Журнал учета трудовых книжек — это реестр, содержащий информацию о движении основного кадрового документа работника (поступления, выдачи, оформления дубликата или вкладыша). Содержанием реестра нередко интересуются проверяющие в ходе проведения контрольных мероприятий.
Кадровик или иное лицо, уполномоченное документировать прием и увольнение работников, должен заносить данные из трудовых книжек и вкладышей к ним в специальный журнал регистрации трудовых книжек. Его форма утверждена приложением №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Обязанность работодателя иметь такой реестр прописана в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225. Ее приобретают в магазинах либо распечатывают самостоятельно, переплетают и пользуются. Выбирая, как назвать регистр: журнал регистрации трудовых книжек или журнал учета трудовых книжек, рекомендуем скопировать в точности название, приведенное в Постановлении Минтруда № 69.
Первым делом надо подписать книгу. Достаточно указать наименование организации и название журнала, а в нижней части вписать дату начала и окончания ведения.
Важно помнить о требованиях к книге учета. Журнал движения трудовых книжек должен иметь твердый переплет и быть прошнурованным. Все страницы следует пронумеровать, а затем заверить у руководителя. Начальник не только подписывает документ, но и уточняет количество пронумерованных и прошнурованных листов в нем. Печати (при наличии ее в организации) на страницах не нужны.
Какие данные фиксируются
Заполняется книга только в двух случаях:когда человека принимают на работу и когда увольняют. Среди обязательных сведений в ней:
- порядковый номер регистрируемой записи;
- дата приема человека на работу (цифрами);
- данные сотрудника;
- должность, на которую принят гражданин;
- наименование службы или отдела, куда он принят;
- реквизиты приказа о приеме на работу;
- подпись лица, подтверждающая получение или выдачу документа.
Нюансы при заполнении
Обычно у кадровиков не возникает сложностей при ведении учета. Но есть моменты, которые надо помнить:
- фамилия, имя и отчество сотрудника всегда надо заносить в неизменном виде, никаких сокращений не допускается;
- если работника назначают на новую должность, эти сведения не переносятся;
- в случае увольнения работника в графе 12 вписывают последний день работы. Но если бумаги отправляются бывшему сотруднику почтой, то в поле надо записать дату пересылки, дополнительно приложить уведомление о необходимости явиться за книжкой, согласие адресата на пересылку, квитанцию об отправке;
- если увольняющийся не явился лично за документами, поле для подписи остается незаполненным; если работник по каким-то причинам отказывается получать документ — сюда вписывают реквизиты Акта об отказе в росписи, который прилагается к реестру;
- графа 10 заполняется всегда, а следующая, как правило, никогда.
- если необходимо исправить какую-то запись, неверное зачеркивается, а ниже записывается корректная формулировка, обо всех исправлениях необходимо «сообщать» на внутренней части обложки по аналогии с внесением изменений в саму трудовую; там указывается, запись под каким номером исправлена, поставлена дата и роспись ответственного лица.
- вносить записи надо в каждую строку. Только полностью заполненный журнал разрешается сдавать в архив. Хранить его надо в течение 75 лет.
Ответственность за отсутствие или несоблюдение требований
Книга учета и движения хранится у того сотрудника, кто ее ведет. Если в организации нет такого документа или его неправильно ведут, контролирующие органы расценят это как нарушение законодательства и оштрафуют по ст.5.27 КоАП РФ. Минимальный штраф:
- для должностных лиц и ИП — 1 000 рублей;
- для компаний — 30 000 рублей.
- Скачать образец журнала учета трудовых книжек в Excel
- Скачать образец журнала учета трудовых книжек в Word
- Скачать бесплатно образец журнала движения трудовых книжек заполненный
Как правильно вести и нумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек
В законодательстве Российской Федерации есть постановление о правилах ведения, хранения и изготовления бланков трудовых книжек и книг учета движения трудовых книжек. Эта работа должна вестись строго по инструкциям заполнения трудовых книжек.
Также законом РФ предусмотрены и правила хранения книг учета и движения трудовых книжек. Если старая книга учета закончилась, необходимо начать новую.
