающего в РФ иностранца, что следует из п. 3 ст. 14 Закона об иностранцах;
• кандидат на должность главного бухгалтера в некоторых организациях должен еще отвечать определенным требованиям, предусмотренным, в частности, ч. 4 — 7 ст. 7 Закона N 402-ФЗ. Например, у главного бухгалтера в ОАО (кроме кредитных) должно быть высшее образование и стаж работы в области бухгалтерского учета или аудита не менее трех лет из последних пяти календарных лет (если высшего образования нет, то продолжительность такого стажа должна быть пять лет за последние семь календарных лет), а также не должно быть неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Специальный порядок законом не определен. На практике на время отпуска главного бухгалтера передачу его полномочий другому работнику оформляют одним из следующих способов:

• совмещение должностей. Для этого рекомендуем с замещающим работником заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем, в частности, укажите дополнительные обязанности по должности главного бухгалтера, срок совмещения, размер доплаты за эту работу (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ч. 1 — 3 ст. 60.2 ТК РФ);
• временный перевод на должность главного бухгалтера. Для этого заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 72.2, ст. 114 ТК РФ);
• принять на работу на время отпуска главного бухгалтера другого работника, в том числе по совместительству. Заключая трудовой договор, укажите в нем, в частности, трудовую функцию главного бухгалтера, срок договора и основание срочности (на время исполнения обязанностей отсутствующего главного бухгалтера, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы) (абз. 3, 4 ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 59, ст. ст. 60.1, 114 ТК РФ);
• предусмотреть у себя должность работника, трудовая функция которого предполагает исполнение обязанностей главбуха в период его отсутствия (обычно это его заместитель). Пропишите такое условие в трудовом договоре этого работника (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Если же руководитель организации принимает ведение бухгалтерского учета на себя (если для этого нет ограничений), то достаточно издать об этом приказ в произвольной форме (нормативной формы нет).

Можно ли возложить полную материальную ответственность на работника, которому передаются полномочия главного бухгалтера?

Да, можно. Для этого включите в его трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) условие о том, что полная материальная ответственность возлагается на работника в связи с исполнением трудовой функции главного бухгалтера. Это следует из абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 2 ст. 243 ТК РФ, п. 10 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52.

Приказ о передаче полномочий главного бухгалтера на период его отпуска

Приказ необязателен, но на практике его обычно издают. В него можно включить, в частности, следующую информацию:

• Ф.И.О. и должность работника, на которого вы возлагаете обязанности главного бухгалтера. Напомним, что в зависимости от способа оформления передачи полномочий главного бухгалтера работник может занимать и иную должность (например, при совмещении должностей);
• какие именно полномочия передаются;
• срок, на который передаются полномочия (на время отпуска главного бухгалтера);
• поручения ответственным работникам в связи с передачей полномочий. Например, кадровику — оформить документы для возложения на работника обязанностей главного бухгалтера, организовать прием-передачу дел с участием главного бухгалтера и замещающего его работника.

С приказом рекомендуем ознакомить под подпись всех поименованных в нем лиц.

Процедура передачи дел при смене главного бухгалтера на период его отпуска является рекомендуемой и законом не установлена. На практике применяется такой же подход, как и при увольнении главного бухгалтера.

В частности, обычно издают приказ о приеме-передаче дел (можно указать это сразу в приказе о передаче полномочий и не оформлять дополнительный документ), а по итогам подписывают акт приема-передачи дел.

Передают при этом документы и ценности организации, за сохранность которых отвечает главный бухгалтер (обычно это, в частности, документы бухгалтерского и налогового учета, отчетность, ключи). Если у вас локальным нормативным актом утвержден свой порядок передачи дел, руководствуйтесь им.

Также обязательно проведите инвентаризацию, если это предусмотрено вашим локальным нормативным актом или главбух и замещающий его работник — материально ответственные лица (ч. 2 ст. 243 ТК РФ, ч. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).

Общие правила проведения инвентаризации утверждены нормативно. В частности, создайте инвентаризационную комиссию. Мы рекомендуем проводить инвентаризацию, даже когда она необязательна, если главный бухгалтер на длительный срок уходит в отпуск.

