Это обязательный реквизит любого документа и один из важнейших способов его удостоверения.
Чиновники подписывают документы в пределах своей компетенции.
Реквизит «подпись» состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ.
Директор завода «Мрамор» (подпись) А.Б.Коваль
Документы, которые заключаются в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, подписывает одно должностное лицо (руководитель, заместитель или работник, которому это поручено).
На документах коллегиальных органов (протоколах, решениях) ставят две подписи (главы и секретаря). Распоряжение подписывает руководитель.
Две и больше подписи ставят на документах, за содержание которых отвечает несколько человек:
- Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер;
- соглашения подписывают представители договаривающихся.
Подписи нескольких лиц на документах располагают друг под другом в последовательности, соответствующей служебной иерархии.
Директор (подпись) С.П.Антонюк
Главный бухгалтер (подпись) В.Т.Дудко
Если документ подписывает несколько лиц, занимающих одинаковую должность, их подписи необходимо располагать на одном уровне.
Директор завода «Луч» Директор завода«Свет»
(подпись) В.Р.Сахно (подпись) Л.П.Котов
Подпись начинается с инициалов (ставятся перед фамилией), далее фамилия. Расшифровывание подписи в скобки брать не надо!
Письмо-просьба. Образец написания 2021-2022 года
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции.
В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге.
Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-просьбы .docСкачать образец заполнения письма-просьбы .doc
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа.
Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики.
Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
- сведения о предприятии-отправителе, высказывающем просьбу и компании, к которой она адресована;
- причину обращения («ввиду задержки», «в связи с получением», «исходя из результатов» и т.д.);
- ссылки на основание («на основании устной договоренности», «на основании проведенных переговоров», «на основании телефонного разговора» и т.д.);
- цель обращения («для решения вопроса», «во избежание конфликта», «с целью устранения нарушений» и т.п.).
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.
), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере.
Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными ми по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Письмо можно отравить электронной почтой или через факс – это быстро и удобно, однако консервативное отправка через Почту России позволит солидно и привлекательно оформить письмо. Например, высказать просьбу можно письменно от руки красивым каллиграфическим почерком или же распечатать текст на хорошей, дорогой бумаге.
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее.
Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы.
Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
Скачать пример письма-просьбы о выделении денежных средств .rtf
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Пояснение:
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
- Наименование НКО и пояснение ее деятельности.
- Просьба о деньгах, пояснение их необходимости (деньги нужны на аренду и зарплаты).
- Упоминание о Президенте. Нужно для обоснования выгоды спонсирования для чиновника. В чем заинтересован депутат? В карьерном росте. Помощь организации поможет достигнуть этой цели.
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Скачать пример письма-просьбы о поставке товара .rtf
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Скачать пример письма-просьбы о предоставлении скидки .rtf
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
Пояснение:
В письме есть следующие важные пункты:
- Объяснение необходимости скидки.
- Указание точного размера скидки, сроков.
- Косвенное указание, что если типография не предоставит скидку, компания расторгнет контракт.
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Скачать пример письма-просьбы о снижении арендной платы .rtf
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
Пояснение:
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Скачать пример письма-просьбы об оплате задолженности .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
Пояснение:
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
- Точная сумма долга.
- Дата, до которой нужно выплатить задолженность.
- Меры, которые примет компания, если выплат не поступит.
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Скачать пример письма-просьбы об отсрочке платежа поставщику .rtf
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
- 100 000 рублей мы внесем до 1 марта 2017 года.
- 100 000 рублей будет внесено до 1 апреля 2017 года.
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Скачать пример письма-просьбы оплатить за другую организацию .rtf
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Скачать пример письма-просьбы о содействии в решении вопроса .rtf
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца.
Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу.
В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Как Закончить Письмо в Департамент Письма
- логотип организации;
- полное наименование организации;
- почтовый адрес;
- телефон, факс, e-mail;
- в конце документа в левом нижнем углу с подписью отмечается директор учреждения «Директор Лицея «Физико-техническая школа» П.П. Петров».
- кому адресован документ, например, «Министру образования и науки РФ О.Ю. Васильевой»;
- ниже можно указать заместителя министра «Заместителю министра образования и науки РФ В.В. Переверзевой»;
- ФИО отправителя «От Петрова П.П.» или коллектива «От группы учителей ГБОУ СОШ № 292, г. Санкт-Петербург», в конце письма помечаются фамилии, инициалы и подписи всех участников коллектива;
- почтовый адрес, адрес места жительства, а также e-mail.