Как это правильно сделать? Как пронумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек?
Основные требования
Согласно законам, все записи в трудовых книжках в разделе должны иметь собственный порядковый номер. Следовательно, нумерация книги учета должна продолжаться при внесении в нее записей в аналогичный раздел самого вкладыша.
Если следовать вышеуказанным правилам ведения вкладыша книги учета, то необходимо указать, что он является продолжением старой книги. Ведение записей необходимо начинать с очередного порядкового номера. То есть надо указать порядковый номер, который следует за тем, которым была закончена нумерация записей в предыдущей книге учета.
Следует отметить, что никаким правовым актом не предусмотрено, как необходимо осуществлять нумерацию новой книги учета в случае полного завершения предыдущей книги.
Что должен знать каждый работодатель
Работодатель должен хранить и учитывать трудовые книжки своих работников, а также вкладыши в трудовые книжки и чистые бланки. Для этого работодателю необходимо вести:
- приходно-расходный журнал (книгу) для учета бланков книжек и вкладышей}
- книгу движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Такой учет должны вести как работодатели различных организаций, так и частные предприниматели. В первом журнале должны регистрироваться трудовые книжки всех работников, которые были приняты на работу официально, а также должны быть записаны номера и серии выданных трудовых книжек.
Если человек увольняется и забирает свою трудовую, он должен оставить подпись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
Какие основные требования к книге движения трудовых книжек?
Она обязательно должна быть:
- пронумерована}
- прошита или прошнурована}
- заверена подписью начальника данной организации}
- скреплена печатью или опломбирована.
Это основные требования по ведению и хранению трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Кабмина РФ.
Если в организации будет проведен аудит Гострудинспекцией, то все вышеперечисленные нормы обязательно будут проверяться. В первую очередь инспекторы должны проверить наличие этой книги и ее утверждение.
Также они обязаны проверить, как ведется книга, ее нумерацию, прошивку, наличие подписи и печати руководителя и порядок ее ведения. Если обнаружатся нарушения, работодатель может быть привлечен к административному наказанию.
Поэтому не следует ждать визита инспектора, чтобы он обязал вас вести данную книгу как положено. Лучше делать это своевременно, а именно: пронумеровать, прошить, подписать и опломбировать печатью.
Замена старых книг
Если в предыдущей книге учета движения трудовых книжек закончилось место для записей, то старую книгу необходимо заменить новой. При этой замене следует учитывать правила заполнения книг учета движения трудовых книжек. При помощи нумерации страниц в книге можно определить количество в ней страниц. Благодаря этому обеспечивается сохранность книги и ее вложений.
Как правильно нумеровать книгу учета движения трудовых книжек? Нумерация страниц в книге учета должна начинаться сначала. То есть в каждой новой книге будет своя нумерация страниц.
Если в предыдущей книге было 50 страниц, то следующая книга начнется не с 51-й страницы, а с самого начала, то есть с 1-й страницы.
Где можно приобрести данную книгу?
Эту книгу можно как изготовить самостоятельно, так и купить уже готовую. Как она должна выглядеть? Желательно, чтобы ее обложка была твердая. При покупке книги обратите на это внимание.
Если книга изготавливается самостоятельно, то в качестве обложки подойдет картон или плотная бумага формата А4. На обложку данной книги необходимо наклеить этикетку, на которой будет написано название организации.
Обязательно напишите на обложке дату начала и окончания книги.
Листы книги необходимо пронумеровать, прошить, разграфить согласно форме и скрепить сургучной печатью. Далее книга заверяется руководством. При заверке книги обязательно указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц.
В ней также должна присутствовать подпись кадрового работника. Эту подпись можно поставить на обложке книги, на ее лицевой или оборотной странице, или же на последней странице.
Как правило, большинство кадровых работников предпочитают именно последний вариант.
Эта книга ведется в течение нескольких лет. Следовательно, за это время может поменяться не один кадровый работник. Каждый новый работник лично отвечает за все внесенные им поправки и записи в книгу учета.