Если будет обнаружена недостача или утрата материальных ценностей, будет проще установить, кто в этом виноват, и привлечь его ответственности.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс
Готовое решение: Кому и как передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}

Главный бухгалтер в отпуске – кто подписывает документы

Если главбух в отпуске, кто подписывает документы? Это может сделать:

1. Постоянный заместитель.Если он есть, то проблема с оформлением замены исчезает сама собой: при выходе главного бухгалтера в отпуск зам тут же приступает к выполнению обязанностей шефа.

1. Работник, временно занимающий должность главного бухгалтера (выполняющий его работу).Делегировать полномочия , который вышел в отпуск, в отсутствие зама можно следующими способами:
   • предложить другому сотруднику, например старшему бухгалтеру, поработать на время отпуска главбуха по совмещению (в порядке, предусмотренном ст. 60.2 ТК РФ);
   • временно перевести другого сотрудника на должность главного бухгалтера (в порядке, определяемом ст. 72.2 ТК РФ).

Есть также принципиальная возможность организовать совместительство — по ст. 60.1 ТК РФ. Но оно предполагает, что выполнение работы на должности бухгалтера будет, во-первых, дополнением к основной работе, а во-вторых, станет возможно только по окончании рабочей смены по основной должности. С учетом специфики работы главбуха это крайне неудобная схема.

Поэтому исполнение обязанностей главного бухгалтера на время отпуска лучше организовать, используя совмещение или перевод. Рассмотрим эти способы подробнее.

Как и на сколько дней делегировать исполнение обязанностей главбуха по совмещению

Совмещение — это одновременное (в течение одной и той же смены) выполнение работы на двух и более должностях (ст. 60.2 ТК РФ). Для того чтобы оформить его в целях временного замещения главного бухгалтера, работодателю нужно:

1. Издать приказ о поручении человеку дополнительной работы, где будут зафиксированы:
   • содержание такой деятельности («исполнение обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера без освобождения от работы по основной должности»);
   • длительность дополнительной работы.

• То, сколько дней отпуска главному бухгалтеру предоставлено, обычно определяет и срок полномочий другого работника по соответствующему приказу.
• Работник должен ознакомиться с приказом и согласовать его путем проставления своей подписи.

1. Составить соглашение о совмещении должностей и прописать в нем условия оплаты труда (ст. 151 ТК РФ).

   Записи в трудовую книжку о совмещении должностей вносить не требуется, как и сдавать отчетную форму СЗВ-ТД.

   При совмещении человек, получив дополнительную работу, остается на прежней должности. Во всех документах он указывает именно ее. Однако это может быть не слишком удобно с точки зрения организации документооборота с внешними субъектами, например, при отправке отчетности в ФНС. Налоговики, получая документы, заверенные старшим бухгалтером, могут попросить фирму представить разъяснения или прислать те или иные подтверждающие документы.

Поэтому, если вероятность появления подобных сложностей есть, лучше оформить временный перевод.

Как издать приказ о временном переводе на время отсутствия главбуха (образец приказа о возложении обязанностей на другого сотрудника)

Временный перевод — это уход сотрудника полностью со своей должности и переход на другую, которую он занимает в течение установленного срока (в общем случае — на период отсутствия основного работника, максимум до 1 года, если не наблюдается какой-либо из редких альтернативных сценариев, предусмотренных ст. 72.2 ТК РФ).

Чтобы оформить временный перевод, работодателю нужно:

1. Заключить с сотрудником, переводимым на должность главного бухгалтера, дополнительное соглашение к трудовому договору.
2. Издать приказ о том, что человек переводится на должность главбуха (и указать, что данный перевод связан с временным отсутствием основного работника).

Вписывать что-либо в трудовую книжку не нужно, поскольку там фиксируются сведения только о переводах на постоянную работу (ст. 66 ТК РФ). Если человеку нужно подтверждение того, что он когда-то занимал должность главбуха, то он вправе запросить у работодателя копию приказа о назначении на данную должность (ст. 62 ТК РФ).

Также законодательство не требует сдавать СЗВ-ТД при временном переводе на другую должность. Узнайте, какие переводы отражаются в данной форме, а какие нет.

Ознакомьтесь со структурой распорядительного документа на делегирование полномочий на время отпуска главного бухгалтера – бланк приказа и инструкцию по его заполнению (образец) можно скачать в разделе «Бланки» в начале статьи. 