Если адресант – частное лицо или группа лиц, в правой верхней части листа указываются следующие реквизиты:
Какие письма не рассматриваются (читать далее…)
В вводной части обозначается причина обращения. Это какое-либо событие или обстоятельство, в связи с которым пишется письмо. Основная часть включает в себя жалобу, предложение или заявление, основанное на вводной части. Такая структура облегчает восприятие текста.
Текст должен быть лаконичным, но завершенным. Если в заявлении содержится просьба, ее нужно выражать тактично с применением любой производной формой глагола «просить». Обращаться к любому должностному лицу, министру положено в почтительном тоне.
Образец
Как написать письмо министруЗаместитель министра или директор департамента осуществляет личный прием граждан в соответствии с графиком, который размещается на официальном сайте министерства.
Прием проводится в специальных помещениях, оборудованных компьютерами и оргтехникой. Переданное во время приема заявление будет зарегистрировано и рассмотрено в соответствии с Федеральным законом № 59-ФЗ.
При себе гражданин обязан иметь паспорт или другое удостоверение личности.
Способы передачи письма
Почта
- отсутствует фамилия и имя отправителя;
- присутствует ненормативная лексика, оскорбление;
- присутствует угроза жизни, здоровью и собственности должностного лица и его семьи;
- есть вопрос, ответ на который уже был дан отправителю ранее.
Авторы большое внимание уделяют уважительности в деловом общении — и это не значит писать Вы и Уважаемый , это значит писать грамотно, понятно и без спешки.
Настоящая забота вместо приукрашенной, ненатуральной читается между строк: мы все умеем тонко чувствовать лицемерие и искреннее желание помочь.
Оформление необходимо в любом тексте — и в деловом сообщении тоже. При грамотном оформлении письма вы сокращаете коллеге время на чтение, увеличивая себе шансы получить ответ.
Ясность (читать далее…)
Это так, но в современном мире, когда у каждого из нас случился информационный перегруз, с этим принципом надо быть осторожнее. Заголовки вроде «СПЕШИ! ОСТАЛОСЬ ТРИ ДНЯ СКИДОК» или «Хочешь научиться фотографии? А ПОЧЕМУ ТЫ ДО СИХ ПОР НЕ ОБРАТИЛСЯ КО МНЕ?» уже не привлекают внимание, а теряются как спам среди сотни таких же.
- Здороваться в начале письма обязательно — но только в первый раз. Если после первого письма у вас завязывается диалог, здороваться в каждом письме нет необходимости;
Забота
Как писать деловые письма в 2021 году? Примеры из книги – Новые правила деловой перепискиОфициально-деловой стиль, как и многое другое, претерпевает изменения: с появлением интернета, диджитал-мира и онлайн-коммуникаций количество (и качество) общения между людьми выросло и достигло небывалых размеров.
Оформление
УважительностьВажно понимать, что ситуации бывают разные, люди тоже, поэтому современный стиль делового общения подойдет только тогда, когда вы убедитесь, что в компании простое общение без вычурности предпочитают официозу, а не наоборот.
Заполните форму, чтобы задать свой вопрос:
Как правильно писать обращения к чиновникам: содержание, оформление, сбор подписей
Бланк подписного листа выглядит так: краткий текст, в котором изложено только требование, без мотивировки, и таблица для подписей: ФИО, адрес, телефон, подпись.
Текст подписного листа должен быть:- максимально коротким, чтобы уместилось побольше подписей,- при этом обязательно – четким, не допускающим двояких толкований,- при этом по возможности – максимально общим, допускающим максимально широкое использование подписей в случае необходимости.
Почему нужна четкость:
Известен случай, когда в Бибирево сотни людей подписались «против строительства торгового центра». Подписи собирали в рамках публичных слушаний по градостроительному плану земельного участка (если кратко – основному документу, дающему зеленый свет для строительства).
Заключение по результатам публичных слушаний гласило: жители против строительства, но не против выдачи ГПЗУ; выдать ГПЗУ. А из выдачи ГПЗУ автоматически вытекает строительство.Управа Лефортово собирала подписи под вроде бы безобидным текстом «просим произвести благоустройство района Лефортово и увеличить количество парковочных мест».
Как выяснилось потом, текст собирался с целью сделать парковки… на месте газона под окнами жилого дома.
Почему нужен максимально общий текст.