Как заполняется книга?
Заполняется книга учета движения трудовой книжки по тем же правилам, что и трудовая книжка. То есть заполнять ее необходимо простой шариковой ручкой. Цвет ручки может быть как синим, так и черным или фиолетовым.
Особых требований к цвету заполнения книги учета не существует. В ней ни в коем случае не должно быть никаких зачеркиваний, исправлений, а тем более подчисток.
Также в данной книге запрещается что-либо исправлять корректором.
Если вдруг в книге учета трудовых книжек была допущена ошибка, то эту запись следует признать недействительной, а нужная запись пишется ниже.
В эту книгу вносятся все сведения о трудовых книжках и их вкладышей каждого работника. На какой срок принят работник, значения не имеет. Она ведется до полного окончания, а после окончания передается в архив, где хранится в течение следующих пятидесяти лет. Только после этого ее можно уничтожить.
Хранится книга учета в строгой отчетности и выдается человеку, который отвечает за ведение трудовых книжек. У работодателя обязательно должны иметься трудовые книжки всех работников, которых он принял на работу. Сами книжки должны быть записаны в книге учета трудовых книжек.
Как по новым правилам вести учёт трудовых книжек?
Ответ эксперта
Каким образом вести учёт бумажных трудовых книжек с 01.09.2021 года?
Ответ:
Для учёта трудовых книжек и вкладышей, а также их бланков работодатель должен разработать свои формы книг (журналов). Их нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и печатью юрлица, если она есть. Утверждённые формы утратят силу с 1 сентября.
Вернуть трудовую книжку работнику при отказе от неё нужно не позже 3-х рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления.
Обоснование:
Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н утверждена новая форма трудовой книжки, а также порядок её ведения и хранения (далее – Порядок). Документ вступит в силу с 1 сентября.
Для организации учёта, хранения и выдачи трудовых книжек по новым правилам работодатель должен назначить приказом уполномоченное лицо (п. 42 Порядка).
Бланки трудовой книжки и вкладыша в неё как бланки строгой отчётности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 41 Порядка, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учёте, утверждённого Минфином СССР от 29.07.1983 № 105).
Для учёта трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладышей в неё вы должны вести самостоятельно разработанные документы (п. п. 39, 40 Порядка):
- книгу (журнал) учёта бланков трудовой книжки и вкладышей;
- книгу (журнал) по учёту движения трудовых книжек и вкладышей.
В книгу (журнал) по учёту движения трудовых книжек и вкладышей внесите сведения обо всех трудовых книжках, которые приняты от работников при поступлении на работу. Также необходимо фиксировать информацию о вновь выдаваемых работникам трудовых книжках и вкладышах. Обязательно укажите их серии и номера (п. 40 Порядка).
Работодатель обязан постоянно иметь необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 44 Порядка). По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано отчитаться перед бухгалтерией (п. 41 Порядка):
- о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей;
- суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.
Если при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыш был испорчен, то уничтожьте его, составив соответствующий акт (п. 41 Порядка). Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, храните до востребования в соответствии с требованиями, установленными законодательством РФ об архивном деле (п. 43 Порядка).
По рассматриваемой теме компания Консультант Плюс подготовила специальный аналитический материал: Путеводитель. Трудовая книжка с 1 сентября 2021 г. (КонсультантПлюс, 2021). Настоятельно рекомендуем его изучить.
Ответ подготовлен экспертами Линии консультаций «Что делать Консалт»
Порядок нумерации в очередной книге учета движения трудовых книжек
ПОИСК ПО САЙТУ
Порядок нумерации в очередной книге учета движения трудовых книжек03.10.2019
Как заполняется графа 1 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Если предыдущую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них завершили на определенном номере, например, на 1000, то следующую книгу начинать с номера 1001 или с номера 1?
В первой графе книги проставляются порядковые номера записей по порядку (1, 2, 3 и т.д.).
Вопрос нумерации записей в следующих книгах учета на нормативном уровне не решен. Среди специалистов есть разные мнения. Одни нумерацию продолжают. Другие полагают, что новая книга – это новый документ, а не продолжение старого.