Человек, которому делегированы полномочия главного бухгалтера, сможет сразу же подписывать любые необходимые документы, в том числе и налоговые. Но не исключено, что такое делегирование работодатель осуществить не успеет — к моменту обращения из ФНС по какому-либо вопросу.

Что делать фирме в этом случае, рассмотрим далее.

Главбух не назначен, а из налоговой пришло требование: что делать

Итак, не замененный никем бухгалтер в отпуске – пришло требование из налоговой. ФНС может запросить самые разные документы, например:

• пояснения по декларации (и прочие документы в рамках камеральной или выездной проверки);
• документы в подтверждение права на вычет по НДС;
• документы по встречной проверке.

В зависимости от типа документов фирме, как правило, отводится 5–10 дней на ответ ФНС. При нарушении данных сроков компанию могут оштрафовать на основании ст. 126 и 129.1 НК РФ.

Выход есть: нужно направить в ФНС уведомление о невозможности направления документов в срок. Данное уведомление заполняется по форме из приложения 1 к приказу ФНС России от 25.01.2017 № ММВ-7-2/34@. Его нужно успеть отправить в течение одного дня с момента получения запроса о представлении документов (п. 3 ст. 93 НК РФ).

В уведомлении нужно отразить причины непредставления документов в срок. Выход главного бухгалтера в отпуск (и отсутствие возможности делегирования полномочий) вполне подойдет в качестве причины. Можно сослаться на безальтернативность выхода главбуха в отпуск из-за того, что он работал два года подряд без отдыха, а больше нельзя в силу запрета по ст. 124 ТК РФ.

В течение двух дней после получения уведомления ФНС сообщит о согласии или несогласии на продление срока представления запрошенных документов.

***

Вместо главбуха, который вышел в отпуск, документы может подписывать его заместитель или иной сотрудник, которому в установленном порядке делегированы полномочия отдыхающего.

Есть два основных варианта такого делегирования: совмещение и временный перевод на должность главного бухгалтера.

Если их осуществить не получилось, то при получении запроса из ФНС в отсутствие главбуха директор может попросить налоговиков отсрочить требования.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Отпуск». 

Исполняющий обязанности главного бухгалтера

Почему иногда формулировка «временно исполняющий обязанности главбуха» сродни «осетрине второй свежести», и к чему в некоторых случаях приводят попытки совместить «временного человека» с непрерывным процессом, читайте в публикации.

Обязательно ли назначать исполняющего обязанности?

В п. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» сказано, что бухучет должен вестись непрерывно. Поэтому без ВРИО на время отсутствия главного бухгалтера не обойтись. И это один из минусов штатного начальника бухгалтерии: за беспрерывный и принципиально важный для бизнеса процесс отвечает человек, который без перерывов работать не может.

Бухгалтерский аутсорсинг или штатный бухгалтер: что выбрать?

Как именно будут передаваться полномочия от главбуха к ИО, зависит от способа оформления исполняющего обязанности.

На кого можно возложить обязанности главного бухгалтера?

Согласно ст. 7 Закона N 402-ФЗ, ведение бухучета и хранение соответствующих документов организует руководитель компании. Он же должен решить, кто именно возьмет на себя эти обязанности – в принципе или пока главбух выбыл из рабочего процесса.

Может ли ООО работать без бухгалтера?

Итак, кто может стать исполняющим обязанности главного бухгалтера:

• заместитель главного бухгалтера, если таковой есть в штате компании. Трудовой договор или должностная инструкция данного сотрудника должны содержать соответствующее условие: полномочия главбуха переходят к заму на время отсутствия первого. Приказ в этом случае оформлять не нужно;
• опять-таки сам руководитель. Такой вариант делегирования полномочий требует оформления приказа о временном возложении на него обязанностей главного бухгалтера;
• другой сотрудник компании;
• частный сторонний специалист. Данный специалист, как и гипотетический кандидат из предыдущего пункта, должны соответствовать требованиям п. 4 ст. 7 Закона N 402-ФЗ.

Если руководитель обратится за комплексным бухгалтерским обслуживанием в аутсорсинговую компанию , ему не придется ломать голову, какими способами обеспечить непрерывное ведение бухучета и одновременно не потерять в качестве работы при смене сотрудников, соблюсти законодательные нормы и негласные требования налоговой.