Допустим, по адресу ул. Рябиновая, д. 5 хотят строить торговый центр. Если вы соберете подписи под текстом вида «мы против строительства ТЦ по адресу ул. Рябиновая, д. 5», то эти подписи не подойдут, если в будущем строительная опухоль захочет построить по этому же адресу жилой дом или офис, или если стройка вознамерится возникнуть по адресу ул. Рябиновая, д. 7.
И вам придется бегать и заново собирать подписи против каждого деления строительной опухоли.
А вот если текст будет звучать как «Мы, жители района Х, категорически возражаем против любого капитального строительства на территории, ограниченной: Рябиновой улицей, Лесным переулком, Осенней улицей и железной дорогой, а также категорически возражаем против выдачи и утверждения любых документов, допускающих любое капитальное строительство на данной территории», ваши подписи сразу станут бессрочными и многоразовыми.Еще примеры хороших текстов для подписных листов:
«Мы, жители района Лефортово, категорически возражаем против превышения существующей плотности и высотности застройки и против любого капитального строительства на незастроенной территории, ограниченной Госпитальным валом, Солдатской улицей, Авиамоторной улицей, Юрьевским переулком и Боровой улицей, а также категорически возражаем против выдачи и утверждения любых документов, допускающих превышение существующей плотности и высотности застройки и любое капитальное строительство на незастроенной территории в указанных границах.»
«Мы, жители района Лефортово, категорически возражаем против строительства гостиницы по адресу Золоторожский вал, вл. 16, против оформления любых документов для строительства гостиницы по этому адресу, в том числе против оформления градостроительного плана земельного участка для строительства гостиницы по данному адресу.
Мы требуем отмены всех документов, допускающих строительство гостиницы по данному адресу.
Мы требуем выделить земельный участок по адресу Золоторожский вал, 16, под размещение ПЛОСТКОСТНЫХ спортивных объектов, объектов благоустройства и озеленения (в том числе плоскостных автостоянок), без размещения на данном земельном участке любых объектов капитального строительства.»
Как заполнять подписные листы:
Как написать официальное письмо в ведомство, департамент или министерство? — Право на vc.ru
Личный опыт по итогам 2 лет тесного сотрудничества с Департаментами и Комитетами Москвы.
Государство может стать вашим помощником в бизнесе и карьере. Например, присутствие главы департамента на вашем мероприятии добавит событию блеска. Также вы можете безвозмездно получить информационную поддержку в СМИ и многое другое. Всё это становится возможным при грамотно написанном официальном письме. Поговорим, как его подготовить.
Как признаются коллеги из гос. сектора, 90% поступающих к ним писем от физических и юридических лиц написаны сумбурно и ЛПР даже не всегда понимают, чего от них хотят. А также, как люди бюрократические, представители ведомств ценят порядок в изложении и лаконичность.
Официальных правил составления письма не так уж и много: мы их знаем ещё со школы – хотя бы раз вам приходилось писать объяснительную на имя директора. Этой формы вполне достаточно для приёма вашего обращения и его рассмотрения.
За несколько лет работы с представителями гос.
сектора, мы, по их словам, нашли одну из наиболее удобных форм написания писем, благодаря чему возрос процент одобрения наших обращений и вообще улучшились отношения с муниципалами.