- Порядок нумерации для таких случаев рекомендуем установить в локальных нормативных актах работодателя.
- Рекомендуем:
- Подписчикам журнала “Кадровик-практик” эти публикации доступны бесплатно!
16978
Вы в рубрике: ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ
Поделиться в соц сетях
30.12.2021
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Регистрация документов. Журналы регистрации и учета. Что и как, всё по полочкам, с примерами и образцами
Как регистрировать кадровые документы и события? Какие журналы регистрации вести? Как они оформляются? Какие графы в них должны быть? В какой момент регистрируются кадровые документы? Как присваиваются регистрационные номера? Кто именно (кто из работников) обязан регистрировать кадровые документы и события? Как оформляется титульная страница журнала регистрации? Как оформить список лиц, ведущих журнал? Что писать на задней “бумажке”, которая клеится на концы прошивки? Образцы самых разных журналов регистрации и учета. 01.10.2021
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Регистрация электронных трудовых книжек в КУДТК с 1 сентября
К нам трудоустраивается работник с электронной трудовой книжкой (принес СТД-Р). Как это отражать в книге учета движения трудовых книжек после 1 сентября 2021 года? Сказали, что теперь разрабатываем свою форму КУДТК, где регистрируем и бумажные, и электронные трудовые книжки (СТД-Р).
ЖУРНАЛ “КАДРОВИК-ПРАКТИК”
+ доступ к справочной базе, книгам, семинарам, курсу и другим ресурсам
- Полезные, практичные, грамотные советы и подсказки
- Анализ сложных вопросов – в доступной форме.
- Изменения в законе – рассказываем как применять
ОТКРЫВАЕТСЯ ДОСТУП В ЗАКРЫТЫЕ РАЗДЕЛЫ САЙТА Подписчикам доступны: новые журналы и архив, удивительно большая справочная база по кадровому делопроизводству (150 пошаговых инструкций, тысячи консультаций, статей, образцов кадровых документов и др.), “Книжная полка” по кадрам, записи семинаров, курс основ кадрового делопроизводства, все тесты Подписка ~ 7-8 руб./день >> Доступ открывается сразу после оплаты
Подпишитесь легко и быстро >>
02.08.2021
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → КУДТК. Особенности регистрации вкладыша в трудовую книжку
Работнику заводим и вшиваем вкладыш в трудовую книжку. В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно серию и номер этого вкладыша вписать в строку, где сама трудовая книжка зарегистрирована, или отдельной строкой? 30.07.2021
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Пропустили записи в журнале регистрации трудовых договоров. Что теперь делать?
В журнале регистрации трудовых договоров забыли зарегистрировать несколько договоров. Хватились сейчас, перед проверкой Гострудинспекции. После забытых договоров уже зарегистрировали следующие. Что делать и как исправлять? Что будет, если ГИТ заметит это? У нас обычная небюджетная организация. 28.07.2021
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → ГИТ наказывает за неподтверждение выдачи документов работникам. Заведите этот журнал!
Уважаемые коллеги!
Напоминаем о необходимости выдавать работникам запрошенные ими документы под роспись и хранить почтовые документы, подтверждающие отправку работнику запрошенных документов (если он не пришел за документами лично) в сроки, установленные ст. 62 Трудового кодекса РФ. 26.07.2021
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Пропущена запись в книге учета движения трудовых книжек
Работник собрался увольняться и тут обнаружили, что в книге учета движения трудовых книжек не внесены сведения о его трудовой книжке, когда он ее сдавал работодателю при приеме на работу. Что теперь делать? 10.06.2021
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Исправления в журнале регистрации приказов, за которые не накажут
Порядок внесения исправлений в журналы регистрации приказов законом не установлен. Он устанавливается работодателем самостоятельно на локальном уровне. Что греха таить, далеко не все такой порядок устанавливают… 20.04.2021
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Всё о журналах регистрации
Уважаемые коллеги! Мы подготовили для Вас тематический выпуск. На нашем сайте имеется много материалов о журналах регистрации и книгах учета. Возможно, Вы не обо всех запасах ресурса знаете. Но все они могут Вам пригодиться в работе! 15.04.2021
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Когда нужно регистрировать кадровые документы?