Специалисты 1С-WiseAdvice выстраивают сотрудничество с максимальной выгодой для клиента. Наша экспертная поддержка не сводится только к бухгалтерии и налогам, мы готовы вам помочь в кадровых и юридических вопросах.

Как оформить временно исполняющего обязанности

Есть несколько вариантов оформления ИО главбуха.

Внутреннее совмещение

Такая форма делегирования полномочий подходит для ситуации, когда главный бухгалтер отсутствует непродолжительное время. Порядок совмещения двух фронтов работ регламентируют статьи 60.2 и 151 ТК.

От сотрудника, который будет выполнять работу главбуха, требуется письменное согласие в виде допсоглашения к трудовому договору. Работник вправе отказаться от данного предложения работодателя (ст. 60.1 ТК).

В документе уточняется период исполнения обязанностей главбуха или же конкретизируется, что срок совмещения не ограничен. Далее издается приказ о совмещении.

В обоих документах, говоря о дополнительных полномочиях ИО, лучше сослаться на должностную инструкцию – чтобы четко обозначить объем, а также степень сложности и ответственности функций, которые придется выполнять.

Кроме того, в приказе указывается, передается ли сотруднику право подписи финансовых документов вместо главного бухгалтера или нет. Например, согласно п. 6 ст. 169 НК, кроме гендира и главбуха подписывать счет-фактуру могут «лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью».

А вот факсимиле, как показывает судебная практика, лучше не злоупотреблять. Так, из Постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11 можно узнать, что компании отказали в вычете, «поскольку подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах выполнены путем факсимильного воспроизведения».

И подобных примеров более, чем достаточно.

Внутреннее совместительство

Не стоит путать данную форму сочетания двух должностей с предыдущей. Совместительство, которое больше подходит для продолжительного отсутствия главбуха в организации, возможно при следующих условиях:

• если речь идет об ООО, а не ИП;
• допускается исключительно в рамках второго трудового договора, а не как допсоглашение к предыдущему, основному ТД;
• дополнительный функционал сотрудника должен относиться к другой должности, а не той, что указана в первом трудовом договоре.

Так как Трудовое законодательство не предусматривает наличие у специалиста двух основных рабочих мест, в дополнительном ТД необходимо уточнить, что выполнение функционала главбуха является совместительством (ч. 4 ст. 282 ТК).

Внутреннее совместительство невозможно, если у сотрудника сокращен рабочий день.

Временный перевод

Эту форму делегирования полномочий регламентирует ст. 72.2 ТК. Сотрудник заключает с работодателем соглашение в письменном виде, согласно которому переводится на другую должность в рамках той же компании. Срок нового назначения – до года. А если перевод является замещением временно отсутствующего специалиста – пока тот снова не выйдет на работу.

Упомянутая статья защищает интересы исполняющего обязанности. Например, в ней уточняется, что, если по окончании перевода такому специалисту «не предоставлена прежняя работа», перевод считается постоянным.

Данный вариант выполнения обязанностей главбуха полностью освобождает ИО от основной работы. Временный перевод оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и соответствующим приказом.

Срочный трудовой договор

На время пока компания осталась без главбуха работодатель вправе привлечь стороннего специалиста (ст. 59 ТК). У такого варианта сотрудничества есть один минус: если главбух вдруг уволится, так и не появившись на работе, а новый работник не оправдает ожидания руководства, расторгнуть срочный договор может быть проблематично.

У договора есть свой срок действия. И не позднее, чем за три дня до его окончания работодатель должен предупредить сотрудника об увольнении. Но, согласно Апелляционному определению Хабаровского краевого суда от 15.05.

2015 по делу N 33-2752/2015, у руководства организации «не имелось оснований для увольнения истца с занимаемой должности в связи с истечением срока трудового договора на основании п. 2 ч. 1 ст.

77 Трудового кодекса», поскольку предыдущий сотрудник так и не вышел на работу.

Следовательно, при приеме на работу главбуха-срочника не стоит игнорировать требования к его квалификации, перечисленные в п. 4 ст. 7 Закона N 402-ФЗ.