Далее делимся короткой подсказкой, как подготовить письмо, которое с высокой долей вероятности будет одобрено и поможет получить от ведомства необходимую вам поддержку/документацию и тп:
- В левом-верхнем углу письма поставьте логотип вашей компании. Небольшой. Не нужно делать его на половину страницы. Логотип должен соответствовать товарному знаку, если у вас такой есть;
- У вас обязательно должен быть исходящий номер вашего письма. Эта ваша нумерация. Может называть их 1-2-3 и тд. А также дата исходящего обращения. Письмо должно быть передано в день его составления;
- Если у вас есть известный товарный знак, обязательно в первой строчке в теле самого обращения, употребите его, а не ваше юридическое название организации. Например: “… торговый центр “Охотный ряд” в лице генерального директора Юрьева Юрия Юрьевича…”. Ваше письмо читать будут люди и важно их заинтересовать сразу же вашим обращением. Поэтому сначала должна идти известная широкому кругу торговая марка, а не юридическое лицо;
- В первом абзаце поблагодарите ведомство за проделанную работу, оказанную поддержку, если вы уже ранее работали. Если нет – за 3-4 строчки презентуйте свою компанию. При благодарности, упоминайте только официальные моменты деятельности. Департамент предпринимательства можно поблагодарить за поддержку бизнеса города с помощью различных программ (перечислите, какие). ВАЖНО – если вы представитель бизнеса, то благодарить вы можете только то ведомство, которое работает с бизнесом. Благодарить департамент соц защиты, например, вы не можете по определению – их могут поблагодарить благотворительные и социальные организации. Это не грубая ошибка, но лёгкое недоумение в ведомстве ваша благодарность вызовет;
- Во втором абзаце напишите о ваших заслугах и о сотрудничестве с теми или иными некоммерческими общественными организациями. Важно, чтобы эти организации не были религиозными – не забывайте, что РПЦ, ДЦУМ и другие религиозные организации могут сотрудничать только с физическими лицами (если говорить языком юридическим), а пожертвования от физ лиц не могут быть зачтены организации. Вы можете активно поддерживать бюджетные организации – МЧС, МВД, Росгвардия, школьные и студенческие организации, а также детские дома;
- Во второй половине абзаца опишите то, под что вы хотите получить поддержку. Если это мероприятие – опишите его цели, даты и концепцию. Просить чего-то пока не нужно, просто опишите;
- А вот в третьем абзаце пора конкретной просьбы. Начинайте предложение с “В виду вышеперечисленного, просим Вас…”;
- В конце подпишите исполнителя с указанием ФИО, e-mail и телефона в нижнем колонтитуле;
- После составления, распечатайте письмо на цветном принтере, подпишите без печати (в письмах она не нужна), отсканируйте и отправляйте на электронную почту в приёмную главы ведомства, в которое вы пишите.
{“contentId”:245563,”count”:0,”isReposted”:false}
{“id”:245563}
Как закончить письмо (с закрывающими примерами) 2022
Как вы закрываете, деловое письмо важно. Ваше закрытие письма должно оставить читателя с положительным впечатлением как от вас, так и от письма, которое вы написали. При закрытии вашего письма важно использовать соответствующее уважительное и профессиональное слово или фразу.
Большинство официальных вариантов закрытия букв зарезервированы, но обратите внимание, что среди вариантов есть степень тепла и знакомость. Ваши отношения с человеком, которого вы пишете, будут определяться тем, что вы выбираете.
Прочтите ниже, чтобы узнать некоторые из наиболее распространенных доступных вариантов закрытия, и получите помощь, чтобы выяснить, какие из них подходят для переписки.
Примеры закрытия письма
Ниже приведены закрытие букв, подходящих для деловых писем и писем, связанных с занятостью. Ниже приведена информация о том, когда использовать каждый из них.
Искренне, С уважением, С уважением, Искренне ваш – Это самые простые и самые полезные закрытия букв для использования в формальной деловой обстановке.
Они подходят практически во всех случаях и являются отличными способами закрыть сопроводительное письмо или запрос.
С уважением, сердечно и с уважением – Эти закрытия букв заполняют потребность в чем-то чуть более личном. Они подходят, если у вас есть некоторые сведения о человеке, которому вы пишете. Вы могли переписываться по электронной почте несколько раз, встречались лицом к лицу или по телефону, или встречались в сетевом мероприятии.
С теплотой, наилучшими пожеланиями и с признательностью – Эти закрытия букв также подходят, если у вас есть какие-то знания или связь с человеком, которому вы пишете. Поскольку они могут относиться к содержанию письма, они могут закрыть точку письма. Используйте их только в том случае, если они имеют смысл с содержанием вашего письма.
Другие примеры закрытия письма
Когда вы заканчиваете свое письмо, обязательно выберите закрытие письма, соответствующее теме вашего письма, а также вашему личному положению и отношениям с человеком, которого вы пишете. Вот несколько примеров на выбор.