Работодатели регистрируют массу кадровых документов в соответствующих журналах: заявления работников, приказы, уведомления, отправляемые работникам и т.д. Когда следует производить регистрацию? 07.04.2021
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Каков срок хранения журнала учета температуры работников?
Вопрос достаточно спорный, поскольку на законодательном уровне он не урегулирован. Такой журнал, смеем надеяться, явление временное, но всё-таки стоит определиться со сроком его хранения. Можно рассматривать разные варианты: рекомендуемый Роскомнадзором, установленный федеральным законом, по аналогии со сроком хранения подобных документов. И, конечно, нельзя забывать о сохранении документального подтверждения выполнения установленной законом обязанности в целях избегания ответственности.
Итак, какие варианты существуют и чем руководствуются, принимая тот или другой? 25.02.2021
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Заменяем старые книги учета движения трудовых книжек на новые
Обычно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – КУДТК) заменяют, когда заканчивается предыдущая, когда она исписана до последней строки. Но бывает, что замену приходится производить раньше. Так, нередко, устроившись на новую работу, кадровик обнаруживает, что КУДТК ведется в компании не по утвержденной форме.
Гострудинспекция при проверках зачастую обнаруживает, что КУДТК ведется работодателем по «своей» форме или после утверждения новой формы в 2003 г (Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69) работодатель завёл КУДТК по старой форме, действовавшей прежде, – видимо, взял книгу из старых запасов.
Если КУДТК ведется работодателем по своей собственной форме, то к этому претензии при проверке со стороны инспектора будут однозначно. К старой форме КУДТК проверяющие могут быть еще не так строги.
Сегодня мы рассмотрим порядок замены старой книги учета трудовых книжек (которая велась «не по форме») на новую утвержденной формы.
22.01.2021
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Рукописные книги учета
В организации ведутся книга учета трудовых книжек и приходно-расходная книга бланков трудовых книжек. Графы в этих книгах соответствуют требованиям законодательства. Но эти книги не типографские, а самодельные, шапки граф написаны от руки. Это допускается? 06.12.2020
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Роструд о сведениях на пломбе, сделанной на КУДТК
Должны ли быть на свинцовой или сургучной пломбе, которой скрепляются книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, какие-то сведения, например, название организации? 23.11.2020
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Ведение книги учета движения трудовых книжек филиалами
Можно ли, чтобы книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вели ответственные лица в структурных подразделениях работодателя (например, в филиалах)? Или у работодателя должна быть только одна книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на всех работников организации, включая все филиалы? 18.10.2020
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Чернила для КУДТК. Все ли можно использовать?
Какими чернилами нужно заполнять КУДТК (книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них)? Мы уже несколько страниц заполнили черной капиллярной ручкой, а новая сотрудница сказала, что КУДТК надо заполнять как и трудовые книжки синей шариковой ручкой 27.03.2020
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Запись в КУДТК при переходе из внешних совместителей в основные работники?
Дату и номер какого приказа указывать в книге учета движения трудовых книжек в графе 9 при переходе внешнего совместителя на основное место работы у одного работодателя: приказ о приеме его совместителем или приказ о приеме на основное место работы? И какую указывать дату в графах 2, 3, 4 книги учета движения трудовых книжек? 27.01.2020
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Учет медицинских книжек работников
Кто ведет реестр выданных личных медицинских книжек? Должен ли работодатель фиксировать в специальном журнале принятые от работников личные медицинские книжки? Какие сведения стоит включать в журнал? 07.11.2019
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Учет бланков трудовой книжки
Если мы не будем удерживать с работников плату за бланки трудовых книжек и вкладышей, то нам все равно нужно вести приходно-расходную книгу по учету этих бланков? 29.08.2019
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Регистрация документов в журналах обязательна? Зачем она нужна?