Учитывая, что одни варианты сочетания обязанностей предполагают работу в режиме острой нехватки времени, а другие – всецело встают на защиту интересов сотрудника, пусть и не всегда квалифицированного, а не работодателя, лучше доверить бухгалтерию экспертам на аутсорсинг.

Доплата за исполнение обязанностей главбуха

Решая, доплачивать или нет сотруднику за исполнение обязанностей главбуха, нужно учитывать:

Чек-лист главного бухгалтера: что нужно сделать перед уходом в отпуск?

Четвергова Надежда

Ведущий экономист-консультант «Что делать Консалт»

Есть избитая фраза, что незаменимых сотрудников нет, но, как только дело доходит до отпуска, выясняется, что сотрудник незаменим! С уходом в отпуск главного бухгалтера финансово-хозяйственная жизнь организации не останавливается, поэтому возникают вопросы, кому и как передать его обязанности, что именно нужно передать, что можно сделать досрочно, пока он не ушёл в отпуск.

Кому и как передать полномочия?

Если главный бухгалтер планирует пойти в отпуск, то на время отпуска кто-то должен выполнять его функции (замещать), поэтому первое, что нужно сделать, — решить, кто из сотрудников будет заменять главбуха. Если у главного бухгалтера есть заместитель, то функции главбуха будет выполнять он, а если зама нет, то функции можно передать другому сотруднику.

В небольших компаниях всю бухгалтерию может вести бухгалтер в одном лице, поэтому свои полномочия он передаёт руководителю либо нужно заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учёта с аутсорсинговой компанией (ч. 3 ст. 7 Закона № 402-ФЗ). 

Рекомендуем ознакомиться с материалом в СПС КонсультантПлюс «Кому и как передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска». В статье даются ответы на вопросы:

• кому можно передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска;
• как оформить передачу полномочий главного бухгалтера на период его отпуска другому работнику организации;
• можно ли возложить полную материальную ответственность на работника, которому передаются полномочия главного бухгалтера;
• как издать приказ о передаче полномочий главного бухгалтера на период его отпуска;
• как организовать приём-передачу дел при смене главного бухгалтера на период его отпуска;
• риски при передаче полномочий главного бухгалтера на период его отпуска. 

Для ознакомления с материалом переходите по ссылке Готовое решение: Кому и как передать полномочия главного бухгалтера на период его отпуска (КонсультантПлюс, 2021) {КонсультантПлюс}.

Что главбух должен передать замещающему его сотруднику?

• Право подписи первичных документов за главного бухгалтера. Это необходимо отразить в приказе о передаче полномочий на время отпуска главного бухгалтера.
• Также нужно уведомить контрагентов о том, что главный бухгалтер будет в отпуске, с указанием данных лица, кто его будет заменять на время отпуска.
• При наличии у главбуха права подписи банковских документов надо переоформить банковские карточки с образцами подписей. Например, это может потребоваться для снятия наличных в банке (п. 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И). 

Если у вас стоит система «банк — клиент», то оформлять банковские карточки для платёжных поручений не придётся.

Достаточно просто передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов. необходимо отразить в приказе о передаче полномочий на время отпуска главного бухгалтера. 

• На случай истребования документов в рамках налоговой проверки. Если налоговая инспекция запрашивает документы, а замещающий главбуха сотрудник не может исполнить требование, то рекомендуем объяснить сотруднику, что можно уведомить инспекцию о невозможности передачи документов в срок. Для этого налогоплательщик в течение дня, следующего за днём получения требования, отправляет письменное уведомление. В нём указываются причины, а также срок, в течение которого налогоплательщик сможет подать документы (п. 3 ст. 93 и п. 5 ст. 93.1 НК РФ). К примеру, причиной может быть слишком большое количество документов, отпуск главного бухгалтера. Получив уведомление, налоговый орган вправе как продлить срок представления документов, так и отказать в продлении.

Что можно сделать досрочно?

Если компания функционирует не один год, то механизм замещения главного бухгалтера на время его отпуска отлажен и не вызывает никаких сложностей. Сложности могут возникнуть, если главбуха будет заменять лицо, ранее не выполнявший подобные функции. В этом случае главбуху проще сделать все дела по максимуму до своего отпуска, чем вводить в курс новичка в этих делах.