- Сердечно,
- С уважением,
- В благодарность,
- В симпатии, С уважением,
- Доброе спасибо, Добрые пожелания,
- Большое спасибо,
- С уважением,
- С уважением, С уважением,
- С уважением,
- Искренне ваш, Спасибо,
- Спасибо, Спасибо за вашу помощь в этот вопрос, Спасибо за ваше внимание, Спасибо за вашу рекомендацию, Спасибо за ваше время,
- С уважением,
- Теплые пожелания, Тепло, С благодарностью, С глубочайшим сочувствием, С благодарностью, С искренней благодарностью С симпатией,
- Ваша помощь очень признательна,
- Твой сердечный, С уважением, Искренне ваш, С уважением,
- Капитализация
Заглавие первого слова вашего закрытия.Если ваше закрытие более одного слова, запишите первое слово и используйте нижний регистр для других слов
Закрытие писем, которых следует избегать
Есть определенные закрытия, которых вы хотите избежать в любом деловом письме. Большинство из них просто слишком неформальны. Ниже приведены примеры закрытий, которые следует избегать:
- Всегда,
- Приветствия, Любовь, Позаботьтесь, XOXO,
- Они слишком неформальны, а некоторые (например, Love “и” XOXO “) подразумевает уровень близости, который не подходит для бизнес-письма.
- Избегайте таких выходов, которые более подходят для сообщений друзьям или близким.
- Ваша подпись
Под закрытием вашего письма укажите свою подпись. Если это физическая буква, сначала подпишите свое имя в ручке, а затем введите свою типизированную подпись ниже
Если это письмо электронной почты, просто укажите свою типизированную подпись ниже вашего отправления.
Также важно указать вашу контактную информацию в своем письме. Если это физическое письмо, ваша контактная информация будет в верхней части письма. Однако, если это письмо, укажите эту информацию под своей типизированной подписью. Это позволит получателю легко реагировать на вас.
Как форматировать завершение письма
После того, как вы выбрали слово или фразу для использования в качестве отправки, следуйте за ней с запятой, пробелом, а затем включите свою подпись
Если вы отправляете письмо с твердой копией, оставьте четыре строки пробела между закрытием и введенным именем. Используйте это пространство, чтобы подписать свое имя в ручке.
Если вы отправляете электронное письмо, оставьте одно пространство между бесплатным закрытием и вашей типизированной подписью. Укажите свою контактную информацию прямо под вашей типизированной подписью.
- Буквенное письмо
- (пробел) С уважением, (пробел) Рукописная подпись (для рассылки) (пробел) Типичная подпись > Письмо с письмом
- (пробел)
- С уважением, (пробел) Типичная подпись Контактная информация (по электронной почте) Примеры писем и советы по написанию
- Образцы писем < Образцы писем для соискателей, включая сопроводительные письма, интервью, благодарственные письма, письма о последующих действиях, письма о приеме на работу и отклонения, письма об отставке, письма с благодарностью и более интересные образцы писем о занятости.
Образец сообщений электронной почты
Образцы профессиональных сообщений электронной почты. Используйте эти образцы для форматирования ваших профессиональных сообщений электронной почты. Бизнес-письма
Как написать деловые письма, общий формат деловых писем и шаблонов, а также примеры бизнес-писем, связанных с занятостью.
Правила деловой переписки: как грамотно закончить письмо
В деловой переписке часто происходит обсуждение важных для бизнеса вопросов. Немалую роль в успешности и оперативности их решения играет умение правильно закончить письмо.
На практике именно от его финала зависит то, как скоро адресат даст ответ. Заканчивая сообщение, мы ставим промежуточную точку в общении с деловым партнером или клиентом.
При этом наиболее важными являются два нюанса:
- финал должен быть таким, чтобы у получателя сохранился настрой на продолжение общения;
- из заключительной части письма должно быть понятно, что и как планируется делать в дальнейшем в рамках решения обсуждаемого вопроса.
При этом грамотно оформленный финал также позволяет оставить у адресата положительное впечатление об авторе и о компании в целом.
Что должно быть отражено в финале делового письма
Активная составляющая. Следует точно и предметно обозначить, что и как должно быть сделано или будет предпринято в ближайшее время. Активная составляющая финала нацеливает получателя сообщения на скорейшее решение обсуждаемого вопроса.
Имиджевая составляющая. Необходимо создать или закрепить позитивную атмосферу делового общения. Имиджевая составляющая заключительной части сообщения должна демонстрировать уважение и лояльность по отношению к адресату. Она формирует общее впечатление о компании. В зависимости от контекста можно использовать следующие готовые фразы:
- Будем рады сотрудничать с Вами!
- Надеемся на плодотворное сотрудничество!
- Обращайтесь при возникновении вопросов. Мы обязательно ответим!
- Будем рады видеть Вас в числе наших партнеров!
- Если появились вопросы, напишите или позвоните. Мы подробно ответим Вам.
- Надеемся, что наше сотрудничество будет продуктивным.
- Всегда готовы помочь и ответить на возникающие вопросы.