Уважаемая редакция! В Ваших пошаговых инструкциях продления и перенесения ежегодных отпусков написано, что заявления работников и листки нетрудоспособности нужно регистрировать в журналах. Но ведь Трудовой кодекс РФ этого не требует. Почему Вы тогда так пишете? 08.08.2019
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Регистрация дубликатов трудовых книжек
Нужно ли в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрировать выдаваемые работникам дубликаты трудовых книжек? 05.08.2019
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Книги учета трудовых книжек пломбировать или это требование отменили?
Я готовлю кадровую документацию для новой организации, и возник вопрос относительно пломбировки книг учета трудовых книжек. Слышала, что сейчас отменили требование об обязательном опломбировании приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это так? 27.06.2019
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Роструд: в графе 8 КУДТК указывается наименование работодателя
Графа 8 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них называется «Наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник».
Обычно в этой графе кадровики пишут только наименование структурного подразделения, в котором трудится работник, не указывая при этом само название организации-работодателя. 17.06.2019
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна заполняться. Просто иметь заведенную книгу недостаточно!
Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Невнесение работодателем записей в книгу, отсутствие подписей уволенных работников (в тех случаях, когда работодатель мог и должен был получить такую подпись) – все это тоже нарушения. А также… 15.04.2019
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Зачем регистрировать больничные листки?
Нужен ли журнал учета больничных листков в обычной коммерческой организации? Какие графы стоит включать в него? 09.04.2019
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Расписка вместо книги учета движения трудовых книжек
Нужно ли вести книгу учета движения трудовых книжек, если работникам выдаются расписки о получении от них трудовых книжек? Оштрафует ли Гострудинспекция, если при данных обстоятельствах КУДТК не велась? Если не вели, а надо, то что делать? 06.12.2018
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Проблемы регистрации старых трудовых книжек
Увольнение работника было признано судом незаконным. Работник пришел с требованием выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной незаконной. Дубликат кадровый работник готовит не сразу, а в течение суток, т.е. сегодня у работника принимается старая трудовая книжка, а завтра она возвращается вместе с дубликатом. Нужно ли вносить запись о принятии от работника старой трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? 09.11.2018
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Порядок нумерации в очередной книге учета движения трудовых книжек
Как заполняется графа 1 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Если предыдущую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них завершили на определенном номере, например, на 1000, то следующую книгу начинать с номера 1001 или с номера 1? 13.08.2018
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Книга учета трудовых книжек: роковые ошибки, за которые работодателей наказывает ГИТ
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна присутствовать у каждого работодателя.
Согласно п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила ведения и хранения трудовых книжек), с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
В Правилах ведения и хранения трудовых книжек установлены определенные требования: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил).
Требований, как мы видим, совсем немного. Несоблюдение их может обернуться ощутимыми потерями для работодателя в виде штрафов.
18.01.2018
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → ГИТ наказывает за неправильную пломбу на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
У работодателя книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них была прошита, пронумерована и опломбирована бумажной пломбой с печатью учреждения. Гострудинспекция при проверке сочла такую пломбировку нарушением. Не согласившись с позицией ГИТ, наказанный работодатель обратился в суд, где настаивал, что нигде в законе не установлена, какой должна быть пломба. Интересна позиция суда 09.01.2018
ЖУРНАЛЫ РЕГИСТРАЦИИ И КНИГИ УЧЕТА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ: → Регистрация инструктажа по охране труда в электронном виде. Разъяснение Роструда
Можно ли регистрировать проведение инструктажей в электронном виде и подтверждать это электронной цифровой подписью? Разъяснение Роструда из Доклада с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 1 квартал 2017 г.
+ Правила перепечатки данного материала
Перепечатка статей и консультаций с нашего сайта на другие сайты или печатные издания разрешается с согласия редакции сайта (как правило, бесплатно или по бартеру в обмен на размещение рекламного блока по нашей продукции). При этом, если материал перепечатывается на сайт, то обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде:
Источник: www.kadrovik-praktik.ru
При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.
Запросить разрешение на перепечатку и согласовать условия можно по e-mail.