Что можно сделать досрочно? Можно ли заплатить налоги и сдать отчётность досрочно? (Источник: Перед отпуском: что главбух может сделать досрочно)

Досрочная уплата НДФЛ — риск

Организация как налоговый агент сначала должна удержать НДФЛ из доходов работников, а лишь затем перечислить его в бюджет. За свой счёт уплачивать этот налог нельзя.

НДФЛ с зарплаты надо удержать при выплате зарплаты за вторую половину месяца. А перечислить не позднее дня, следующего за днём выплаты работнику дохода.

Если вы перечислите зарплатный НДФЛ до выдачи работнику зарплаты, то инспекция посчитает, что вы уплатили его из своих средств. Эти суммы вы не сможете зачесть в счёт предстоящей уплаты НДФЛ. Вам придётся уплатить такой налог заново.

Кроме того, организацию могут оштрафовать. Сумма штрафа составляет 20 % от не уплаченного в срок налога.

Правда, одной организации удалось убедить судей в возможности досрочной уплаты НДФЛ налоговым агентом. И Верховный Суд отказался пересматривать дело. Однако на позицию проверяющих это не повлияло.

Как и ранее, суммы, уплаченные досрочно в счёт НДФЛ, и Минфин, и ФНС считают переплатой, которую вы сможете только:

• или вернуть;
• или зачесть в счёт других федеральных налогов.

Лишь при перечислении в бюджет удержанного НДФЛ с отпускных и больничных у бухгалтеров есть некая свобода действий. Это можно сделать в любой день периода, началом которого будет день выплаты самих отпускных или больничных, а окончанием — последний день месяца. Ведь НДФЛ с пособий и отпускных надо перечислить в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором были такие выплаты.

Иные налоги и страховые взносы можно платить раньше срока 

Налоги, которые организация должна уплачивать в качестве налогоплательщика, можно перечислить в бюджет заранее. Кроме того, заранее можно перечислить и страховые взносы.

Так что, если перед уходом в отпуск вы перечислите в бюджет налоги, срок уплаты которых ещё не подошёл, проблем быть не должно.

К примеру, плательщики НДС должны не позднее 25 июля перечислить в бюджет первую треть суммы НДС, подлежащую уплате за второй квартал. Однако если эта дата приходится на отпуск главбуха и на расчётном счёте достаточно денег, такой платёж можно сделать и раньше — хоть в начале июля, хоть в конце июня. Главное — правильно рассчитать сумму налога, подлежащую уплате в бюджет.

Заблаговременная сдача отчётности: можно, но не всегда нужно

Если вы отправите страховую отчётность (СЗВ-М, 4-ФСС и расчёт по страховым взносам) за один-два дня до окончания отчётного периода, инспекторы наверняка без проблем примут её у вас. Законодательство этого не запрещает. Технических проблем быть также не должно, даже если вы сдаёте такую отчётность в электронном виде через ТКС.

Но вы должны понимать: если потом окажется, что указанные вами в отчётности данные неверные (к примеру, из-за того, что кто-то из работников заболел и уволился в эти один-два дня), то придётся сдавать уточнёнки.

Налоговые декларации тоже можно направить в инспекцию до окончания периода, за который они составлены (если в организации мало операций). Но досрочная отчётность может вызвать нежелательное внимание налоговиков.

Так что лучше не спешить: и либо доверить сдачу отчётности работнику, который будет замещать вас на время отпуска, либо брать отпуск с таким расчётом, чтобы у вас осталось время для сдачи отчетности после его окончания.

Ранее мы писали о том, кто может попасть под выездные налоговые проверки.

Надежда Четвергова, ведущий экономист-консультант «Что делать Консалт»

Главный бухгалтер уходит в отпуск: кому и как передать полномочия на период отсутствия

Ну что поздравляю!! Начинается период отпусков, и я очень надеюсь, что в ближайшее время вы сможете отдохнуть.

Не важно где и как, просто действительно стоит отвлечься от текущей работы, тем более, что начало лета – самое подходящее для этого время: отчетность сдана, налоги рассчитаны, посевная закончена и можно, да даже нужно немного передохнуть.

Как показывает практика, некоторые главбухи не ходят в отпуск по несколько лет. Конечно, понимаю – работы много, но, дорогие коллеги, жизнь одна, и поверьте, никуда ваша работа не убежит, а вот отвлечься и поднабраться сил – куда важнее.