- С искренним уважением…
- Удачного дня и хорошего настроения!
- Благодарим за сотрудничество!
Полезные советы по оформлению финала письма
Продумайте активную часть финала. Напишите в заключении сообщения о следующих шагах в максимально понятной для получателя форме. Четкие формулировки позволят Вам удерживать инициативу в переписке и будут способствовать быстрому получению ответа на Вашу просьбу, запрос информации и т. д.
Пишите максимально понятно. Разъясните получателю, какие действия он должен предпринять после получения письма. Неудачный вариант, когда адресат, прочитав сообщение, вынужден сам додумывать, чего же от него хотят. Активная часть финала обязательно должна отвечать на вопросы:
- каким будет следующий шаг (указание на действие);
- когда нужно выполнить действие (обозначение сроков).
В этих примерах активная часть сформулирована правильно:
- Прошу прислать скорректированный вариант договора 15 июля до 18:00 включительно. Прошу обращаться при возникновении вопросов.
- Пожалуйста, продумайте возможные пути решения проблемы с дефицитом кадров. Жду ваши предложения до конца недели (до 17:00 в пятницу).
- Буду признателен за помощь, если получу Ваш ответ до 10 августа включительно. С уважением…
Соблюдайте баланс между частями финала. Важно помнить, что имиджевая составляющая отлично работает на создание положительного настроя при прочтении, но может размывать цель, снижать действенность сообщения.
Готовые позитивные клише не настраивают адресата на оперативный ответ. Именно поэтому не стоит в качестве финальной фразы использовать стандартное «Спасибо, что обратились в нашу компанию!».
Заключение должно быть более активным, призывающим к действию.
Откажитесь от шаблонных подписей. Нельзя забывать о том, что имиджевая составляющая должна быть созвучна теме сообщения. Если одна и та же фраза всегда используется в качестве шаблона для блока подписи, она не всегда может соответствовать контексту переписки. В таком случае имиджевая составляющая перестает выполнять свое назначение.
Как закончить деловое письмо в сложных ситуациях
К сложным относятся случаи, когда отправителю важно, что ответит получатель («да» или «нет»), но при этом нет возможности спросить прямо.
Бывают ситуации, когда просьба указать точные сроки или принять окончательное решение выглядит преждевременной, навязчивой или некорректной (например, если речь идет о предложении каких-либо услуг).
Как в таком случае не потерять нить диалога в переписке?
На помощь может прийти прием с указанием на последующее действие – то, которое произойдет после того, как адресат ответит на письмо. Так отправитель не выглядит слишком навязчивым, но в то же время получает возможность обрисовать дальнейшие перспективы. Ниже приводятся примеры подобных фраз:
- Михаил Владимирович, сообщите, насколько Вам интересно это предложение, и мы сразу согласуем все детали сотрудничества.
- Напишите о своем решении, и мы приступим к оформлению договора.
- Сразу после получения ответного сообщения я вышлю скорректированный график выплат.
- Напишите, какой из вариантов, предложенных нашей компанией, Вам больше подходит, и мы вышлем детальную информацию.
Какие финальные фразы следует с осторожностью употреблять в деловом письме
«Благодарю за понимание». Такую фразу можно использовать только в случае, когда Вам нужно извиниться перед получателем сообщения. Ее не нужно употреблять, чтобы выразить благодарность за проделанную работу.
В подобной ситуации лучше написать «Спасибо за плодотворное сотрудничество!». Не стоит употреблять фразу, чтобы выразить надежду, что адресату понятно все изложенное в сообщении. В этом случае будет уместен такой вариант: «Я постарался детально изложить суть ситуации.
Однако если какие-то моменты остались неясными или у Вас будут вопросы, обращайтесь».
«Спасибо за внимание». Такая фраза обычно используется, чтобы поблагодарить за внимание, которого Вам в принципе могли бы не уделять. В переписке с бизнес-партнерами это выглядит неуместно.
«Благодарим за внимание» не стоит использовать, если Вы инициатор общения и надеетесь на его продолжение. Это слишком категоричный вариант прощания, который практически не оставляет шанса на продолжение диалога.
«Всего наилучшего». Такая фраза подразумевает окончание беседы. Она будет уместна только в том случае, когда Вы не планируете продолжать общение с адресатом. В качестве вежливого пожелания добра и участия можно использовать нейтральный вариант «Удачного дня!».
Загрузка...