Нумерация страниц в журнале учета трудовых книжек
По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников.
Традиционно отдел кадров отвечает за документирование всех кадровых процедур и учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник.
Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена обязанность работодателя составлять журналы учета документации. Книга учета трудовых книжек пополняется новыми сведениями в двух случаях:
- при приеме работника;
- при его увольнении.
Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки, предназначенные для выдачи в будущем.
Журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников, содержит сведения и о выдаче их на руки по требованию и при увольнении. Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.
Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4. Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима.
Форму можно купить — она выпускается типографиями — или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования.
Персональные данные работника, их обработка и защита
Пошаговая инструкция по заполнению книги
Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225.
Разберем образец заполнения книги учета движения трудовых книжек по столбцам.
Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки.
Шаг 1. В 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.).
Шаг 2. 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книги (число, месяц, год цифрами). Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата.
Шаг 3. В 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника.
Шаг 4. В 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года. Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк. На образцах 1974–2003 годов серия обозначается буквами АТ, с 2004 года используется сокращение ТК. Номер состоит из 7 цифр;
Шаг 5. 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе. Туда же вписывают категорию или разряд, если нужно;
Шаг 6. В 9-й графе пишут номер приказа, на основании которого работник принят на должность;
Норма Ночных Часов В Месяц По Трудовому Кодексу 2021
Шаг 8. 10-й столбец предназначен для подписи ответственного лица — кадрового работника, которому документ передан на хранение;
Шаг 9. 11-я графа нужна для случаев, когда книжка или (и) вкладыш к ней заводятся в организации. Тогда там проставляется сумма в рублях, которую сотрудник заплатил за документ. Если трудовая уже имелась на руках у работника, в графу ставят прочерк;
Шаг 10. 12-й столбец — для сведений, заполняемых при увольнении работника. В нем стоит дата выдачи трудовой;
Шаг 11. В 13-й графе работник расписывается, подтверждая получение документа. Это тоже происходит после увольнения.
Книга учета движения трудовых книжек
Главная / Трудовая книжка
Действующее законодательство обязывает работодателя вести строгий учет трудовых книжек. С этой целью были разработаны Правила ведения и хранения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).
Согласно Правилам, каждый работодатель должен в установленном порядке вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В обиходе этот документ также часто называют журналом регистрации или реестром трудовых книжек.
В книге учета фиксируются все перемещения трудовых книжек внутри компании:
- Получение трудовой от нового сотрудника, принятого на работу.
- Регистрация новой книжки, если документ заводится кадровой службой работодателя в случае, когда у принятого сотрудника данное место работы является первым.
- Выдача дубликата, если трудовая книжка была утеряна или пришла в негодность.
- Заполнение вкладыша, если в книжке закончились страницы.
- Выдача книжки под роспись уволенному работнику или родственникам работника в случае его смерти.
Общие требования к журналу учета трудовых книжек
Книга заполняется и хранится в административной службе организации, в функции которой входит прием и увольнение персонала: отдел кадров, бухгалтерия, секретариат и т.д.
Ведет данный реестр должностное лицо, назначенное приказом руководителя (ИП), которое отвечает за прием, учет, хранение и выдачу трудовых книжек.
Основные требования к внешнему виду документа:
1) Твердая обложка. Книга имеет крайне длительный срок хранения – 75 лет. Мягкая обложка не позволит сохранить документ в пригодном виде на протяжении такого срока.
2) Сквозная нумерация. Исходя из сложившейся практики, нумеровать журнал можно как постранично, так и просто по листам. Поскольку и тот и другой способ обеспечивает невозможность изъятия из документа отдельных элементов.
3) Прошивка. Журнал должен быть прошит и скреплен сургучной печатью или опломбирован. Такое требование четко изложено в п. 41 Правил, поэтому стандартное закрепление свободных концов нитей с помощью наклеенного листа бумаги, содержащего заверительную запись, в данном случае вызовет претензии со стороны проверяющих органов.