Но здесь очень важно правильно распределить задачи, полномочия и просто работу бухгалтерии на период вашего отсутствия, чтобы спокойно отдыхать, а вас не «дергали» и постоянно не вызывали. Давайте поговорим об этом.

Итак, главному бухгалтеру организации, как и любому работнику организации, полагаются различные отпуска (например, ежегодный, за свой счет или отпуск по уходу за ребенком).

Отпуск главного бухгалтера оформляется по тем же правилам, которые установлены для всех работников. Какого-либо специального порядка ухода главбуха в отпуск законодательство РФ не содержит.

Так, например, нет прямого требования о том, чтобы главбух на период отсутствия передал свои полномочия другим лицам.

Вместе с тем, чтобы у организации не было проблем, бухгалтерский учет нужно вести непрерывно, тем более, что это требование п. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ).

Хотя некоторые небольшие организации умудряются приостановить работу, а после выхода из отпуска бухгалтер бегает весь «в мыле» и разносит накопившиеся документы, да и в придачу всех на своем пути. Не нужно до этого доводить.

И, на мой взгляд, приостанавливать ведение бухгалтерского учета на время отпуска главного бухгалтера нельзя.

Мне кажется, профессионализм главного бухгалтера состоит не только в том, что он все знает, может и умеет, а еще и в том, что он сумел настолько настроить работу бухгалтерии, что его временное отсутствие значительно не повлияет на текущую работу.

Но в то же время нужно понимать, что в процессе деятельности сельхозорганизации создаются документы, на которых требуется поставить подпись главбуха. Кто вправе поставить свою подпись вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске? Давайте разбираться.

Если в штате сельхозорганизации числится заместитель главного бухгалтера (что очень часто бывает), то во время отсутствия последнего на всех документах за него может расписываться заместитель. В трудовом договоре с заместителем следует прописать его обязанности по замещению главбуха на время отпуска.

Если же заместителей несколько (такое встречается в крупных сельхозорганизациях), то руководитель должен  издать приказ, в котором будет указано, кому именно поручается исполнять обязанности главбуха. Можно также распределить полномочия между несколькими заместителями.

Обратите внимание, что заместители чаще всего не получают доплату за время замещения главного бухгалтера. Это объясняется тем, что необходимость выполнения обязанностей временно отсутствующего главного бухгалтера учитывается в должностной инструкции или в трудовом договоре, то есть считается, что в его должностном окладе заместителя уже заложено замещение главбуха.

В целом, несмотря на кадровый «голод» в сельском хозяйстве очень рекомендую главному бухгалтеру найти надежного заместителя, на которого можно оставить на время любую работу.

Если же в штатном расписании организации не предусмотрена должность заместителя главбуха, то возможно несколько вариантов передачи его полномочий на период отпуска. Рассмотрим некоторые эти варианты:

1. На время отпуска главного бухгалтера выполнение его обязанностей можно поручить другому работнику в порядке совмещения должностей.

Напомним, что под совмещением понимается выполнение работником с его письменного согласия дополнительной работы по другой профессии (должности) наряду со своей основной работой у одного и того же работодателя (ст. 60.2 ТК РФ). За совмещение полагается доплата (ст. 151 ТК РФ).

Документально совмещение оформляется следующим образом. С работником заключается дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором указываются: работа (должность), которая будет выполняться дополнительно, ее содержание и объем, срок, в течение которого будет выполняться дополнительная работа и размер доплаты.

Также издается приказ о совмещении профессий (должностей), который возложит на сотрудника соответствующие обязанности. В приказе может быть примерно такая формулировка: «Возложить на Семенову Л.В. (с ее согласия) исполнение обязанностей главного бухгалтера в порядке совмещения должностей с 25 мая 2018 года на период ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Куликовой Т.С.».

1. Совмещение профессий подходит для ситуации, когда главный бухгалтер находится в отпуске непродолжительное время. На время длительного отсутствия главбуха (например, ухода его в отпуск по уходу за ребенком) лучше рассмотреть вопрос о временном переводе на его должность другого работника (с сохранением за главбухом места работы).