4) Заверительная запись. Делается на задней обложке книги и должна содержать:
- название документа;
- количество листов (страниц), записанное цифрами и прописью;
- дату начала ведения журнала;
- подпись ответственного лица с расшифровкой должности и ФИО.
Обратите внимание: расписаться на обороте книги должен руководитель организации (ИП). Лицо, ответственное за ведение реестра, не имеет полномочий для проставления заверительной подписи.
В отличие от большинства журналов учета, книга заводится не на один отчетный период, а применяется из года в год до тех пор, пока не закончатся страницы. По окончании текущей книги оформляется новая.
Инструкция по заполнению книги учета
Унифицированный бланк книги учета утвержден постановлением Минтруда от 10.03.2003 № 69 (Приложение №3) и представляет собой таблицу из 13 столбцов, заполнение которых производится следующим образом:
| Порядковый номер столбца | Содержание |
| 1 | Проставляется порядковый номер записи |
| 2, 3, 4 | Указывается дата внесения записи в формате: ДД.ММ.ГГГГ |
| 5 | Заполняется ФИО владельца трудовой книжки. Указывать инициалы запрещено, имя и отчество (при наличии) должны быть занесены полностью |
| 6 | Указываются реквизиты трудовой книжки или вкладыша в нее. При этом реквизиты вкладыша нужно записать только в том случае, если он выдан в данной компании. Если же вновь принятый работник сдает трудовую, содержащую вкладыш, оформленный на одном из предыдущих мест работы, указываются только номер и серия самой книжки.
с 01.01.2004 по настоящее время – бланки трудовых книжек имеют серию ТК, ТК-I – ТК-V (вкладыши – ВТ, ВТ-I), номер также состоит из 7 знаков |
| 7 | Заполняется должность работника в точном соответствии с трудовым договором (приказом о приеме на работу, протоколом общего собрания) |
| 8 | Указывается краткое название работодателя и наименование структурного подразделения (службы, отдела и пр.), в котором будет работать сотрудник |
| 9 | Заносятся реквизиты приказа о приеме на работу или иного документа, на основании которого работник вступает в должность. При заполнении вкладыша к трудовой книжке в данном столбце ставится прочерк |
| 10 | Ставится подпись должностного лица, ответственного за ведение журнала |
| 11 | Указывается сумма, внесенная работником в оплату нового бланка. Если регламент работодателя не предусматривает взимание платы с сотрудников за новые бланки или запись не связана с оформлением новой трудовой книжки или вкладыша к ней, в данном столбце ставится прочерк |
| 12 | Указывается последний рабочий день сотрудника в данной организации. Если работник ушел в отпуск с последующим увольнением и получил расчет и трудовую книжку в последний рабочий день, нужно записать дату увольнения согласно приказу (в данном случае такой датой будет являться последний день отпуска) |
| 13 | В зависимости от ситуации:
|
- Примечание: иногда новый кадровый работник, назначенный ответственным за ведение трудовых книжек, обнаруживает, что книга учета на предприятии не велась.
- В таком случае требуется оповестить руководителя организации (ИП) о выявленном нарушении в письменной форме (например: составить докладную), завести журнал и внести в него в хронологическом порядке сведения обо всех трудовых книжках, хранящихся в организации.
- При этом расписываться в столбце 10 не нужно, поскольку новый ответственный сотрудник лично эти трудовые от работников не принимал.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек
Как внести исправления в книгу
Исправления в книгу учета заносятся тем же способом, которым корректируются регистры бухгалтерского учета:
- В чистой строке непосредственно под ошибочной записью или после последней записи заносится о;
- Строкой ниже делается новая запись, содержащая достоверную информацию;
- Под верной записью указываются ФИО, должность и подпись лица, внесшего изменения, а также дата совершения такой операции.
Ответственность за несоблюдение правил учета
За несоблюдение ТК РФ и других нормативных актов трудового права налагается административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- предупреждение или наложение штрафа на ответственное должностное лицо (индивидуального предпринимателя) в размере от 1 000 до 5 000 руб.;
- предупреждение или наложение штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 руб.
Читайте более подробно: Книга учета движения трудовых книжек
Загрузка...