Временный перевод не подразумевает совмещения обязанностей, установленных для разных должностей, то есть работник, переведенный на должность главбуха, должен быть полностью освобожден от иной работы (в отличие от совмещения). Соответственно, и получать он должен такую же заработную плату, как главный бухгалтер.

1. На период исполнения обязанностей отсутствующего главбуха, работодатель вправе заключить срочный трудовой договор с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ). Это бывает очень редко, но данный вариант также стоит рассматривать, если речь идет о длительном отсутствии главного бухгалтера, а, к примеру, никто из бухгалтеров не может составить годовую отчетность, поэтому заключается договор с бухгалтером со стороны, способным сделать такую работу.

Обратите внимание на обязанности и полномочия, которые передаются лицу, замещающему отсутствующего главбуха.

Напомним, что в Федеральном законе от 21.11.

96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (утратил силу с 1 января 2013 года) прямо указывалось, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ст. 7 данного Закона).

В действующем Законе № 402-ФЗ про обязательность подписи главного бухгалтера на таких официальных бумагах ничего не сказано, но все же в Приказе или ином документе нужно предусмотреть перечень документов, которые будет подписывать «новоиспеченный» главбух.

Что же касается передачи отчетов в государственные органы и взаимоотношений с банком (проведения денежных платежей), то в большинстве хозяйств уже действует электронная форма сдачи отчетности и интернет-банк.

И здесь для доступа исполняющего обязанности главбуха достаточно передать электронные ключи и пароли для входа в электронные системы.

Очень рекомендуем для того, чтобы не волноваться в отпуске – снять с себя ответственность, передав электронные ключи по акту (а лучше всего в присутствии руководителя).

И, тем не менее главный бухгалтер перед своим уходом бухгалтер должен позаботиться об исполнении регулярных и срочных платежей, составив план и ознакомив его со своим заместителем, провести инвентаризацию расчетов с поставщиками и покупателями, наилучшим вариантом будет раздать коллегам памятки с подсказками (и по сути составить план их действий), как и что надо делать в ваше отсутствие. Составьте письменное распоряжение, кто за какие вопросы отвечает. Если вы сумеете четко распределить работу сотрудников бухгалтерии, сможете избежать споров, конфликтных ситуаций и ошибок в текущих бухгалтерских делах.

Очень рекомендую за одну-две недели до начала отпуска начать записывать такие задачи, которые сможете сделать только вы.

Постарайтесь их ранжировать: что необходимо выполнить срочно – это просто необходимо и вам в отпуске не дадут покоя, если вы это не сделаете, а что подождет до вашего возвращения.

Часть этих задач можете поручить коллегам, но заранее проинструктируйте их, как и что делать.

Если вы хотите нормально отдохнуть, то предупредите заместителя и всех коллег, что звонить вам стоит только в случае крайней необходимости. То есть когда у них не хватает полномочий, чтобы решить какой-то вопрос, а это сверхважнейший вопрос. Если есть возможность решить проблему самостоятельно или отложить ее до вашего приезда, попросите не торопиться со звонком.

Можно ли отозвать главбуха из отпуска?

В ст. 125 Трудового кодекса установлено, что отозвать сотрудника из отпуска можно только с его согласия. Данное положение в полной мере распространяется и на главного бухгалтера. Без его согласия отзыв из ежегодного отпуска не допускается.

Поэтому что бы не произошло (началась налоговая проверка, не смогли провести платежи, не могут сформировать отчетность и т.д.), вы имеете полное право отдыхать. В то же время для решения различных проблем рекомендуем быть на связи и максимально доступным.

Ну что поделать – должность у вас серьезная и ответственная.

В итоге для хорошего и спокойного отпуска нужно сделать не так то и много:

Предупредить руководство, коллег и партнеров о предстоящем отпуске заранее …чтобы потом руководитель не говорил, что не время сейчас отпусков – столько работы

Определить, кого вы оставляете вместо себя, и какую работу будет делать за вас заместитель…или решить, как распределить дополнительную нагрузку между подчиненными

Повесить в бухгалтерии памятку по работе каждого на время вашего отпуска …либо положить каждому на стол, чтобы была перед глазами каждого бухгалтера

Составить планы работы для подчиненных, выполнение которых будет контролировать ваш заместитель Хорошего отдыха!!!